Системный диск необходим для систематизации файлов: Какие из утверждений об операционной системе и архитектуре компьютера верны?1) системный

Вопросы по теме программное обеспечение компьютера

Информации

b). программа или данные на диске, имеющие имя

c). программа в оперативной памяти

d). текст, распечатанный на принтере

2. Драйвер – это…

a). устройство компьютера

b). программа, обеспечивающая работу устройства компьютера

d). антивирусная программа

3. В каком случае разные файлы могут иметь одинаковые имена?

a). если они имеют разный объем

b). если они созданы в различные дни

c). если они созданы в различное время суток

d). если они хранятся в разных каталогах

4. Какие программные продукты не являются инструментальными программами?

a ). Редакторы.

b ). Графические пакеты.

c). Компоновщики.

d). Драйверы.

e). Справочная служба (Help).

5. Операционная система:

а. система программ, которая обеспечивает совместную работу всех устройств компьютера по обработке информации

б. система математических операций для решения отдельных задач

в. система планового ремонта и технического обслуживания компьютерной техники

6. Программное обеспечение (ПО) – это:

а. совокупность программ, позволяющих организовать решение задач на компьютере

б. возможность обновления программ за счет бюджетных средств

в. список имеющихся в кабинете программ, заверен администрацией школы

а. запуск специальной программы, содержащей математические операции над числами

в. вложение дискеты в дисковод

б. программы обслуживающих организаций по ведению делопроизводства

в. системные оболочки, утилиты, драйвера устройств, антивирусные и сетевые программы

1 вариант

Компьютер – это …

Найдите лишнее.
Операционная система, архиваторы, антивирусная программа, табличный процессор;


Системные программы – это средства, предназначенные для создания ПО.

Операционные системы:

DOS, Windows, Unix

Word, Excel, Power Point

(состав отделения больницы): зав. отделением, 2 хирурга, 4 мед. Сестры

Сервисные (обслуживающие) программы:

программы сервисных организаций по бухгалтерскому учету

программы обслуживающих организаций по ведению делопроизводства

системные оболочки, утилиты, драйвера устройств, антивирусные и сетевые программы

Текстовый редактор представляет собой программный продукт, входящий в состав:

систем программирования;

операционной системы.

Операционная система — это:

совокупность основных устройств компьютера;

система программирования на языке низкого уровня;

набор программ, обеспечивающий работу всех аппаратных устройств компьютера и доступ пользователя к ним;

совокупность программ, используемых для операций с документами;

программа для уничтожения компьютерных вирусов.

Драйвер – это:

устройство длительного хранения информации;

программа, управляющая конкретным внешним устройством;

устройство ввода;

устройство, позволяющее подсоединить к компьютеру новое внешнее устройство;

устройство вывода.

Экспертные системы относятся к

системам программирования

системному программному обеспечению

пакетам прикладных программ общего назначения

прикладным программам специального назначения

Средства контроля и диагностики относятся к

операционным системам

системам программирования

пакетам прикладных программ

сервисному программному обеспечению

Проверочная работа по теме «Программное обеспечение компьютера»

2 вариант

Дайте определения следующим понятиям

Программное обеспечение – это …

Найдите лишнее.
MS Word, Paint, MS Excel, ОС Windows XP, 1С: Предприятие;

В следующих утверждениях найдите и исправьте ошибки.
Прикладные программы – это средства, предназначенные для создания ПО.

Системное программное обеспечение:

программы для организации совместной работы устройств компьютера как единой системы

программы для организации удобной системы размещения программ на диске

набор программ для работы устройств системного блока компьютера

Система управления базами данных представляет собой программный продукт, входящий в состав:

операционной системы;

системного программного обеспечения;

систем программирования;

уникального программного обеспечения;

прикладного программного обеспечения

6. Операционные системы представляют собой программные продукты, входящие в состав:

прикладного программного обеспечения;

системного программного обеспечения;

системы управления базами данных;

систем программирования;

уникального программного обеспечения.

7. Программы обслуживания устройств компьютера называются:

загрузчиками;

драйверами;

трансляторами;

интерпретаторами;

компиляторами.

8.В прикладное программное обеспечение входят:

языки программирования;

операционные системы;

диалоговая оболочка;

совокупность всех программ, установленных на компьютере;

тестовые редакторы.

9.Назначение программного обеспечения

обеспечивает автоматическую проверку функционирования отдельных устройств

совокупность программ, позволяющая организовать решение задач на ЭВМ

организует процесс обработки информации в соответствии с программой

комплекс программ, обеспечивающий перевод на язык машинных кодов

10. Система программирования позволяет

непосредственно решать пользовательские задачи

записывать программы на языках программирования

использовать инструментальные программные средства

организовать общение человека и компьютера на формальном языке

Тест по теме: «Системное и прикладное программное обеспечение» Вариант 1 1. Программа должна обладать следующими свойствами: a) упорядоченная последовательность; b) системность, дискретность; c) массовость, понятность; d) однозначность, точность. 2. Какие приложения относятся к прикладным программам общего назначения? a) текстовый редактор; b) бухгалтерские программы; c) игры; d) ОС. 3. Системный диск необходим для: a) загрузки ОС; b) хранения важных фалов; c) систематизации файлов; d) лечение компьютерных вирусов. 4. Программное обеспечение (ПО) – это: a) совокупность программ, позволяющих организовать решение задач на компьютере; b) возможность обновления программ за счет бюджетных средств; c) список имеющихся в кабинете программ, заверен администрацией школы; d) программы по настройке ПК. 5. Система программирования – это: a) процесс составления программ; b) процесс, облегчающий работу программиста; c) процесс, обучающий начальным шагам программиста; d) процесс, обеспечивающий функционирование устройств. 6. Прикладное программное обеспечение: a) программы для обеспечения работы других программ; b) программы для решения конкретных задач обработки информации; c) программы, обеспечивающие качество работы печатающих устройств; d) программы для загрузки компьютера. 7. Операционные системы: a) DOS, Windows, Unix; b) Word, Excel, Power Point; c) Basic, Access, Pascal; d) Winrar, Norton Commander, command.com. 8. Системное программное обеспечение: a) программы для организации совместной работы устройств компьютера как единой системы; b) программы для организации удобной системы размещения программ на диске; c) набор программ для работы устройства системного блока компьютера; d) программы для работы периферийных устройств. 9. Что такое утилиты? a) это программы для обнаружения компьютерных вирусов; b) это устройства преобразования сигналов; c) это программы – переводчики; d) это программы, обеспечивающие удобства при обслуживания компьютера. 10. Каково назначение программы Текстовый редактор? a) создание компьютерных программ; b) создание и редактирование текстовых документов; c) создание и редактирование графических изображений; d) создание компьютерных вирусов. 11. Каково назначение Систем управления базами данных a) выполнение расчётов; b) создание и обработка базы данных; c) создание текстовых документов; d) поиск компьютерных вирусов. 12. В каком формате размещается текстовая информация в сети Internet? a) текстовые документы *.doc; b) текстовые файлы *.txt; c) файлы баз данных *.mdb; d) web-страницы *.htm. 13. К какому классу программного обеспечения относятся драйверы? a) к прикладному; b) к системному; c) к системам программирования; d) к офисному. 14. Программный продукт Windows представляет собой… a) прикладную программу; b) систему программирования; c) только оболочку операционной системы; d) операционную систему с оболочкой; 15. Архивный файл представляет собой: a) файл, защищенный от копирования; b) файл, защищенный от несанкционированного доступа; c) файл, сжатый с помощью архиватора; d) файл, зараженный компьютерным вирусом. 16. Назовите «лишнюю» программу: a) Excel; b) Access; c) Word; d) Turbo-Pascal. 17. Какое из названных действий можно произвести архивным файлом: a) переформатировать; b) распаковать; c) запустить на выполнение; d) отредактировать. 18. Файл Tetris.com находится на диске C в папке Games, которая является подпапкой папки Day. Выбрать полное имя файла. a) C:\Tetris.com\Games\Day; ПО b) C:\Games\Tetris.com; c) C:\Day\Games\Tetris.com; d) C:\Games\Day\Tetris.com. 19. После выполнения команды «удалить» в Windows файлы и папки обычно попадают a) в буфер обмена; b) на панель задач; c) в «корзину»; d) на «рабочий пол». 20. Дополните схему*: Системное ПО 2. ? 1. ? Архиваторы Антивирусы Системные оболочки 3. ? 4. ? 5. ? 6. ? Специального назначения Обучающие программы 7. ? Тест по теме: «Системное и прикладное программное обеспечение» Вариант 2 1. Какие программы входят в системное ПО компьютера? a) ОС, Тota Commander, бухгалтерские программы; b) Игры, электронные учебники, антивирусник; c) ОС, Тota Commander, антивирусные программымы; d) электронные таблицы, текстовый редактор, презентации. 2. В процессе загрузки операционной системы происходит? a) копирование файлов ОС с дискеты на жесткий диск; b) копирование файлов ОС с СD на жесткий диск; c) последовательная загрузка файлов ОС в оперативную память; d) Копирование оперативной памяти на жесткий диск. 3. Операционная система: a) система программ, которая обеспечивает совместную работу всех устройств компьютера по обработке информации; b) система математических операций для решения отдельных задач; c) система планового ремонта и технического обслуживания компьютерной техники; d) система взаимодействия всех программ компьютера. 4. Прикладное программное обеспечение – это: a) справочное приложение к программам; b) текстовый и графический редакторы, обучающие и тестирующие программы, игры; c) набор игровых программ; d) электронные справочники. 5. Сервисные (обслуживающие) программы: a) программы сервисных организаций по бухгалтерскому учету; b) программы обслуживающих организаций по ведению делопроизводства; c) системные оболочки, утилиты, драйвера устройств, антивирусные и сетевые программы; d) текстовые редакторы, базы данных, графические редакторы. 6. Системные оболочки – это: a) специальная кассета для удобного размещения дискет с операционной системой; b) специальная программа, упрощающая диалог пользователь – компьютер, выполняет команды операционной системы; c) система приемов и способов работы конкретной программы при загрузке программ и завершении работы; d) специальная область на диске для размещения ОС. 7. Что такое драйвер? a) это устройство, управляющее работой какого-либо внешнего устройства; b) это программа, управляющая работой какого-либо внешнего устройства; c) это программа для тестирования устройств компьютера; d) это программа для обслуживания магнитных дисков. 8. Какие возможности предоставляют пользователю программы — графические редакторы? a) создание и редактирование графических изображений; b) создание и редактирование текстовых документов; c) создание программ – приложений; d) создание баз данных. 9. Какое основное назначение имеют программы Электронные таблицы a) создание текстовых документов; b) выполнение расчётов с табличными данными; c) создание электронного текста; d) создание графических изображений. 10. В каком формате размещается текстовая информация в сети Internet? a) текстовые документы *.doc; b) текстовые файлы *.txt; c) файлы баз данных *.mdb; d) web-страницы *.htm. 11. К какому классу программного обеспечения относятся компьютерные игры? a) к системам программирования; b) к системному; c) к прикладному; d) к развивающему; 12. Какая из перечисленных программ относится к офисному программному обеспечению a) Paint; b) Visual Basic; c) WORD; d) Windows. 13. Операционные системы входят в состав: a) системы управления базами данных; b) систем программирования; c) прикладного программного обеспечения; d) системного программного обеспечения. 14. Назовите «лишнюю» программу: a) Excel; b) Access; c) Word; d) Turbo-Pascal. 15. Файл Tetris.com находится на диске C в папке Games, которая является подпапкой папки Day. Выбрать полное имя файла. a) C:\Tetris.com\Games\Day; b) C:\Games\Tetris.com; c) C:\Day\Games\Tetris.com; d) C:\Games\Day\Tetris.com. 16. Приложение Windows выгружается из памяти и прекращает свою работу, если a) Запустить другое приложение; b) Свернуть окно приложения; c) Переключиться в другое окно; d) Закрыть окно приложения. 17. Операционные системы: a) DOS, Windows, Unix; b) Word, Excel, Power Point; c) Basic, Access, Pascal; d) Winrar, Norton Commander, command.com. 18. Системный диск необходим для: a) загрузки ОС; b) хранения важных фалов; c) систематизации файлов; d) лечение компьютерных вирусов. ПО Системное ПО 19. Каково назначение программы Текстовый редактор? a) создание компьютерных программ; b) создание и редактирование текстовых документов; c) создание и редактирование графических изображений; d) создание компьютерных вирусов. 20. Дополните схему*: 2. ? 1. ? Архиваторы Антивирусы Системные оболочки 3. ? 4. ? 5. ? 6. ? Специального назначения Обучающие программы 7. ?

1. В операционной системе Windows собственное имя файла не может содержать символ…
вопросительный знак (?)
запятую (,)
точку (.)
знак сложения (+)

2. Укажите неправильно записанное имя файла:
a:\prog\pst.exe
docum.txt
doc?.lst
класс!

3. Расширение имени файла, как правило, характеризует…
время создания файла
объем файла
место, занимаемое файлом на диске
тип информации, содержащейся в файле

4. Фотография «Я на море» сохранена в папке Лето на диске D:\, укажите его полное имя
D:\Лето\Я на море.txt
D:\Лето\Я на море.jpg
D:\Я на море.jpg
D:\Лето\Я на море.avi

5. Операционная системам выполняет…
обеспечение организации и хранения файлов
подключение устройств ввода/вывода
организацию обмена данными между компьютером и различными периферийными устройствами
организацию диалога с пользователем, управление аппаратурой и ресурсами компьютера

6. Файловая система необходима…
для управления аппаратными средствами
для тестирования аппаратных средств
для организации структуры хранения
для организации структуры аппаратных средств

7. Каталог (папка) – это…
команда операционной системы, обеспечивающая доступ к данным
группа файлов на одном носителе, объединяемых по какому-либо критерию
устройство для хранения группы файлов и организации доступа к ним
путь, по которому операционная система определяет место файла

8. Текстовые документы имеют расширения…
*.exe
*.bmp
*.txt
*.com

9. Папки (каталоги) образуют … структуру
иерархическую
сетевую
циклическую
реляционную

10. Файлы могут иметь одинаковые имена в случае…
если они имеют разный объем
если они созданы в различные дни
если они созданы в различное время суток
если они хранятся в разных каталогах

11. Задан полный путь к файлу D:\Учеба\Практика\Отчет.doc Назовите имя файла
D:\Учеба\Практика\Отчет.doc
Отчет.doc
Отчет
D:\Учеба\Практика\Отчет

12. Файловая система определяет
способ организации данных на диске
физические особенности носителя
емкость диска
число пикселей на диске

13. Файл — это …
единица измерения информации
программа в оперативной памяти
текст, распечатанный на принтере
организованный набор данных, программа или данные на диске, имеющие имя

14. Размер файла в операционной системе определяется
в байтах
в битах
в секторах
в кластерах

15. Во время исполнения прикладная программа хранится…
в видеопамяти
в процессоре
в оперативной памяти
на жестком диске

16. Имена файлов, в которых хранятся на диске созданные документы (тексты или рисунки), задаются…
автоматически программой (текстовым или графическим редактором)
создателем документа
операционной системой
документы не имеют имен

17. Гипертекст — это…
очень большой текст
структурированный текст, в котором могут осуществляться переходы по выделенным меткам
текст, набранный на компьютере
текст, в котором используется шрифт большого размера

18. Стандартной программой в ОС Windows являются:
Калькулятор
MS Word
MS Excel
Internet Explorer
Блокнот

20. Задан полный путь к файлу c:\doc\proba.txt. Назовите полное имя файла
c:\doc\proba.txt
proba.txt
doc\proba.txt
txt

21. Операционные системы представляют собой программные продукты, входящие в состав…
прикладного программного обеспечения
системного программного обеспечения
системы управления базами данных
систем программирования

22. Интерфейс – это…
совокупность средств и правил взаимодействия устройств ПК, программ и пользователя
комплекс аппаратных средств
элемент программного продукта
часть сетевого оборудования

23. По функциональному признаку различают следующие виды ПО:
сетевое
прикладное
системное
инструментальное

24. Короткое имя файла состоит из …
двух частей: собственно имени и расширения
адреса файла
только имени файла
любых 12 символов

Решение тестов онлайн

На нашем сайте представлена лишь часть ответов из теста по дисциплине «Информатика».

Если у Вас нет времени на подготовку к тестированию или Вы по какой-то другой причине не можете сдать тест самостоятельно, то обращайтесь за помощью к нам. Мы поможем решить тесты любых учебных заведений правильно и быстро.

Для ознакомления с условиями выполнения тестов и оформления заказа, перейдите в раздел » «.

Папки, установленные на Mac — Служба поддержки Apple (RU)

В macOS объекты на Вашем компьютере Mac организованы в папки. Все папки отображаются в Finder. Многие регулярно используемые папки находятся в боковом меню Finder.

Важно! Папку пользователя и некоторые другие папки переименовывать нельзя. Рекомендуется не переименовывать и не перемещать папки, имеющиеся на компьютере Mac в момент поставки. Многие из этих папок имеют определенное назначение и необходимы для правильной работы компьютера Mac.

Приложения

Эта папка содержит приложения, включая Почту, Календарь, Safari и многие другие. Приложения в этой папке также отображаются в Launchpad. Если Вы попытаетесь перетянуть приложение за пределы папки «Программы», перемещения не произойдет — вместо этого будет создан псевдоним. Инструкции по удалению приложений см. в разделе Установка и удаление приложений.

Библиотеки

Эта папка содержит шрифты и другие используемые приложениями объекты, доступные всем пользователям Вашего Mac. Не используйте эту папку для хранения создаваемых Вами файлов и папок. Вместо этого используйте свою папку пользователя, папку «Рабочий стол», папку «Документы» или iCloud Drive.

Система

Эта папка содержит операционную систему macOS. Вы не можете ни переименовывать, ни перемещать папку «Система» и находящиеся в ней объекты.

Пользователи

В этой папке содержатся личные папки всех пользователей Вашего компьютера Mac. После того как Вы вошли в систему, значок Вашей папки пользователя имеет вид папки с домом, а другие папки пользователей имеют значки обычной папки. Если Вы выйдете из системы и кто-то другой войдет в нее, значок папки данного пользователя изменится на значок дома. В папке «Пользователи» также находится папка «Общий доступ». К объектам в папке «Общий доступ» может получить доступ любой пользователь Вашего компьютера Mac.

Папка пользователя

Имя Вашей домашней папки совпадает с Вашим именем пользователя и содержит подпапки для файлов рабочего стола, загрузки, изображений, документов, фильмов, музыки и любых общих папок. Вы можете создавать папки в своей папке пользователя.

Кроме того, Вы можете создавать папки в папке iCloud Drive, в папке «Документы» или на рабочем столе (на компьютере Mac или в iCloud в разделе «Рабочий стол и документы») для систематизации файлов. Есть места, где нельзя создавать дополнительные папки.

Тест по информатике

Тест по информатике

Тест по базовому курсу информатики

1. В информатике необходимо уметь определять количество информации. Какой подход к определению понятия «информация» для этого используется?

   обыденный, информация является синонимом слов: сообщение, сведения
   философский, информация соотносится с понятиями: отражение, познание
   кибернетический, информация понимается как сигнал обратной связи в системе управления
   вероятностный, информация является мерой уменьшения неопределенности

2. Чему равен 1 Кбайт?

   1000 битам
   1000 байтам
   1024 битам
   1024 байтам

3. Какое количество информации содержит один разряд шестнадцатеричного числа?

   1 бит
   4 бита
   1 байт
   16 бит

4. Как записывается десятичное число 7 в двоичной системе счисления?

   101
   110
   111
   100

5. Задан полный путь к файлу C:\DOC\PROBA.TXT. Каково полное имя файла

   C:\DOC\PROBA.TXT
   PROBA.TXT
   DOC\PROBA.TXT
   TXT

6. В целях сохранения информации лазерные диски необходимо оберегать от…

   холода
   загрязнения
   магнитных полей
   перепадов атмосферного давления

7. Системный диск необходим для…

   первоначальной загрузки операционной системы
   систематизации файлов
   хранения важных файлов
   «лечения» компьютера от вирусов

8. Алгоритм может быть выполнен процессором компьютера, если…

   алгоритм записан на алгоритмическом языке
   алгоритм записан на машинном языке (в двоичном коде)
   алгоритм записан на естественном языке
   алгоритм зафиксирован в виде блок-схемы

9. Алгоритм какого типа записан на алгоритмическом языке?

   циклический
   линейный
   вспомогательная
   разветвляющийся

10. Информационной моделью организации учебного процесса в школе является…

    правила поведения учащихся
    список класса
    расписание уроков
    перечень учебников

11. В текстовом редакторе основными параметрами при задании параметров страницы являются…

    гарнитура, размер, начертание
    отступ, интервал
    поля, ориентация
    стиль, шаблон

12. Чтобы сохранить текстовый файл (документ) в определенном формате, необходимо задать…

    размер шрифта
    тип файла
    параметры абзаца
    размеры страницы

13. Примитивами в графическом редакторе называются…

    линия, круг, прямоугольник
    выделение, копирование, вставка
    карандаш, кисть, ластик
    наборы цветов (палитра)

14. Растровый графический файл содержит цветное изображение с палитрой из 256 цветов размером 10х10 точек. Каков информационный объем этого файла?

    800 байт
    800 бит
    8 Кбайт
    100 байт

15. В электронных таблицах нельзя удалить…

    столбец
    строку
    имя ячейки
    содержимое ячейки

16. Результатом вычислений в ячейке C1 будет:

    5
    10
    15
    20

17. Тип поля (числовой, текстовый и др.) в базе данных определяется…

    названием поля
    шириной поля
    количеством строк
    типом данных

18. Какую строку будет занимать запись МТУ-Интел после проведения сортировки по возрастанию в поле Скорость канала?

    1-ю
    2-ю
    3-ю
    4-ю

19. Задан адрес электронной почты в сети Internet: [email protected]. Каково имя владельца этого электронного адреса?

    ru
    glasnet.ru
    user_name
    int.glasnet.ru

20. Броузеры (например, Microsoft Internet Explorer) являются…

    серверами Internet
    антивирусными программами
    трансляторами языка программирования
    средствами просмотра Web- страниц

21. Предметной моделью является…

    анатомический муляж
    карта
    чертеж
    диаграмма

    

      © автор.Зайцева Л.И., 2010 год

Сайт создан в системе uCoz

Контрольная работа по теме «аппаратные и программные средства икт» вариант 1

7 класс_ Итоговый контроль по теме «Аппаратные и программные средства ИКТ»

Контрольная работа по теме «Аппаратные и программные средства ИКТ»

Вариант 1

1. Компьютер это —

1. электронное вычислительное устройство для обработки чисел;

2. устройство для обработки аналоговых сигналов.

3. устройство для хранения информации любого вида;

4. многофункциональное электронное устройство для работы с информацией;

2. Манипулятор «мышь» — это устройство:

1. считывание информации;

2. вывода информации

3. для подключения принтера к компьютеру.

4. ввода информации;

3. В процессе загрузки операционной системы происходит:

1. Копирование файлов операционной системы с CD-диска на жесткий диск.

2. Копирование файлов операционной системы с гибкого диска на жесткий диск.

3. Последовательная загрузка файлов операционной системы в оперативную память

4. Копирование содержимого оперативной памяти на жесткий диск.

4. Во время исполнения прикладная программа хранится:

1. в ПЗУ.

2. в видеопамяти;

3. в оперативной памяти;

4. в процессоре;

5. При отключении компьютера информация стирается:

1. на компакт-диске.

2. из ПЗУ;

3. из оперативной памяти;

4. на магнитном диске;

6 . Расширение файла, как правило, характеризует:

1. место, занимаемое файлом на диске;

2. время создания файла;

3. место создания файла.

4. тип информации, содержащейся в файле;

5. объем файла;

7 . Полный путь файлу: c:\\books\\raskaz.txt. Каково имя файла?

1. raskaz.txt;

2. books\\raskaz;

3. books\\raskaz.txt;

4. txt

8. Операционная система это —

1. программ для уничтожения компьютерных вирусов.

2. программная среда, определяющая интерфейс пользователя;

3. совокупность программ, используемых для операций с документами;

4. система программирования на языке низкого уровня;

5. совокупность основных устройств компьютера;

9 . Программой архиватором называют:

1. программу для уплотнения информационного объема (сжатия) файлов;

2. программу резервного копирования файлов;

3. систему управления базами данных

10. Сжатый файл отличается от исходного тем, что:

1. он легче защищается от несанкционированного доступа;

2. он в большей степени удобен для редактирования;

3. доступ к нему занимает меньше времени;

4. он занимает меньше места

5. он легче защищается от вирусов;

11. Файловый вирус:

1. поражают программы в начале их работы;

2. поражают загрузочные сектора дисков;

3. всегда меняют начало и длину файла

4. запускаются при запуске компьютера;

12 . В случае появления запаха гари из компьютера необходимо:

1. выключить компьютер и сообщить о случившемся учителю

2. продолжать работать на компьютере

3. выяснить , что горит, и приступить к тушению пожара водой

4. ничего и никому не сообщать

13 . Правая кнопка мыши позволяет вызвать меню следующего вида

1. ниспадающее

2. контекстное

3. горизонтальное

4. главное

14. В процессе дефрагментации диска каждый файл записывается

1. в нечетных секторах

2. в произвольных кластерах

3. обязательно в последовательно расположенных секторах

4. в четных секторах

15 . В целях сохранения информации жесткие магнитные диски следует оберегать от :

1. Пониженной температуры

2. Перепадов атмосферного давления

3. Света

4. Ударов при установке

16. При быстром форматировании гибкого диска:

1. стираются все данные

2. производится очистка каталога диска

3. диск становится системным

4. производится дефрагментация диска

17. Драйвер- это

1. Устройство компьютера

2. Программа, обеспечивающая работу устройства компьютера

3. Язык программирования

4. Прикладная программа

18. Системный диск необходим для

1. Загрузки операционной системы

2. Хранения важных файлов

3. Систематизации файлов

4. Лечения компьютеров от вирусов

19. Программы, с помощью которых пользователь решает свои информационные задачи, не прибегая к программированию, называются:

1. Утилитами

2. Драйверами

3. Системными программами

4. Прикладными программами

Контрольная работа по теме «Аппаратные и программные средства ИКТ»

Вариант 2

1. Графопостроитель – это:

1. устройство ввода информации

2. устройство вывода информации

3. координатное устройство

4. устройство для обработки информации

2. Для долговременного хранения информации служит:

1. дисковод.

2. магнитный диск;

3. оперативная память;

4. процессор;

3.В процессе загрузки операционной системы происходит:

1. Копирование файлов операционной системы с CD-диска на жесткий диск.

2. Копирование файлов операционной системы с гибкого диска на жесткий диск.

3. Последовательная загрузка файлов операционной системы в оперативную память

4. Копирование содержимого оперативной памяти на жесткий диск.

4. Сжатый файл представляет собой:

1. файл, зараженный компьютерным вирусом.

2. файл, защищенный от копирования;

3. файл, которым долго не пользовались;

4. файл, упакованный с помощью архиватора;

5. файл, защищенный от несанкционированного доступа;

5. Полный путь файлу: c:\\text\\slovo.doc. Каково имя файла?

1. text\\slovo

2. text\\slovo.doc

3. slovo.doc.

4. doc

6. Комплекс взаимосвязанных программ для обеспечения пользователям и программам удобного способа общения называют

1. Драйвером

2. Интерфейсом

3. Утилитой

4. Оболочкой

7. Процессор обрабатывает информацию, представленную

1. в десятичной системе счисления

2. на английском языке

3. на русском языке

4. на машинном языке (в двоичном коде)

8. С целью сохранения информации CD необходимо оберегать от :

1. холода

2. загрязнения

3. магнитных полей

4. перепадов атмосферного давления

9. Программа, позволяющая управлять внешним устройством компьютера, называется

1. Драйвером

2. Браузером

3. Операционной системой

4. Системой программирования

10. Файл — это:

1. данные в оперативной памяти

2. программа или данные на диске, имеющее имя

3. программа в оперативной памяти

4. текст, распечатанный на принтере

11. При полном форматировании гибкого диска:

1. стираются все данные

2. производится дефрагментация диска

3. производится проверка поверхности диска

4. производится очистка каталога диска

12 . Компьютерные вирусы:

1. зарождаются при работе неверно написанных программных продуктов;

2. являются следствием ошибок в операционной системе;

3. возникают в связи сбоев в аппаратной части компьютера;

4. создаются людьми специально для нанесения ущерба ПК;

5. имеют биологическое происхождение

13 . Хранение информации на внешних носителях отличается от хранения информации в оперативной памяти:

1. возможность защиты информации;

2. способами доступа к хранимой информации.

3. тем, что на внешних носителях информация может хранится после отключения питания компьютера;

4. объемом хранения информации;

14. Какое из названных действий можно произвести со сжатым файлом:

1. отредактировать

2. переформатировать;

3. запустить на выполнение;

4. распаковать;

5. просмотреть;

15. Вершиной иерархической системы папок графического интерфейса Windows является папка

1. Рабочий стол

2. Корневого каталога диска

3. Мой компьютер

4. Сетевое окружение

16. Программы, переводящие с языка программировании высокого уровня на машинный язык называются

1. трансляторами

2. драйверами

3. операционными системами

4. системами программирования

17 . Постоянное запоминающее устройство служит для:

1. хранения постоянно используемых программ;

2. хранение программ начальной загрузки компьютера и тестирование его узлов;

3. записи особо ценных прикладных программ;

4. хранения программы пользователя во время работы;

5. постоянно хранения особо ценных документов.

18. Исполнимые файлы имеют расширение

1. doc, txt

2. txt, sys

3. sys, com

4. com, exe

19. какое устройство компьютера может вызвать при несоблюдении санитарно-гигиенических требований вредное влияние на здоровье человека?

1. Принтер

2. Монитор

3. Системный блок

4. Модем

Тест по информатике компьютер и программное обеспечение

Тест «Программное обеспечение компьютера»

Выберите правильный ответ:

1. Перед отключением компьютера информацию можно сохранить:

А) в оперативной памяти

Б) во внешней памяти

В) в процессоре

2. К системным программам относятся:

А) BIOS

Б ) MS Windows

В ) MS Word

Г ) Paint

Д ) Linux

Е ) Драйверы

Ж) Антивирусы

3. Назначение операционной системы:

А) организовать взаимодействие пользователя с компьютером и выполнение всех других программ

Б) редактирование, сохранение текстовых документов

В) монтировать видео, фото и звуковую информацию

Г) выводить информацию на экран или печатающее устройство

4. Операционная система – это:

А) Word

Б) Windows

В) Basic

5. Укажите правильную запись имени файла:

А) a . bgbK

Б) stol . txt

В) k 1#. Logp

Г) bas . e . txt

6. Файл tetris . com находится на диске С: в каталоге GAMES , который является подкаталогом DAY . Выбрать полное имя файла:

А) C :/ tetris . com / GAMES / DAY

Б) C :/ GAMES / tetris . com

В ) C:/ DAY/ GAMES/ tetris.com

Г ) C:/ GAMES/ DAY/ tetris.com

7. Каталог – это:

А) специальное место на диске, в котором хранятся имена файлов, сведения о размере файлов и т. д.

Б) специальное место на диске, в котором хранятся программы, предназначенные для диалога с пользователем компьютера

В) специальное место на диске, в котором хранятся программы пользователя

8. Путь к файлу – это

А) поименованная область на диске

Б) последовательность из имен каталогов, разделенных знаком «/»

В) список файлов, собранных в одном каталоге

9. Читает всю программу целиком, делает ее перевод и создает законченный вариант программы на машинном языке, который затем и выполняется

Составьте слово из букв:

ПОМРИКОТЯЛ —

10. Cопоставьте типам программ их названия

1) Android

А) Система управления базами данных

2 ) Photoshop

Б) Антивирусная программа

3 ) WordPad

В) Графический редактор

4) Avast

Г) Система программирования

5) Winamp

Д) Табличный процессор

6) Excel

Е) Операционная система

7) Pascal

Ж) Текстовый редактор

8) Access

З) Медиа проигрыватель

11. Напишите 1 словом на английском языке название простейшего графического редактора, который входит в состав MS Windows

Запишите ответ:

12. Для чего нужны прикладные программы

А) решать какие-либо задачи в пределах данной проблемной области

Б) решать математические задачи для определенного класса

В) для поиска и удаления компьютерных вирусов

Г) для распознавания текста и голоса

13. Для чего нужны инструментальные программы

А) для разработки, корректировки или развития других прикладных или системных программ

Б) для управления устройствами ввода и вывода компьютера

В) для организации взаимодействия пользователя с компьютером и выполнения всех других программ

Г) решать какие-либо задачи в пределах данной проблемной области

14. В прикладное программное обеспечение входят:

А) языки программирования

Б) операционные системы

В) все программы, установленные на компьютере

Г) текстовые редакторы

15. Программа, предназначенная для автоматизации процессов построения на экране дисплея графических изображений

А) Графический редактор

Б) Фотошоп

В) Direcxt

Г) Видеоковертер

16. Какая программа предназначена для работы с базами данных

А) Табличный процессор

Б) СУБД

В) Графический редактор

Д) Система программирования

17 . К какой из типов программ относится MS Office

А) Текстовый редактор

Б) Табличный процессор

В) Операционная система

Г) Система программирования

Д) Пакет прикладных программ

Ответы:

1) Б

2) А; Б; Д; Е; Ж 16) Б

17) Д

60% до 75% 11-13

76% до 90 14-16

более 90% 16-17

Принимайте участие!

Некоторые уроки могут показаться детям скучными. И тогда на занятиях начинает страдать дисциплина, школьники быстро устают и не желают принимать участие в обсуждении.

Кейс-уроки были созданы, чтобы соединить учебные школьные знания с остро необходимыми компетенциями, такими как креативность, системное и критическое мышление, целеустремленность и другие.

Благодаря кейсам вы сможете помочь школьнику получать пользу и удовольствие от учебы, справиться с его личными проблемами!

Одаренные дети — кто они? Что такое способности, что такое одаренность? И чем отличаются способные дети от одаренных? Как распознать одаренного ребенка? У всех ли детей одаренность проявляется одинаково?Какие советы дать родителям даровитого ребенка при его воспитании? Об этом — в нашем вебинаре.

Читайте новые статьи

Современным ученикам не подходят традиционные методы преподавания. Им сложно не отвлекаясь сидеть над учебниками, а долгие объяснения вгоняют в скуку. В результате — отторжение от учёбы. Между тем приоритет визуальности в подаче информации — главная тенденция в современном образовании. Вместо того чтобы критиковать тягу ребят к «картинкам из Интернета», используйте эту особенность в положительном ключе и начните включать в план урока просмотр тематических видео. Зачем это нужно и как самим подготовить ролик — читайте в этой статье.

Тест по теме: «Системное и прикладное программное обеспечение» Вариант 1 1. Программа должна обладать следующими свойствами: a) упорядоченная последовательность; b) системность, дискретность; c) массовость, понятность; d) однозначность, точность. 2. Какие приложения относятся к прикладным программам общего назначения? a) текстовый редактор; b) бухгалтерские программы; c) игры; d) ОС. 3. Системный диск необходим для: a) загрузки ОС; b) хранения важных фалов; c) систематизации файлов; d) лечение компьютерных вирусов. 4. Программное обеспечение (ПО) – это: a) совокупность программ, позволяющих организовать решение задач на компьютере; b) возможность обновления программ за счет бюджетных средств; c) список имеющихся в кабинете программ, заверен администрацией школы; d) программы по настройке ПК. 5. Система программирования – это: a) процесс составления программ; b) процесс, облегчающий работу программиста; c) процесс, обучающий начальным шагам программиста; d) процесс, обеспечивающий функционирование устройств. 6. Прикладное программное обеспечение: a) программы для обеспечения работы других программ; b) программы для решения конкретных задач обработки информации; c) программы, обеспечивающие качество работы печатающих устройств; d) программы для загрузки компьютера. 7. Операционные системы: a) DOS, Windows, Unix; b) Word, Excel, Power Point; c) Basic, Access, Pascal; d) Winrar, Norton Commander, command.com. 8. Системное программное обеспечение: a) программы для организации совместной работы устройств компьютера как единой системы; b) программы для организации удобной системы размещения программ на диске; c) набор программ для работы устройства системного блока компьютера; d) программы для работы периферийных устройств. 9. Что такое утилиты? a) это программы для обнаружения компьютерных вирусов; b) это устройства преобразования сигналов; c) это программы – переводчики; d) это программы, обеспечивающие удобства при обслуживания компьютера. 10. Каково назначение программы Текстовый редактор? a) создание компьютерных программ; b) создание и редактирование текстовых документов; c) создание и редактирование графических изображений; d) создание компьютерных вирусов. 11. Каково назначение Систем управления базами данных a) выполнение расчётов; b) создание и обработка базы данных; c) создание текстовых документов; d) поиск компьютерных вирусов. 12. В каком формате размещается текстовая информация в сети Internet? a) текстовые документы *.doc; b) текстовые файлы *.txt; c) файлы баз данных *.mdb; d) web-страницы *.htm. 13. К какому классу программного обеспечения относятся драйверы? a) к прикладному; b) к системному; c) к системам программирования; d) к офисному. 14. Программный продукт Windows представляет собой… a) прикладную программу; b) систему программирования; c) только оболочку операционной системы; d) операционную систему с оболочкой; 15. Архивный файл представляет собой: a) файл, защищенный от копирования; b) файл, защищенный от несанкционированного доступа; c) файл, сжатый с помощью архиватора; d) файл, зараженный компьютерным вирусом. 16. Назовите «лишнюю» программу: a) Excel; b) Access; c) Word; d) Turbo-Pascal. 17. Какое из названных действий можно произвести архивным файлом: a) переформатировать; b) распаковать; c) запустить на выполнение; d) отредактировать. 18. Файл Tetris.com находится на диске C в папке Games, которая является подпапкой папки Day. Выбрать полное имя файла. a) C:\Tetris.com\Games\Day; ПО b) C:\Games\Tetris.com; c) C:\Day\Games\Tetris.com; d) C:\Games\Day\Tetris.com. 19. После выполнения команды «удалить» в Windows файлы и папки обычно попадают a) в буфер обмена; b) на панель задач; c) в «корзину»; d) на «рабочий пол». 20. Дополните схему*: Системное ПО 2. ? 1. ? Архиваторы Антивирусы Системные оболочки 3. ? 4. ? 5. ? 6. ? Специального назначения Обучающие программы 7. ? Тест по теме: «Системное и прикладное программное обеспечение» Вариант 2 1. Какие программы входят в системное ПО компьютера? a) ОС, Тota Commander, бухгалтерские программы; b) Игры, электронные учебники, антивирусник; c) ОС, Тota Commander, антивирусные программымы; d) электронные таблицы, текстовый редактор, презентации. 2. В процессе загрузки операционной системы происходит? a) копирование файлов ОС с дискеты на жесткий диск; b) копирование файлов ОС с СD на жесткий диск; c) последовательная загрузка файлов ОС в оперативную память; d) Копирование оперативной памяти на жесткий диск. 3. Операционная система: a) система программ, которая обеспечивает совместную работу всех устройств компьютера по обработке информации; b) система математических операций для решения отдельных задач; c) система планового ремонта и технического обслуживания компьютерной техники; d) система взаимодействия всех программ компьютера. 4. Прикладное программное обеспечение – это: a) справочное приложение к программам; b) текстовый и графический редакторы, обучающие и тестирующие программы, игры; c) набор игровых программ; d) электронные справочники. 5. Сервисные (обслуживающие) программы: a) программы сервисных организаций по бухгалтерскому учету; b) программы обслуживающих организаций по ведению делопроизводства; c) системные оболочки, утилиты, драйвера устройств, антивирусные и сетевые программы; d) текстовые редакторы, базы данных, графические редакторы. 6. Системные оболочки – это: a) специальная кассета для удобного размещения дискет с операционной системой; b) специальная программа, упрощающая диалог пользователь – компьютер, выполняет команды операционной системы; c) система приемов и способов работы конкретной программы при загрузке программ и завершении работы; d) специальная область на диске для размещения ОС. 7. Что такое драйвер? a) это устройство, управляющее работой какого-либо внешнего устройства; b) это программа, управляющая работой какого-либо внешнего устройства; c) это программа для тестирования устройств компьютера; d) это программа для обслуживания магнитных дисков. 8. Какие возможности предоставляют пользователю программы — графические редакторы? a) создание и редактирование графических изображений; b) создание и редактирование текстовых документов; c) создание программ – приложений; d) создание баз данных. 9. Какое основное назначение имеют программы Электронные таблицы a) создание текстовых документов; b) выполнение расчётов с табличными данными; c) создание электронного текста; d) создание графических изображений. 10. В каком формате размещается текстовая информация в сети Internet? a) текстовые документы *.doc; b) текстовые файлы *.txt; c) файлы баз данных *.mdb; d) web-страницы *.htm. 11. К какому классу программного обеспечения относятся компьютерные игры? a) к системам программирования; b) к системному; c) к прикладному; d) к развивающему; 12. Какая из перечисленных программ относится к офисному программному обеспечению a) Paint; b) Visual Basic; c) WORD; d) Windows. 13. Операционные системы входят в состав: a) системы управления базами данных; b) систем программирования; c) прикладного программного обеспечения; d) системного программного обеспечения. 14. Назовите «лишнюю» программу: a) Excel; b) Access; c) Word; d) Turbo-Pascal. 15. Файл Tetris.com находится на диске C в папке Games, которая является подпапкой папки Day. Выбрать полное имя файла. a) C:\Tetris.com\Games\Day; b) C:\Games\Tetris.com; c) C:\Day\Games\Tetris.com; d) C:\Games\Day\Tetris.com. 16. Приложение Windows выгружается из памяти и прекращает свою работу, если a) Запустить другое приложение; b) Свернуть окно приложения; c) Переключиться в другое окно; d) Закрыть окно приложения. 17. Операционные системы: a) DOS, Windows, Unix; b) Word, Excel, Power Point; c) Basic, Access, Pascal; d) Winrar, Norton Commander, command.com. 18. Системный диск необходим для: a) загрузки ОС; b) хранения важных фалов; c) систематизации файлов; d) лечение компьютерных вирусов. ПО Системное ПО 19. Каково назначение программы Текстовый редактор? a) создание компьютерных программ; b) создание и редактирование текстовых документов; c) создание и редактирование графических изображений; d) создание компьютерных вирусов. 20. Дополните схему*: 2. ? 1. ? Архиваторы Антивирусы Системные оболочки 3. ? 4. ? 5. ? 6. ? Специального назначения Обучающие программы 7. ?

Информации

b). программа или данные на диске, имеющие имя

c). программа в оперативной памяти

d). текст, распечатанный на принтере

2. Драйвер – это…

a). устройство компьютера

b). программа, обеспечивающая работу устройства компьютера

d). антивирусная программа

3. В каком случае разные файлы могут иметь одинаковые имена?

a). если они имеют разный объем

b). если они созданы в различные дни

c). если они созданы в различное время суток

d). если они хранятся в разных каталогах

4. Какие программные продукты не являются инструментальными программами?

a ). Редакторы.

b ). Графические пакеты.

c). Компоновщики.

d). Драйверы.

e). Справочная служба (Help).

5. Операционная система:

а. система программ, которая обеспечивает совместную работу всех устройств компьютера по обработке информации

б. система математических операций для решения отдельных задач

в. система планового ремонта и технического обслуживания компьютерной техники

6. Программное обеспечение (ПО) – это:

а. совокупность программ, позволяющих организовать решение задач на компьютере

б. возможность обновления программ за счет бюджетных средств

в. список имеющихся в кабинете программ, заверен администрацией школы

а. запуск специальной программы, содержащей математические операции над числами

в. вложение дискеты в дисковод

б. программы обслуживающих организаций по ведению делопроизводства

в. системные оболочки, утилиты, драйвера устройств, антивирусные и сетевые программы

Методы систематизации информации. Как систематизировать информацию на компьютере

В наше время мы получаем большое количество информации, которую нам приходиться перерабатывать каждый день. Как правильно такой объем информации систематизировать? Как раз об этом в нашей статье.

Обычно мы встречаем такой алгоритм задачи чтоиз факта А следует факт Б. Но иногда нам требуется не просто вспомнить факт, но точно привести цитату, указать автора и источник, по которому цитируется фраза. Известно что запомнить все досконально просто невозможно, поэтому следует вести картотеку фактов, в которой можно легко найти нужную информацию. Как вести картотеку — вот вопрос.

Какие я использую технологии по систематизации информации:

Покупая книги и журналы, я их не просто читаю но и подчеркиваю в них важные факты (журналы и книги должны быть моими, чтобы в них можно было делать записи). Потом выношу ссылки на факты на заглавную страницу. Когда нужно процитировать, я пытаюсь представить контекст, в котором видел фразу (где на странице, рядом с какими картинками был расположен текст). После этого пролистываю подшивки журналов и пытаюсь найти цитату.

Сканирую бумажные статьи в электронные файлы. Файлы лучше сохранять в формате HTML, чтобы иметь возможность создавать гибкую структуру ссылок на статьи (создается один корневой файл с ссылками на остальные статьи). Этот способ трудоемкий, но зато позволяет готовить фактический материал сразу для представления его в Интернете.

Хорошо было бы иметь аналог архива (каталогизатора), который бы позволял вести сортироку по темам и по ключевым словам. Чтобы можно было привязать один файл ко многим темам, а потом при необходимости просмотреть все имеющиеся документы по данному направлению. А может быть, подобные машины уже существуют?

Сергей Михайлов — Как систематизировать информацию

Другие статьи с сайта «Больше, чем скорочтение»

В сегодняшней статье поговорим о том, как систематизировать информацию на компьютере для дальнейшей эффективной работы на нем. Чтобы избежать множества проблем, таких как непродуктивная работа системы, сложности с поиском нужной информации, диски переполнены бесполезными файлами, хранение информации становится просто небезопасным.

Как систематизировать информацию

На компьютере?

Большинство пользователей вообще не знают, как систематизировать информацию на компьютере, а если и знают, то просто не хотят этого делать. А зря! От этого практически напрямую зависит эффективность работы на компьютере.

Поэтому в этой статье рассмотрим, как систематизировать информацию на компьютере, причем сделать это быстро и эффективно. Если не запомнить простые правила хранения и сортировки информации на компьютере, можно потом долго кусать локти.

Для начала, нужно четко представлять, из каких дисков состоит ваш компьютер, и где можно и нужно хранить всю информацию.

Правила хранения информации.

1. Системный диск С:.

В основном существуют два основных информационных пространства на жестком диске — это диск С: (системный) и диск D: (рабочий) . Такое разделение необходимо для безопасности и удобства.

На практике же может оказаться, что у вас несколько рабочих дисков или вообще только один диск С: . И если у вас на компьютере только диск C: , то его обязательно нужно разделить на два логических диска (раздела).

Системный диск С: необходимо использовать только для системных данных, на нем хранятся файлы операционной системы (например Windows 7 , Windows 8 , Windows 10 , Mac OS), которые отвечают за корректную работу, а также программы, которые устанавливаются по умолчанию.

Внимание! Никогда не храните свои личные файлы (документы, фото, видео, музыку и т.д.) на системном диске C: ! Исключение составляет, созданная вами, временная папка Temp . Скидывайте в эту папку файлы, которые необходимо временно сохранить и регулярно ее разбирайте, удаляя все ненужное в Корзину . Ее можно сделать даже на рабочем столе или, при желании, поместить на рабочий диск.

Кстати говоря, не все пользователи знают, что «Рабочий стол» и папка «Мои документы» относятся к системному диску С: . 🙂

2. Рабочий диск D:.

После того, как вы разгрузили системный диск С: от лишних файлов, удалили все ненужное, переместили все нужное, например, на рабочий диск D: , самое время заняться структурированием рабочего диска.

Нельзя скидывать информацию куда попало. Проблемы с поиском нужного файла будут очевидными. Поэтому нам необходимо рабочее пространство разделить на большие тематические папки.

Приведу пример создания папок по темам, но здесь уже все зависит от ваших предпочтений, интересов и потребностей. Внутри большой тематической папки сделайте подпапки для быстрого поиска нужной информации.

Скажу сразу, не увлекайтесь созданием папки «Разобрать» . Практика показывает, что разобрать ее до конца пользователям так и не получается. Она только с каждым разом становится все больше забита всякой информацией. 🙂

Вот пример самих папок:

• Temp (это папка для временных файлов, которые необходимы только на некоторое время, после просмотра их нужно сразу же удалять, например, список покупок).


• Аудио (для хранения музыки, подкастов, аудиокниг и прочее аудио).


• Бэкапы (папка для резервных копий, ее лучше разбить на папки по названиям программ).


• Видео (фильмы, мультфильмы, клипы и прочее видео).


• Дистрибутивы (для хранения нераспакованных/неинсталлированных программ, сделать папки по назначению).


• Документы (личная и деловая документация, сканы документов, регистрации, логины, пароли, архивы, счета и прочие документы).


• Загрузки (для хранения скачиваемых файлов, например, с интернета).


• Картинки (для хранения картинок, более узко по тематикам).


• Книги (по жанрам или по авторам, сюда же можно перенести папку «аудиокниги» из раздела «аудио»).


• Обучение (например, рефераты, учебники, таблицы, обучающее аудио и видео).


• Отдых (любая информация, связанная с отдыхом, поездками, путешествиями).


• Работа (отчеты, курсы, планы и т.д.).


• Фото и домашнее видео (для хранения домашнего фотоальбома и видео).


• Хобби (например, авто, здоровье, вязание, финансы, кулинария, ваше творчество и т.д.).

Еще раз повторюсь, это всего лишь пример создания папок по темам. У вас могут быть совсем другие названия у папок. Здесь уже все зависит только от ваших предпочтений, интересов и потребностей. 🙂

3. Несколько советов относительно папок:

1. Если вы хотите сделать какие-то папки приоритетными и чтобы они у вас были всегда сверху, то проставьте перед каждой папкой порядковый номер.


2. Используйте в названии папки русские и латинские буквы, пробелы, знаки препинания.


3. Строчные и прописные буквы система читает одинаково, поэтому создать две разные папки с именами «Папка» и «папка» не получится.


4. Не ставьте пробел в начале названия и в конце, т.к. система их автоматически уберет.


5. Точка в начале названия папки может вызвать сообщение об ошибке, но если она необходима, тогда поставьте после нее тире, пробел или еще точку.


6. Система также не даст вам поставить в названии папки символы / | : * ? “


7. Нельзя называть папки именами, зарезервированными для обозначения различный устройств: aux con, prn, aux, nul, com1, com2, com3, com4, com5, com6, com7, com8, com9, lpt1, lpt2, lpt3, lpt4, lpt5, lpt6, lpt7, lpt8, lpt9, nul, prn.


8. Существует ограничение количества знаков в названии папки – 260 знаков. При операциях копирования, переименования, перемещения системные программы используют полный путь к папке или файлу. В него включено перечисление всех каталогов, которые нужно пройти от корневой директории, чтобы добраться до нужного файла. На весь путь наложено такое же ограничение — он не должен быть больше 260 знаков, если символов будет больше, система выдаст сообщение об ошибке. Поэтому используйте короткие названия папок.


9. В именах папок не применяется расширение, но при определенном желании можно использовать и его.


10. Для наглядности, стандартные папки можно окрасить в различные цвета с помощью простой утилиты iColorFolder . Чтобы изменить цвет папки, нужно нажать на ней правой кнопкой и выбрать «ColorLabel».

4. Несколько советов относительно файлов:

1. Переименуйте все нечитабельные названия.


2. Возьмите за правило не давать файлам названия, типа «hgjjgj223» и т.д.


3. Можно все файлы пометить различными значками и ярлычками (например, нотки и т.д.).


4. При желании, можно показывать или скрывать расширение файла. Для этого, нужно зайти в «Пуск» — «Панель управления» — «Свойства папки» — «Вид» , найдете строку «Скрывать расширение для зарегистрированный типов файлов» и поставьте или уберите галочку.

Заключение.

И в заключение решения вопроса о том, как систематизировать информацию на компьютере, можно добавить еще несколько рекомендаций:

1. После серьезного разбора всей информации на вашем компьютере, необходимо провести дефрагментацию диска (проводите ее не менее одного раза в месяц). За счет этого увеличится место на диске «сжатием» данных и продуктивность работы в целом.


2. Всегда делайте резервные копии всего!


3. Планируйте свою работу. Ваша новая файловая система не будет работать, если вы не будете помнить о сохранении файлов сразу в их подходящих папках.


4. Не откладывайте. Если вы не организуете процесс сейчас, вы никогда не сможете «обойти» ее.

Теперь вы знаете, как систематизировать информацию на компьютере и свести к минимуму информационный беспорядок, ведь проще порядок поддерживать, чем каждый раз его наводить.

На этом пока все! Надеемся, что вы нашли в этой заметке что-то полезное и интересное для себя. Удачи! 😎

Множество активных пользователей компьютеров рано или поздно сталкиваются с проблемой поиска необходимых в данный момент файлов на своем компьютере. Это происходит из-за того, что мы постепенно не заметно для себя самих загружаем компьютер кучей разного рода информации, но при этом не удосуживаемся ее правильно сгруппировать, ну или проще говоря разложить по полочкам. Поэтому сегодня я расскажу вам, как систематизировать информацию на компьютере. Это необходимо для того, что бы во-первых иметь к ним быстрый доступ, а во-вторых, что бы можно было в случае необходимости легко перенести их с одного компьютера на другой не тратя при этом много времени на их поиски. Я думаю, что данные знания одинаково пригодятся как начинающим пользователям компьютера, так и продвинутым.

Прежде чем показать как это сделать сразу возьмите на заметку, что хранить данные на системном диске С не рекомендуется. Выберите для своих рабочих материалов любой другой диск, чтобы в случаи выхода операционной системы из строя можно было без опасения утраты своих файлов быстро переустановить Windows . Если у вас нету второго диска (что я думаю маловероятно, потому, что любой программист всегда разбивает диск минимум на две части при настройке компьютера), то сейчас вы можете создать свою папку на системном.
Я также заметил, что в операционной системе Windows большинство пользователей обычно сохраняют документы и музыку в папке «Мои документы» . Этого делать тоже категорически не рекомендуется. При переустановке операционной системы вы можете утратить к ним доступ или совсем потерять эти данные. Поэтому как я уже говорил, советую создать необходимую вам папку на диске «D» или любом другом, если у вас их несколько или у них другие названия.
Итак, давайте сейчас разберемся, как правильно систематизировать информацию на компьютере. Сначала нужно нажать правой кнопкой мыши на пустом месте в выбранном вами диске, потом выбрать пункты «Создать» и «Папку» . У вас появиться новая папка, давайте назовем ее «Мои данные» . Так вам будет проще работать, потому, что все ваши данные будут в одном месте, и не нужно будет искать их по всему компьютеру.

После создания этой папки в ней можно создавать много других папок, необходимых вам для работы. Например «Документы» , «Музыка» , «Фильмы» и др.

В операционной системе Windows папки сортировать можно по дате создания, размеру, дате изменения, имени, типу, автору и по другим критериям. Сейчас я вам расскажу, как это сделать. Для того, чтобы увидеть таблицу сортировки нужно включить функцию «Вид таблицы» . Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на пустом месте окна и в появившемся меню выбрать пункт «Вид» и «Таблица» . Теперь мы видим, что вид окна изменился. Тут появились пункты «Имя» , «Дата изменения» , «Тип» и «Размер» .

Здесь можно выбрать любые популярные методы сортировки. Если того метода который нужен в списке не оказалось, то можно нажать на кнопку «Подробнее» и там обязательно найдется, необходимый вам пункт меню. Достаточно просто выделить его галочкой и данный пункт появиться в вашей таблице.

Столбцы сортировки можно менять местами. Для этого достаточно щелкнуть на выделенной шапке левой кнопкой мыши и потянуть ее влево или вправо. Таким образом, можно свободно столбцы поменять местами.
Одинарное нажатие на элемент шапки столбца приводит к тому, что файлы будут сортироваться по тем критериям, которым соответствует столбец: от большего к меньшему. При повторном нажатии на этот же столбец сортировка меняется: от меньшего к большему. Также нажав на нисходящую стрелочку рядом с шапкой столбца, вы попадаете в меню выбора по определенным критериям, где тоже можно произвести соответствующую сортировку.

Ну, вот в принципе и все. Мы с вами подробно разобрались, как систематизировать информацию на компьютере, чтобы в ваших данных был порядок и вы могли быстро найти нужную информацию отсортировав данные по необходимым критериям. Надеюсь, эта статья оказалась вам полезной. До новых встреч.

На этом все. Спасибо, что прочитали статью. Надеюсь, она была Вам полезна.
Внимание!

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1. установление соотношения фигуры и фона;
2. завершение образов;
3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей «картине» информации выделяется то, что является «фигурой», т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ — это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю — не люблю», «нравится — не нравится», «хорошо — плохо», «лучше — хуже», «приемлемо — неприемлемо» и т.п.

Восприятие — очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.

Оптимизация и ускорение работы жесткого диска и SSD

Как поддерживать порядок на диске, ускорить его работу, сделать систему быстрее и отзывчивее за счет грамотной настройки операционной системы, систематизации файлов, обновления драйверов и дефрагментации.

В предыдущих статьях я рассказывал о том как освободить место на диске и производить его автоматическую очистку, рекомендую их почитать. В этой статье я дам вам еще несколько советов как поддерживать порядок на диске, ускорить его работу и благодаря этому сделать систему быстрее и отзывчивее.

Содержание

Содержание

1. Поддержание порядка на диске

Для того, чтобы на диске всегда был порядок, достаточно свободного места и не снижалась его производительность, нужно выполнить несколько простых настроек и придерживаться определенных правил хранения файлов.

1.1. Отключение лишних обновлений

Операционная система Windows по умолчанию настроена на получение важных и рекомендуемых обновлений. К важным относятся обновления безопасности и исправление ошибок. А вот с рекомендуемыми приходят гигабайты всякого хлама. Это дополнительные системные компоненты и службы, которые почти никому не нужны. Они занимают много места на диске, оперативную память и использует ресурсы процессора. В результате компьютер начинает тормозить все лучше и лучше

Кроме этого система в обязательном порядке создает резервные копии системных файлов, которые нельзя удалить. В результате папка «Windows» на диске «C» серьезно разрастается в размерах и на нем начинает не хватать места.

Чтобы не забивать диск ненужным хламом и исключить другие негативные влияния рекомендую оставить установку только важных обновлений и отключить установку рекомендуемых.

Если у вас Windows XP, то воспользуйтесь нашими рекомендациями из статьи об обновлении Windows XP.

В Windows 7 кликните левой, а в Windows 8.1 правой кнопкой мыши на значке Windows и перейдите в меню «Панель управления / Система и безопасность / Включение или отключение автоматического обновления».

Отключите установку рекомендуемых обновлений.

В Windows 10 кликните левой кнопкой мыши на значке Windows и перейдите в меню «Параметры / Обновление и безопасность / Центр обновления Windows» и кликните на ссылку «Дополнительные параметры».

Поставьте галочку «Отложить обновления».

При этом обновления безопасности продолжат устанавливаться на компьютер.

1.2. Систематизация файлов

Чтобы на диске всегда был порядок, вы знали где и какие файлы у вас находятся и сколько они занимают места, приучите себя к их правильному размещению.

Не храните файлы и папки на рабочем столе, он предназначен в основном для ярлыков. Сохраняйте все файлы сразу же в нужные папки с интуитивными именами. Группируйте файлы одной и той же тематики в одну папку. При скачивании новой версии файла или программы удаляйте старые версии, чтобы они не дублировались и не занимали двойной объем.

В общем старайтесь себя дисциплинировать, не скидывайте файлы куда попало и не оставляете их разбор на потом. Иначе вы постоянно будете сталкиваться с проблемами поиска файлов и в конце концов нехваткой места на диске, какого бы объема он не был.

Если на вашем диске хронически не хватает места, пора бы задуматься о его замене или установке второго жесткого диска. Жесткий диск Western Digital Caviar Blue WD10EZEX 1 TB

2. Ускорение работы диска

Кроме свободного места на диске есть еще несколько важных факторов, влияющих на скорость и стабильность его работы.

2.1. Обновление драйвера контроллера дисков

От драйвера контроллера дисков зависит не только скорость его работы, но и стабильность всей системы. Я рекомендую обновить драйвер контроллера дисков до последней версии. Это особенно важно если у вас SSD диск. Также обратите на это пристальное внимание если у вас установлена Windows 10, где устаревший драйвер SATA контроллера может приводить к фризам (подвисаниям изображения на несколько секунд).

Для того, чтобы проверить текущую версию установленного у вас драйвера, зайдите в диспетчер устройств. Для этого нажмите сочетание клавиш «Win+R», введите «devmgmt.msc» и нажмите «Enter». Кликните правой кнопкой мыши на SATA контроллере и выберите «Свойства».

Если у вас установлен старый драйвер от Microsoft, то найдите новый драйвер на сайте производителя вашей материнской платы или ноутбука и установите его.

Также драйвер можно обновить с помощью одной из специальных утилит для обновления драйверов. Я рекомендую утилиту «Driver Booster», которую вы можете скачать в разделе «Ссылки».

Если у вас не получилось найти или установить драйвер, почитайте наши статьи об установке драйверов на компьютер и ноутбук.

2.2. Включение функции TRIM на SSD

Если у вас еще нет SSD диска и ваш компьютер работает не так быстро как хотелось, то установите его и вы получите значительный прирост быстродействия и отзывчивости системы!
Жесткий диск A-Data Ultimate SU650 120GB

Все современные диски SSD поддерживают функцию TRIM, которая предназначена для оптимизации их скорости. Эта функция обязательно должна быть включена в операционной системе.

Windows XP и Vista не поддерживают функцию TRIM. Как решить эту проблему мы рассмотрим чуть ниже.

Для того, чтобы проверить включена ли функция TRIM в Windows 7, 8.1, 10, скачайте файл «Проверка TRIM» в разделе «Ссылки» и запустите его от имени Администратора.

Если функция TRIM включена, то вы должны увидеть строку «DisableDeleteNotify=0».

Если вы увидите «DisableDeleteNotify=1», значит функция TRIM не активна и ее нужно включить с помощью файла «Включение TRIM», который также нужно скачать в разделе «Ссылки» и запустить от имени Администратора.

Но это еще не все, то что функция TRIM включена в операционной системе не говорит о том, что она реально работает. Для того, чтобы наверняка убедиться выполняется ли функция TRIM на вашем SSD диске, воспользуйтесь утилитой «TRIMcheck», которую можно скачать в разделе «Ссылки».

Скопируйте утилиту на ваш SSD диск (обычно это диск «C»), запустите ее и нажмите клавишу «Enter» для начала теста.

По окончании теста снова нажмите клавишу «Enter» и утилита закроется.

Подождите несколько минут и снова запустите утилиту.

Если вы видите сообщение о том, что TRIM работает (WORKING), значит все в порядке. Если вы увидите сообщение о том, что TRIM не работает (NOT WORKING), значит что-то не так и нужно предпринять следующие шаги.

Если вы еще не обновили драйвер контроллера SATA до последней версии, что мы рассматривали выше, то сделайте это. Если вы уже обновили драйвер контроллера SATA, то попробуйте выполнить откат к прежней версии драйвера (старый драйвер Microsoft поддерживает TRIM).

После обновления или отката драйвера компьютер нужно перезагружать.

После этого заново проверьте включена ли функция TRIM в операционной системе. Если нет, то включите ее и выполните проверку реальной работы с мощью утилиты «TRIMcheck».

Для задействования функции TRIM в Windows XP и Vista, чтобы скорость SSD не деградировала, есть несколько вариантов.

Некоторые SSD диски поддерживают аппаратный TRIM не зависящий от операционной системы. Такие модели есть, например у Crucial.

Некоторые SSD имеют специальную утилиту, которая может выполнять TRIM в любой операционной системе. В частотности это SSD от Intel.

Наиболее универсальный вариант это использование дефрагментатора «O&O Defrag Professional», который может выполнять TRIM для любого SSD в Windows XP и Vista. Для этого достаточно настроить автоматическую оптимизацию SSD (обычно диска «C») раз в неделю.

Но все же лучшим вариантом будет переход на Windows 7 или выше. Обратите внимание, что при установке системы SATA контроллер должен быть в режиме AHCI, что настраивается в BIOS.

2.3. Отключение лишних служб

Во всех версиях Windows есть множество не совсем нужных системных служб. Некоторые из них замедляют работу диска и всей системы, а также приводят к повышенному износу HDD и SSD дисков. Сейчас я покажу вам где и как отключаются службы.

Нажмите сочетание клавиш «Win+R», введите «services.msc» и нажмите «Enter». Кликните правой кнопкой мыши на требуемой службе и выберите «Свойства».

Для отключения службы установите тип запуска «Отключена» и нажмете «ОК».

Теперь при загрузке компьютера служба запускаться не будет.

Список служб, сильно влияющих на работу диска, с их кратким описанием и рекомендациями, вы можете скачать в разделе «Ссылки».

2.4. Отключение автозагрузки программ

Лишние программы в автозагрузке не только замедляют загрузку компьютера, но и используют его память и процессор. Поэтому их отключение положительно влияет не только на скорость работы диска, но и на производительность системы в целом.

Управления автозагрузкой в разных версиях Windows находится в разных местах, кроме того там бывает недостаточно информации чтобы понять что из себя представляет та или иная программа в автозагрузке. Поэтому мы воспользуемся утилитой «CCleaner», которую мы использовали для автоматической очистки диска. Скачать ее вы можете в разделе «Ссылки».

Запустите программу и перейдите в раздел «Сервис / Автозагрузка».

Оставляете в автозагрузке только те программы, которые вам известны и действительно нужны каждый раз при загрузке компьютера, такие как Skype, Антивирус и т.п. Остальные компоненты лучше отключить с помощью кнопки «Выключить» в правой панели.

При этом любую из отключенных программ вы всегда сможете запустить вручную. А если пропадет какой-то нужный значок из системного трея, то вы сможете просто вернуть его с помощью кнопки «Включить».

2.5. Дефрагментация диска

В процессе работы диска происходит его фрагментация, т.е. файлы разбиваются на множество мелких фрагментов. При обращении к тому или иному файлу, диску приходится собирать все его фрагменты в единое целое, что значительно снижает производительность самого диска и всей системы.

Для ускорения работы диска, после его тщательной очистки, необходимо выполнить его дефрагментацию. В этом процессе все файлы, разбитые на фрагменты, соединяются. Это значительно облегчает и ускоряет работу диска.

Производить дефрагментацию дисков SSD не требуется, так как они работают по другому принципу и не подвержены проблемам фрагментации. Для них это даже плохо, так как приводит к дополнительному износу.

Для дефрагментации рекомендую использовать простую и быструю утилиту «Defraggler», скачать которую можно ниже в разделе «Ссылки».

Запустите утилиту, выберите нужный раздел диска и нажмите кнопку «Дефрагментация».

Дефрагментировать нужно прежде всего системный раздел (диск «C»), так как он в первую очередь отвечает за скорость работы системы. Желательно, до выполнения дефрагментации очистить диск, чтобы на нем было не менее 15% свободного места.

Жесткий диск Transcend StoreJet 25M3 1 TB

Дефрагментация раздела с системой и основными программами обычно занимает не много времени (15-30 минут). Но если на разделе большой объем пользовательских файлов, то это может занять длительное время (2-3 часа и больше). Поэтому такие файлы лучше хранить на другом разделе (например, диске «D») и запускать его дефрагментацию на ночь.

Производить дефрагментацию рекомендуется только после значительных изменений на диске (удаление/установка нескольких программ и игр), не чаще 1 раза в месяц. Это будет значительно ускорять работу диска (на 15-30% и более).

3. Ссылки

По ссылкам ниже вы можете скачать все необходимые файлы и утилиты для оптимизации и ускорения работы диска.

Если вам понравилась статья, пожалуйста поддержите наш сайт и поделитесь ссылкой на нее в соцсетях

Жесткий диск Western Digital Black WD1003FZEX 1TB
Жесткий диск A-Data Ultimate SU650 240GB
Жесткий диск A-Data Ultimate SU650 120GB

способов упорядочить файлы на рабочем столе Mac

Рабочий стол занимает большую часть экрана, и именно здесь вы будете выполнять большую часть своей работы. Если вы храните файлы — документы, папки и псевдонимы — на рабочем столе, вы можете упорядочить их, чтобы упростить поиск нужных элементов.

Организовать элементы в папки

Вы можете быстро сгруппировать элементы на рабочем столе в папки. Выберите все элементы, которые хотите сгруппировать, щелкните один из элементов, удерживая клавишу Control, затем выберите «Новая папка с выделением».(Заблокированные элементы нельзя сгруппировать.)

См. Раздел «Организация файлов в папках».

Используйте стопки для автоматической организации файлов

Стеки помогают организовать файлы в аккуратные группы на рабочем столе. Вы можете группировать стопки по виду, дате или тегам. Когда вы группируете по типу, все ваши изображения помещаются в одну стопку, презентации — в другую и так далее. Любые новые файлы, которые вы добавляете, сразу же попадают в нужную стопку, что помогает автоматически поддерживать порядок.

См. Развертывание или свертывание стека рабочего стола.

Упорядочивание файлов на рабочем столе

Рабочий стол дает вам множество различных способов упорядочить файлы, над которыми вы работаете. Вы можете отсортировать файлы по имени, виду, дате добавления, размеру, тегам и т. Д. Щелкните рабочий стол, выберите «Просмотр»> «Сортировать по», затем выберите нужный вариант. Если вы хотите контролировать размещение файлов на рабочем столе, оставьте для параметра «Сортировать по» значение «Нет». При желании вы по-прежнему можете аккуратно упорядочить файлы — просто нажмите на рабочий стол, выберите «Просмотр»> «Очистить по», затем выберите, как вы хотите расположить файлы.

См. Выравнивание и изменение размера элементов.

Изменение размера значка, шага сетки, размера текста и т. Д.

Щелкните рабочий стол, выберите «Просмотр»> «Показать параметры просмотра», затем используйте элементы управления для внесения изменений. Вы также можете щелкнуть рабочий стол, удерживая клавишу Control, затем выбрать «Показать параметры просмотра». См. Раздел «Изменение параметров просмотра в Finder».

Дополнительные способы настройки рабочего стола см. В разделе «Изменение настроек Finder».

Совет: Если вы включите iCloud Desktop and Documents, вы можете получить те же элементы рабочего стола на другом Mac, войдя в систему с той же учетной записью iCloud и включив iCloud Desktop и Documents на этом Mac.

11 идей организации цифровых файлов

Представьте, что утром вы собираетесь на работу. Вам нужно найти, что надеть, поэтому вы открываете ящик комода и обнаруживаете три носка, шляпу и свитер. Вы открываете другой ящик, чтобы найти старый праздничный костюм. На поиск одежды уходит так много времени, что ты нервничаешь и опаздываешь.

Ваша одежда, вероятно, более организована, а ваши файлы — нет. Поиск необходимых документов, когда они вам понадобятся, также утомительно и отнимает много времени.Фактически, 57 процентов офисных работников в США говорят, что одна из трех основных проблем — быстрый поиск файлов и документов, согласно недавнему опросу.

Хорошие новости: вы можете сэкономить время и научиться организовывать цифровые файлы, используя несколько передовых методов. Главное — выбрать систему, четко сообщить о ней всем в вашей организации и быть последовательным.

Вот ваше руководство по организации цифровых файлов.

№1. Установите цели для организации цифровых файлов

Организация цифровых файлов может занять вашу жизнь, если вы позволите ей, так что начните с конкретизации того, чего вы хотите достичь.Таким образом вы предотвратите то, что проект займет больше времени и ресурсов, чем вы хотите.

Для начала спросите, кто, когда и как:

• Кто, , должен разбираться в вашей системе организации цифровых файлов? Очевидный ответ — «все», но учитывайте потребности людей, которые не очень разбираются в технологиях, и тех, кто будет получать доступ к вашим файлам лишь изредка.
• Когда вы начнете это и сколько времени вы сможете потратить?
• Как, , вы узнаете, что добились успеха?

Вот пример: «Все 22 сотрудника должны понимать нашу новую организацию цифровых файлов, но особенно писатели и графические дизайнеры, поскольку они создают файлы.Офис-менеджер начнет с того, что потратит на это одну пятницу днем, а затем час или около того каждую неделю. Мы узнаем, сработало ли это, если менеджерам проектов будет проще и быстрее находить самые свежие файлы для проектов клиентов ».

№ 2. Подготовить и получить ввод

Поговорите с руководством вашей организации, чтобы понять их приоритеты. Если у вас есть время, получите информацию от каждый . Вот несколько вопросов для начала:

• Что им нравится и что не нравится в существующей компьютерной файловой системе?
• Что сбивает с толку или что трудно найти?
• Каковы их предложения по организации цифровых файлов? Что им хорошо помогало в прошлом?

Наряду с их данными вам еще понадобится:

• Инструменты: Ваш компьютер и программа для обмена файлами в Интернете.Лучше всего хранить файлы на облачном сервере, а не локально, потому что это проще для всех.
• Расходные материалы: Бумага и ручка для записи заметок или напоминаний (необязательно).
• Время: По крайней мере, два часа, если у вас очень мало файлов. Однако необязательно делать все за один присест — разбейте все на части, чтобы было удобнее.

№ 3. Удалить и заархивировать сначала

Однозначно есть аргумент в пользу сохранения всего на всякий случай, особенно налоговых документов.Но если у вас есть повторяющиеся файлы или документы, на которые вы больше не будете ссылаться, удалите их. Удалите файлы перед тем, как начать регистрацию, чтобы не тратить время на их систематизацию, просто чтобы удалить их позже. Если вы не уверены, следует ли их хранить, поместите их в папку с названием Архив .

№ 4. Упорядочивайте цифровые файлы по имени, дате, проекту или отделу

Теперь вы готовы приступить к организации, но как? Лучший способ организовать файлы на компьютере зависит от вашей организации и ее потребностей.Решите, имеет ли смысл систематизировать файлы по имени, дате, проекту или отделу. После этого лучше всего использовать структуру папок на общем диске, чтобы начать с самых широких категорий для основных папок, а затем конкретизировать подпапки. Вот как это могло бы выглядеть.

Организация по названию

Подходит для: Организации, которые в основном идентифицируют проекты по имени клиента или организации, например маркетинговое или рекламное агентство.

Плюсы: Названия менее двусмысленны, чем другие категории, такие как отрасль или тип продукта. Когда клиент свяжется с вами, легко найти нужную папку.

Минусы: Это может сбивать с толку, если клиент или компания меняют свое имя. Иногда бывает сложно сразу вспомнить, когда вы работали над определенным проектом.

Организация по дате

Подходит для: Организации с большим количеством файлов, привязанных к временным периодам, например компания, оказывающая финансовые услуги.

Плюсы: Легко сосредоточиться на конкретном периоде времени, таком как квартал или финансовый год.

Минусы: Сложнее найти проекты по другим категориям, например по типу проекта.

Организация по проектам

Подходит для: Организации с большим количеством межведомственного сотрудничества — например, менеджер проекта, писатель и графический дизайнер работают вместе над каждым проектом.

Плюсы: Легко найти все, что связано с проектом, включая файлы различных типов, потому что все это собрано в одном месте.

Минусы: Может быть трудно найти связанные проекты, если вы не включите их в структуру именования файлов. Например, рекламное агентство может указать отрасль клиента в именах файлов вместе с названием проекта, чтобы упростить поиск.

Организация по отделам

Подходит для: Организации, в которых отделы довольно разрознены — например, мало взаимодействуют между собой финансы, продажи и обслуживание клиентов.

Плюсов: Каждая команда знает, где искать свои файлы, поэтому поиск выполняется быстрее.

Минусы: Когда отделы действительно сотрудничают, может возникнуть путаница при выборе места для сохранения файлов.

№ 5. Выберите соглашение об именах файлов

После того, как вы определились, как организовать цифровые файлы, решите, как назвать их. Избегайте расплывчатых имен файлов, таких как «draft1.doc» — чем конкретнее вы укажете, тем проще будет поиск. В идеале имена файлов должны быть достаточно подробными, чтобы вы с первого взгляда точно знали, что они собой представляют.

Начните с самой широкой категории в начале имени файла, например года или отдела, а затем уточните.

• Если вы упорядочиваете по дате , , ваша структура имени файла может быть ГГГГ-ММ-ДД (год, месяц, день), за которым следует любая другая информация, которую вы можете найти (например, 2021-06-26_Contoso-Suites_social -медиа-реклама ).
• Если вы упорядочиваете по названию, проекту, или отделу , начните с этого, а затем введите все, что вы можете ввести для поиска (например, Contoso-Suites_social-media-ads_2021 ).

В этих примерах имен файлов используются символы подчеркивания (_) и дефисы (-), но это необязательно. Можно использовать пробелы в именах файлов, но некоторые организации этого не делают, потому что в URL-адресах не может быть пробелов — вы получите сообщение об ошибке. Если вы называете файлы, которые будут размещены на веб-сайте вашей организации, например ваш логотип, избегайте пробелов и специальных символов. Что бы вы ни решили, просто будьте последовательны.

Получите Microsoft Teams бесплатно

Верно, бесплатно.Как в 0 долларов. Совместная работа с такими функциями, как чат, обмен файлами и видеозвонки.

Начни бесплатно

№ 6. Установить систему контроля версий

Мы все были там: «Я использую final_reallyfinal_2.doc или THISONE.doc?»

Самый простой способ — использовать только один файл, сохраненный на общем сервере (а не на чьем-то локальном компьютере), чтобы все могли сотрудничать в режиме реального времени, и не было путаницы в том, какой файл является последним.Используйте текстовый редактор с отслеживаемыми изменениями, чтобы у вас была запись всех правок.

Другой вариант — установить четкий порядок окончаний имен файлов и попросить всю организацию его придерживаться. Это полезно, если вы хотите, чтобы каждый этап процесса отмечался отдельным файлом, но это приводит к большему количеству файлов. Вот пример:

1. Первый черновик: client_project_draft.doc
2. Редакции от клиента: client_project_clientits.doc
3. После внесения изменений: client_project_revision1.doc, revision2 и т. д.
4. После того, как клиент подписался на редактирование: client_project_final.doc

Уловка состоит в том, чтобы не помечать файл как «окончательный», пока он действительно не станет окончательным. По возможности дайте клиенту ограничение по времени для внесения изменений, чтобы избежать бесконечного цикла исправлений.

№ 7. Упорядочить изображения

Есть несколько способов упорядочить изображения, например, по году, событию, проекту или отделу. Возможно, будет полезно использовать ту же систему организации цифровых файлов для ваших фотографий, но это необязательно.Если ваша компания посещает много мероприятий, рассмотрите возможность создания папок для каждого типа событий, например для каждой конференции. Таким образом, если мероприятие носит ежегодный характер, вы сможете легко увидеть, какие изображения вы использовали в предыдущие годы, в одном месте.

Вот пример:

Как и в случае с другими файлами, выберите соглашение об именах изображений и придерживайтесь его. Будьте конкретными и описательными, чтобы упростить поиск изображений. Включите год, месяц и день в имя файла (например, 2021-06-26_spring-tradeshow-booth-backdrop.png ). И повторим еще раз: сохраните изображения в облаке или сделайте резервную копию на флешке.

№ 8. Управление личными или конфиденциальными файлами

Включите защиту данных в свою стратегию организации цифровых файлов. Установите параметры общего доступа к файлам и папкам, чтобы люди за пределами вашей организации (например, клиенты и подрядчики) могли получать доступ только к тому, что им нужно.

Некоторое программное обеспечение дает вам детальный контроль над настройками общего доступа к файлам, чтобы вы могли:

• Установить пароли для файлов и папок.
• Предоставить доступ только для чтения.
• Запретить людям скачивать файлы.

Установите систему, для которой параметры общего доступа будут использоваться для каких файлов. Поделитесь этими рекомендациями со своей командой и разместите их в удобном месте для использования в будущем. Для папок с доступом только для руководства не забудьте отозвать доступ, как только сотрудник увольняется.

№ 9. Упорядочивайте большие объемы файлов по годам или кварталам

Организация тысяч файлов может показаться сложной задачей, но есть инструменты, которые могут вам помочь.Чтобы отсортировать файлы, откройте папку, содержащую все файлы, которые вы хотите упорядочить, щелкните правой кнопкой мыши в папке, выберите Сортировать по , а затем выберите способ сортировки файлов: по имени, дате, типу, размеру. , или теги.

Тогда проще систематизировать компьютерные файлы за определенный временной диапазон. Переместите все из них за один год в отдельную папку. Если хотите, создавайте подпапки для каждого месяца или квартала.

Если вам нужно переименовать много файлов, существуют приложения для массового переименования файлов, некоторые из которых бесплатны.Затем вы можете добавить детали к именам файлов, например год.

Если у вас слишком много папок с годами, вы всегда можете создать папку с названием Архив для папок, созданных более чем несколько лет назад.

№ 10. Расскажите своей организации, как организовать цифровые файлы

Сделайте так, чтобы ваши коллеги могли правильно называть файлы и сохранять их в нужном месте. Вот как:

• Быстро обсудите новые правила организации компьютерных файлов, оставив время для вопросов в конце, или отправьте электронное письмо с инструкциями.
• Опубликуйте инструкции в приложении для группового чата вашей организации.
• Создайте папку шаблона и подпапки, которые можно использовать в качестве примера.

Убедитесь, что все знают, как регулярно создавать резервные копии своих файлов. Сохраняйте файлы в облаке, чтобы они были доступны где угодно. Если людям необходимо сохранять файлы на своих компьютерах, убедитесь, что они сохранили резервную копию.

№ 11. Обслуживание вашей системы

Вы, , можете преуспеть в организации цифровых файлов, а другие — нет, поэтому постарайтесь не переживать по этому поводу.Запланируйте периодическое обслуживание файлов, чтобы переместить неуместные файлы, и мягко объясните людям, где находится правильное место. Или назначьте кого-нибудь из вашей команды куратором по всем вопросам организации файлов. Поощряйте людей сначала спрашивать, а не сохранять что-то не в том месте.

Свяжитесь со своей командой, чтобы узнать, работает ли ваша система организации, и при необходимости внесите необходимые изменения. Наконец, поздравьте себя с завершением грандиозного проекта, который сэкономит вашей организации много времени!

Следующие шаги

Общайтесь и совместно работайте над файлами с помощью бесплатного приложения для группового чата или сразу приступайте к работе с полным набором бизнес-приложений, которые помогут вам оставаться организованными.

Весенняя очистка ПК: автоматическая организация файлов

Единственное, что пугает обычного пользователя ПК, чем «Синий экран смерти», — это «генеральная уборка». Признайтесь: сидеть сложа руки и выгружать файл за файлом на свой компьютер, не беспокоясь о том, чтобы все организовать, — это слишком просто. И это усложняет вам организацию в дальнейшем.

Не волнуйтесь — вы не одиноки.

Вы можете использовать множество различных методов, чтобы освободить вашу систему от беспорядка.Некоторые из ваших опций встроены в саму Windows (я буду использовать Windows 7 в качестве основы для этих советов), но несколько бесплатных приложений тоже могут помочь. Давайте начнем путь к свободе ПК!

Найдите беспорядочные папки

SpaceSniffer дает вам хорошее представление о том, как вы используете место на жестком диске. Что является источником беспорядка? В зависимости от того, как вы организовали файловую систему, вам может понадобиться очистить только одну папку или весь диск целиком. Первый шаг к чистоте ПК — это осознание природы проблемы.Начните с небольшого приложения под названием SpaceSniffer.

SpaceSniffer дает вам визуальное представление о свободном (или полном) пространстве вашего жесткого диска с помощью прямоугольников, показывающих, сколько места занимают папки. Предположим, вы видите, что ваша папка Users yournamehere содержит гигабайты информации. Это помогает сузить источник беспорядка, но вам следует копнуть еще немного.

Двойной щелчок по указанной папке переводит вас на один уровень глубже в беспорядок, и каждый последующий щелчок по вложенной папке дает вам новую визуальную проверку того, сколько места вы уступаете, на основе содержимого выбранного элемента.Встроенное поле фильтра позволяет исключить или учитывать только определенные типы файлов из поиска, используя подстановочный знак (например, * .jpg) или вертикальную черту (как в | * .jpg) соответственно.

Duplicate File Finder работает так, как следует из названия, но беспорядок определяется не только используемым пространством: что, если, без вашего ведома, ваша машина сохранит все, что вы редактируете или загружаете, в множестве разных мест на протяжении всей жизни вашей системы? Несомненно, в какой-то момент должно появиться дублирование усилий.Чтобы проверить наличие этой проблемы, возьмите бесплатное приложение Auslogics Duplicate File Finder.

Как следует из названия, Duplicate File Finder дает вам сверхлегкий метод сканирования любой папки на вашем диске (или всего диска) на наличие дубликатов файлов на основе ряда критериев. Программа может сопоставлять файлы по имени, размеру или дате и времени создания (или их комбинации). Вы также можете указать типы файлов, которые должно искать приложение, что удобно, если вы знаете, что, например, ваш гигантский каталог изображений содержит повторяющиеся файлы изображений, размер которых вы изменили до разных размеров.Возможно, наиболее полезной функцией является возможность Duplicate File Finder игнорировать файлы с заданным размером, поэтому вы можете в первую очередь сосредоточиться на больших файлах.

Уберите беспорядок с помощью символических ссылок

Теперь, когда вы определили кеши нежелательных данных в своей системе, вы можете сократить цифровую катастрофу до управляемого уровня.

Во-первых, ручной метод: вместо того, чтобы разбрасывать папки повсюду в папке «Пользователи», в папке Windows, на рабочем столе или в любом другом месте, о котором вы можете подумать, вы должны стать мастером одной папки.Правильно — всего одна папка.

Ваша новая организационная система запускается в папке «Пользователи». Да, в этой папке могут быть вложенные папки. Но вы должны иметь возможность взглянуть на свою систему и быстро определить одну папку, которую вам нужно будет скопировать, если ваш дом горит, или, что более реалистично, если вы выполняете резервное копирование и хотите перехватить только важные файлы, которые вы создается на ПК вместо, скажем, всего диска C: Итак, одна папка — и, как оказалось, папка «Пользователи» Windows 7 — отличный кандидат.

Теперь предположим, что вы качаете два жестких диска в своей системе и хотите поместить все ваши загруженные файлы на второй свободный диск вместо того, который содержит основной раздел Windows. Эта установка разрушает концепцию одной папки: вы просто вернетесь в Clutterville, если вы сбросите все свои видео на диск D: вместо использования папки Windows 7 Users, названной именно для этой цели.

Вы можете создавать символические ссылки в командной строке. Вот где в игру вступают красота и мощь функции символических ссылок Windows.Запустите командную строку (нажмите Пуск, введите CMD в поле поиска, удерживайте Ctrl-Shift, и нажмите Введите ) и введите следующее:

mklink / d c: usersyournamehereonefoldervideos d:

Пока не нажимайте Enter, я объясню, что именно означает эта строка.

В этом случае вы создадите связь между всем диском D: (или любой папкой, которую вы хотите на диске D :, просто отредактируйте ссылку) и папкой с видео, которую вы будете создавать под своим новым диском. иерархия папок.Если вы перейдете к последнему, вы увидите, что ваши видеофайлы выглядят так, как если бы они были там все время. На самом деле они по-прежнему находятся на вашем диске D :, но вы можете получить к ним доступ через новую файловую организацию.

Одно предостережение: команда «mklink» создает каталог, поэтому вы не можете использовать его для таргетинга на уже существующие каталоги — именно поэтому эта строка не просто указывает на каталог видео Users yournamehere . Если вы хотите это сделать, удалите всю папку с видео, прежде чем создавать символическую ссылку.

Автоматическая организация файлов с помощью DropIt

Теперь нужно много работать только для того, чтобы ваши файлы были организованы, но вы можете автоматизировать свою жизнь, чтобы немного упростить очистку.

Вот DropIt в действии. Начните с приобретения потрясающего приложения с открытым исходным кодом под названием DropIt. То, что он делает для файловых иерархий, просто гениально. Приложение создает единую папку на вашем рабочем столе — почтовый ящик, если хотите, — которую вы будете использовать в качестве гигантского центра обработки всех ваших файлов. Это своего рода лоток для данных: используя правила, которые вы установили в приложении (например, «Переместить все файлы MP3 в мою музыкальную директорию»), он автоматически сортирует все, что вы отправляете, и выгружает файлы в нужное место. на вашем жестком диске.(И вот бонусный совет: зайдите в Psycho Folder, чтобы применить такую ​​автоматическую фильтрацию к любой папке на вашем компьютере.)

Поддерживайте управляемый уровень грязи с помощью Autodelete.Next — это бесплатное приложение Cyber-D’s Autodelete. Верно, это радикальная мера, но это приложение — отличный способ избавить ваши папки от ненужных вещей. В этом приложении вы выбираете папки в своей системе, а затем указываете временной интервал; любые файлы, у которых истек срок действия сортировки (судя по датам их создания, модификации или последнего доступа), удаляются.Приложение может либо безвозвратно удалять файлы, либо отправлять их в корзину, а также обрабатывает подпапки (и удаляет пустые) в соответствии с вашими указаниями.

Наконец, если вы обнаружите, что у вас есть много новых мест для размещения файлов, но нет хорошего способа идентифицировать сами файлы значимым и последовательным образом, два приложения могут помочь вам в вашей задаче: Advanced Renamer и AmoK EXIF ​​Sorter 32-bit или 64-битный.

Пакетное переименование файлов с помощью Advanced Renamer. Advanced Renamer позволяет быстро и легко переименовывать целый ряд файлов с гораздо большей настройкой, чем вы когда-либо найдете в Windows.После запуска приложения вы добавляете целевые файлы в окно с правой стороны, а затем выполняете все свои настройки, включая массовые изменения регистра, переименование в соответствии с тегами (такими как ширина или высота изображения) и находите Команды / replace / move для отдельных символов в пределах уже существующего имени файла — слева.

Сортировщик EXIF ​​

AmoK похож на концепцию, но он нацелен на то, чтобы помочь вам переименовать изображения с помощью информации, взятой из базовой информации EXIF ​​изображения.Но это не все. В дополнение к дополнительным настройкам, которые вы получаете для того, что на самом деле называются файлы, приложение поможет вам организовать указанные изображения в папки на основе любой выбранной вами информации EXIF ​​- вы можете организовать свою основную папку «Изображения» с подпапками с датами, когда фотографии были снятый, тип камеры, которые вы использовали, любые ключевые слова, которые вы добавили к снимку, и т. д.

Самый сложный шаг в процессе реорганизации грязного компьютера — это первый: развить силу воли, чтобы захотеть что-то изменить.Я показал вам несколько мощных инструментов и методов, которые помогут вывести вашу систему из загроможденной в чистую за день работы, если это так. Однако помните, что вы должны постоянно заботиться о комфорте своего компьютера — иначе мы увидим вас в следующем году с совершенно новым пакетом чистящих средств для грязных внутренностей вашего ПК.

Введение в использование диска для организации файлов

В этом упражнении вы будете использовать Google Диск для хранения и организации файлов.

Google Диск позволяет хранить, получать доступ и обмениваться файлами, такими как документы, слайд-шоу, формы и фотографии в одном центральном месте.

Файлы Google Диска хранятся не на одном компьютере, а в облаке, безопасное место в Интернете, где вы можете сохранить важную информацию.

После того, как что-то сохранено в облаке, вы можете легко получить к нему доступ с любого компьютера, смартфона, или планшет с доступом в Интернет.

Файлы, хранящиеся на Google Диске, не потеряются, даже если ваш компьютер выйдет из строя.

Просто перезагрузите компьютер или войдите в систему на другом компьютере или устройстве, чтобы найти свои файлы в Интернете.

Этот пример продемонстрирует, как сохранять и систематизировать школьные проекты и задания. но вы также можете использовать Диск для хранения материалов для: Комитеты или клубы Творческие проекты Спортивные команды Волонтерские организации И многое другое На этом уроке вы создадите систему организации для школьных файлов.

Это упростит вам поиск заданий, отслеживание сроков выполнения и следите за своими школьными занятиями.

По завершении этого проекта на Google Диске вы: Создавайте папки для классов и проектов, Устанавливайте и меняйте цвета папок, Переименовывать файлы и папки, удалять, перемещать и загружать файлы, Делитесь файлами с одноклассником и добавьте файл одноклассника на свой Диск Чтобы выполнить это действие, сначала войдите в свою учетную запись Google.

Откройте новую вкладку в своем браузере и войдите в систему сейчас.

Если у вас нет учетной записи Google, создайте ее перед началом этого урока.

Затем откройте Google Диск.

Создайте новую папку для хранения файлов и папок для этого урока.

Назовите его «Практика организации файлов на Диске».

Затем добавьте файлы на Диск.

Щелкните по двенадцати ссылкам на начальный проект рядом с этим видео и скопируйте каждый проект.

Это школьные заметки, задания и другие материалы для пяти классов: истории, биологии, Испанский язык, литература и математика.

Вы систематизируете их на этом уроке.

Вернитесь на вкладку браузера Google Диска.

Найдите файлы, выполнив поиск по именам файлов или пролистав Диск.

Обратите внимание, что имя каждого скопированного файла начинается со слов «Копия прикладных цифровых навыков».»

Переместите все файлы в папку «Практика организации файлов на Диске».

Как только все файлы будут перемещены в папку, щелкните каждый файл и переименуйте его.

Удалите слова «копия прикладных цифровых навыков» из каждого имени файла.

Файлы будут храниться на Диске под новым именем.

Файлы учебных заведений теперь хранятся на вашем Диске, но они не организованы.

Перейдите к следующему видео, чтобы начать систематизацию.

Теперь ваша очередь: создать новую папку на Диске и присвоить ей ярлык. «Практика организации файлов на Диске».

Щелкните ссылку каждого начального проекта, чтобы скопировать файлы.

Найдите скопированные файлы на Google Диске и переместите их в папку «Практика организации файлов». на Диске ».

Переименуйте файлы, удалив слова «копия Applied Digital Skills».

И переходим к следующему видео.

Как организовать свой Google Диск

Google Диск — это критически важный компонент , лежащий в основе вашего опыта работы с Google Workspace (G Suite).

С помощью Google Drive вы можете хранить все файлы, которые вам нужны, чтобы держать сотрудников в курсе и вовлекать их в единую безопасную среду. Более того, вы можете получить доступ к этим важным документам с любого устройства, а также редактировать и комментировать документы в команде.

Единственная проблема в том, что чем больше члены вашей команды привыкают использовать Google Диск для хранения своей важной работы, тем больше беспорядка вы получите в облаке. В мгновение ока вы можете обнаружить, что на вашем Диске хранятся тысячи файлов, а это означает, что вам придется бороться с тем, чтобы все было правильно организовано.

Хорошие новости? В Google Диске есть множество полезных функций, которые могут сэкономить вам решающее время при организации вашего контента. Вы можете делать все, от цветовой кодировки папок до создания отдельных рабочих пространств на основе того, что вы используете чаще всего.

Если на вашем Google Диске возникла неразбериха, следующие советы помогут вам восстановить все в порядке.

Приступим.

1. Начать со структурой папки
2. Реализовать немного цвета
3. Стандартизируйте вашу систему
4. Обновите свои правила именования
5. Используйте свои подпапки
6. Использовать список и звезды
7. Регулярно проверяйте свой Google Диск
8. Попробуйте Google Workspaces
9. Мастер расширенного поиска
10. Учитывать ярлыки

Лучший способ начать улучшать среду Google Диска — создать чистую структуру папок.Самый простой способ начать с этого — создать папку для каждой категории работ в вашем бизнесе. Вы также можете создавать подпапки для разных категорий.

Если ваша работа в системе Google Диска не попадает в отдельную категорию, вы можете использовать папку «без категорий» для дополнительных материалов. Просто убедитесь, что ваша папка без категорий не стала местом по умолчанию для всего вашего хранилища, иначе вы можете столкнуться с еще большим объемом информации.

После того, как вы настроили все свои папки, поручите кому-нибудь из вашей команды просматривать эти папки раз в неделю и проверять, все ли находится на своих местах.Человек, проверяющий ваши папки, также должен иметь возможность добавлять новые папки и подпапки, когда это необходимо.

Разве вы не находите, что легче рассортировать вещи, когда вы их кодируете цветом? К счастью, Google Диск позволяет вам выделять цвета для папок, чтобы просматривать документы быстрее и чище. Например, у вас может быть работа из вашей маркетинговой группы, выделенная синим цветом, а затем работа из вашей группы продаж, выделенная красным, это полностью зависит от вас.

Другой альтернативой может быть выделение папок в зависимости от того, когда была выполнена работа.Например, апрель может быть оранжевым, а май — желтым. Таким образом, члены вашей команды могут мгновенно найти то, что им нужно, просто просканировав свой Диск, им даже не нужно беспокоиться о чтении имен в ваших папках.

Чтобы изменить цвет папки на Google Диске, щелкните стрелку справа от имени папки, затем выберите параметр «изменить цвет».

Достаточно сложно управлять множеством виртуальных документов и работать в быстро развивающемся бизнесе.Меньше всего вам нужно, чтобы ваша система стала еще более сложной, потому что вы имеете дело с файлами, которые разбросаны по разным платформам, таким как Google Диск, Evernote и Dropbox.

Убедитесь, что все ваши сотрудники согласны с тем, что вы собираетесь использовать Google Диск в качестве основного хранилища. Вы также можете импортировать элементы, которые хотите сохранить на своем Google Диске, из других систем, если хотите, чтобы вы могли быть уверены, что предыдущий контент не пропадет. Просто убедитесь, что вы очистили свои папки, прежде чем перемещать их на Google Диск.В противном случае вам придется справляться с большим количеством беспорядка.

Сообщите своим сотрудникам, что если у них возникнут проблемы с системой Drive, они могут обратиться к вам за советом, а не просто использовать другой инструмент.

Изменение цвета папок может упростить поиск содержимого без чтения имен файлов. Однако это не означает, что вы должны позволить своим соглашениям об именах отходить на второй план. Подумайте, как вы собираетесь называть все свои документы, чтобы облегчить жизнь членам вашей команды.Например, если вы много работаете в соответствии с приближающимися сроками и проектами, основанными на данных, размещение даты на вашем имени может быть хорошей идеей.

Например, у вас может быть папка с именем [Апрель] [Деловые встречи]. Если вам нужно несколько папок в течение одного месяца, вы можете добавить более точную дату к именам подпапок в основной папке. Благодаря этому членам вашей команды будет проще сразу найти нужную категорию работы, а затем переключиться в подпапку.

Если у вас на Google Диске много папок с плохими именами, возможно, вам потребуется время, чтобы просмотреть все и изменить имена.Чтобы переименовать документ, выделите имя на Диске, затем щелкните три точки справа. Выберите и переименуйте отсюда.

Подпапки имеют решающее значение для хорошей организации вашего Google Диска. Наличие папки для всей работы, которую вы проделали в апреле, означает, что членам вашей команды будет легче находить своевременную информацию, которая им нужна. Однако, если в апреле вам нужно было работать над различными проектами по маркетингу, финансам, дизайну продуктов и т. Д., То разделение этих документов на отдельные подпапки упростит поиск информации.

Ваша цель при организации папок на Google Диске должна заключаться в том, чтобы заставить ваших сотрудников как можно меньше выполнять прокрутку при поиске. Они должны быть в состоянии найти то, что им нужно, с помощью быстрого поиска или пары щелчков мышью.

Только будьте осторожны, чтобы не переборщить с подпапками. Вам не нужна отдельная подпапка для каждой части работы, проделанной в течение месяца, которую вы пытаетесь организовать. Если во вложенной папке всего один или два файла, спросите себя, нужно ли это.

Если вам нужно быстро отсортировать файлы и папки, вы обнаружите, что часто намного проще использовать представление в виде списка вместо представления в виде сетки. Это связано с тем, что строка, в которой отображаются документы, меньше, а это означает, что вы можете сканировать сразу несколько файлов. Вы можете переключаться между режимами сетки и списка, используя значок в правом верхнем углу Google Диска.

Помните, что вы также можете упростить поиск по содержанию, отметив файлы, которые вы не хотите терять из виду.Найдите имя файла, который нужно отслеживать, и щелкните его правой кнопкой мыши. Щелкните часть меню с надписью «добавить в помеченные».

Когда ваша звездочка будет добавлена ​​к вашему документу, к файлу будет добавлена ​​яркая звездочка, которая будет выделяться при сканировании документов. Вы также можете щелкнуть вкладку «Помеченные» в левой части страницы, чтобы увидеть сразу все отмеченные вами документы.

Не забудьте убрать звездочки со своей работы, когда закончите работу над проектом, чтобы не загромождать свой Диск слишком большим количеством «особых» документов.

Среди тысяч документов и папок, которые вы загружаете на Google Диск каждый год, найдутся, по крайней мере, некоторые, от которых вы сможете избавиться через некоторое время. Старые документы для проектов, над которыми вы закончили работу много лет назад, можно вместо этого удалить или переместить в «архивную» папку.

Каждый месяц выделяйте немного времени, чтобы вы могли поискать в своих документах и ​​убедиться, что вы избавились от всего, что вам не нужно. Если вы еще не уверены, что хотите избавиться от определенных файлов, поговорите об этом со своим руководителем.Возможно, вы можете создать отдельное хранилище для контента «на всякий случай».

Щелкните правой кнопкой мыши файл на Google Диске и нажмите «удалить», чтобы удалить его.

Страница приоритета Диска Google была захватывающим дополнением к G-Suite и фантастическим инструментом для людей, которые хотят оставаться организованными. Приоритет, расположенный над кнопкой «Мой диск», дает вам доступ ко всем важным файлам, которые вы недавно использовали. Вы также можете сделать свою страницу приоритета домашней страницей по умолчанию для Google Диска.

Priority использует машинное обучение, чтобы определить, какие файлы вам могут понадобиться в следующий раз. Ниже приоритета вы также можете получить доступ к рабочим областям, что позволяет вам создавать коллекцию важных файлов в одном месте. Страница приоритета поможет с организацией ваших файлов в рабочие области. Хорошая новость заключается в том, что перемещение файлов в рабочую область не повлияет на их место хранения или разрешения. Вместо этого он просто дает вам возможность найти нужные документы намного быстрее.

В рабочих областях вы также сможете увидеть интеллектуальные предложения различных частей связанного контента, которые вы можете сгруппировать вместе для упрощения организации.

Еще один важный инструмент, который нужно использовать на Google Диске, — это опция расширенного поиска. Даже если вам сложно оптимизировать свой Google Диск, вы все равно можете положиться на современные поисковые решения Google, которые помогут вам.

Все, что вам нужно сделать, это ввести запрос в строку поиска вверху страницы, чтобы найти то, что вам нужно. Если вы хотите выйти за рамки основных параметров поиска, вы можете щелкнуть стрелку раскрывающегося списка, чтобы выполнить поиск по таким фильтрам, как владелец, ключевые слова и даты.

Если вы точно знаете, когда ваш последний файл был изменен, вы также можете искать свои документы по времени.

Наконец, команда Google Workspace (G Suite) постоянно работает над улучшением способов публикации и организации вашего контента на Google Диске. Это привело к недавнему анонсу быстрых клавиш Google Диска. Это файлы, которые действуют как указатели, помогающие найти другие файлы в среде Google Диска. Вы можете размещать файлы ярлыков где угодно на вашем Google Диске, в том числе на общих дисках.

Теперь общедоступные ярлыки позволяют управлять контентом с помощью быстрых ссылок на инструменты, которые могут больше всего понадобиться вашим сотрудникам. Например, вы можете создать ярлыки для своей маркетинговой политики и политики продаж для членов вашей команды.

Удачи Организуйте свой драйв

Есть большая вероятность, что ваш Диск не оказался завален беспорядком в течение дня, так что вам, вероятно, понадобится больше времени, чем несколько часов, чтобы разобраться во всем. Организация вашего Google Диска означает не только научиться максимально эффективно использовать различные инструменты в среде Google, но и убедиться, что у вас есть правильные политики, которыми будут руководствоваться члены вашей команды.

Хорошая новость заключается в том, что приведенные выше советы помогут вам устранить некоторые из наиболее распространенных проблем, возникающих при организации и поиске файлов. Если вы возьмете на себя обязательство регулярно обновлять и улучшать свою систему хранения, вы сразу же перейдете к более чистому диску.

По-прежнему нужна помощь в использовании G-Suite по максимуму? Ознакомьтесь с нашими руководствами здесь, в Apps Admins, или обратитесь к нам за индивидуальными услугами администратора сегодня!

10 советов по очистке для организации и экономии места на жестком диске

Если ваш компьютер в наши дни работает медленнее или зависает, когда у вас работает слишком много программ, вам может потребоваться реорганизация жесткого диска.

Даже если ваш компьютер сейчас работает без сбоев, все же полезно знать все методы экономии места, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что ваш компьютер чист, прост в навигации и находится в наилучшем состоянии.

Прежде чем вы начнете, давайте посмотрим, какое дисковое пространство вы используете в данный момент и сколько свободного дискового пространства у вас доступно.

Откройте Мой компьютер (XP) или Компьютер (Vista), затем щелкните правой кнопкой мыши « C Drive » и выберите Properties .

На вкладке «Общие» должна отображаться круговая диаграмма и информация о количестве свободного места, доступного в настоящее время на жестком диске, как на следующем снимке экрана:

Если у вас меньше свободного места, чем использованное, важно убедиться, что вы увеличиваете производительность своего компьютера, очищая диск. Вот десять способов очистить, организовать и сэкономить место на жестком диске вашего компьютера.

1.Очистка диска

Если диалоговое окно Properties вашего накопителя не открыто, откройте его (как показано выше) и выберите General Tab , затем нажмите кнопку Disk Cleanup .

После того, как эта функция просканирует ваш компьютер на предмет доступного места, она представит вам другое диалоговое окно. Здесь вы можете просмотреть файлы, которые в настоящее время доступны для удаления, не вызывая проблем в вашей системе. Эти типы файлов включают: временные файлы Интернета, корзину и даже могут сжимать ваши старые файлы.Вы можете щелкнуть каждый элемент и просмотреть краткое описание того, для чего они предназначены и почему они находятся в вашей системе. Если он говорит: «Вы можете безопасно удалить эти файлы», обязательно отметьте эти элементы.

Для любых других предметов вам нужно будет действовать по своему усмотрению, поскольку после их удаления они больше не будут доступны. Отметив файлы, которые вы хотите удалить, нажмите Очистить .

2. Дефрагментация компьютера

В диалоговом окне «Свойства», которое вы извлекли, щелкнув правой кнопкой мыши папку «С-диск», перейдите на вкладку «Инструменты».Нажмите кнопку «Defrag Now», и ваш компьютер проанализирует пространство и информацию на вашем жестком диске. После этого он сообщит вам, если вам нужно дефрагментировать. Если он рекомендует дефрагментировать, сделайте это. Ничего не будет удалено, но ваш компьютер максимально использует всю имеющуюся на нем информацию путем реорганизации файлов.

3. Удалите старые или неиспользуемые файлы программ

Перейдите в панель управления (нажмите Пуск \ Панель управления) , затем нажмите Установка и удаление программ .

Вашему компьютеру может потребоваться пара минут, чтобы отобразить список установленных в данный момент программных файлов. После того, как он составит список, просмотрите его и внимательно посмотрите, сколько места занимает каждая программа, как часто вы используете каждую программу, от какой компании она была загружена, и название программы. Не удаляйте программы, о которых вы не подозреваете. Возможно, это очень важная программа Windows, о которой вы не знаете, что она работает для обеспечения правильной работы компьютера.Но если есть старые неиспользуемые программы, которые вы не планируете больше использовать или в которых нет необходимости, удалите эти программы.

4. Купите второй жесткий диск

Добавление второго жесткого диска — отличный способ увеличить емкость хранилища и помочь организовать дисковое пространство на вашем компьютере. Это позволит вам сэкономить место на вашем диске C, перенося папки и редко используемые файлы, к которым вы, возможно, захотите получить доступ позже, на второй жесткий диск.

Еще одно отличное применение при добавлении второго жесткого диска — это резервное копирование.Создав резервную копию своей системы (или создав образ) на втором жестком диске, если вам когда-нибудь понадобится восстановить операционную систему, вы можете просто восстановить ее из резервной копии и быстро приступить к работе. Также это отличный способ восстановить файлы и папки, которые вы, возможно, удалили при очистке жесткого диска. ; -)

5. Застегните!

Архивирование ваших файлов — это, по сути, способ сжатия ваших файлов в очень, очень маленькие файлы, сохраняя при этом легкий доступ к ним, если они вам когда-либо понадобятся.Есть много способов сделать это, но наиболее распространенный и простой способ — использовать встроенную в Windows утилиту zip или такую ​​программу, как 7-Zip.

Хорошие файлы для архивирования — это важные документы и файлы, к которым не нужно обращаться очень часто. Если вам нужны эти файлы хотя бы раз в месяц, не архивируйте их, потому что будет сложно постоянно открывать их резервные копии. Возьмите файлы, которые вам не нужны постоянно, заархивируйте их в соответствующие папки и удалите оригиналы.В любое время, когда вам нужно использовать файлы, просто распакуйте содержимое папок и наслаждайтесь!

6. Сохранение на USB-накопитель

Сохранение файлов на USB-накопитель — отличное решение для архивирования файлов и папок, которые вам не нужны постоянно. Благодаря их портативности вы можете легко подключить USB-накопитель, когда это необходимо, и мгновенно увеличить объем памяти вашего компьютера. Объединение файлов, заархивированных на USB-накопитель, также является отличным решением для резервного копирования.

После того, как вы скопировали элементы, которые вам не нужны на вашем компьютере, вы можете вернуться и удалить все файлы со своего компьютера.

7. Очистка и систематизация музыкальных файлов

Музыкальные файлы занимают невероятно много места на вашем компьютере. Перенеся эти файлы на внешний диск, заархивировав их или записав все на диски с данными, вы освободите непомерно много места.

8. Удалите файлы со своего рабочего стола

Из-за слишком большого количества файлов на рабочем столе все может казаться загроможденным и навязчивым.Если вы работаете на компьютере или используете его в любое время, вы почувствуете тепло и нечеткость внутри, удалив или переместив файлы со своего рабочего стола и поместив их в файлы в своих «Моих документах». или другие каталоги на вашем компьютере. Это также поможет вам получить доступ к файлам более интуитивно и упорядоченно.

9. Закладки браузера

Это не обязательно связано с вашим жестким диском, но приятно иметь хороший набор организованных, хорошо названных и описательных закладок в предпочитаемом вами браузере.Откройте свои закладки и правильно озаглавьте, организуйте по папкам, удалите неиспользуемые ссылки и просмотрите все свои книжные пометки. Это также займет некоторое время, но, вероятно, сэкономит ваше время в долгосрочной перспективе, поскольку вы сможете быстро и легко находить нужные сайты.

10. Удаление, переименование и систематизация папок

На вашем компьютере папка верхнего уровня должна быть: «Мои документы», «Мои изображения», «Моя музыка», «Программные файлы», «Временные файлы» и «Windows» (или любое другое имя или обозначение операционной системы, указанное здесь.) Могут быть и другие, в зависимости от того, что вы загрузили в свою систему, например PHP, APACHE или другие.

В этих папках вы должны сделать все возможное, чтобы организовать, удалить, переименовать и установить приоритеты для ваших файлов, чтобы вы могли получить к ним как можно более легкий и интуитивно понятный доступ. Это может занять некоторое время, но в конечном итоге сэкономит ваше время; вместо того, чтобы искать файл или папку по всему компьютеру, вы будете точно знать, где они находятся. Кроме того, при этом вы можете найти папки и / или файлы, которые можно безопасно удалить.ЗАПРЕЩАЕТСЯ удалять какие-либо файлы или папки в вашей Windows или другом каталоге операционной системы. Фактически, даже не заходите в эту папку, если у вас нет опыта администрирования компьютера.

Автор — Кристина Фриман — внештатный веб-дизайнер, графический дизайнер и писатель. В настоящее время она пишет руководства по веб-дизайну и пишет информацию в своем блоге Design-Niche. Новости технологий в ее блоге, посвященном нишевым технологиям. Обзоры CMS, новости и руководства по ее Joomla CMS-Учебники, Новости, Руководства, My Story Blog

Лучший способ организовать ваши файлы и папки

Если вы похожи на обычного человека, у вас, вероятно, есть несколько «неофициальных» мест для различных файлов, бумаг и документов, которые входят в вашу жизнь.

Ваш стол — вероятный кандидат, как и ваш кухонный стол — и, конечно же, есть самое дно вашего рюкзака, где документы умирают и никогда не возвращаются.

Что ж, приготовься поцеловать свою среднестатистичность — и все безобразия в этих местах — до свидания.

Направляя объединенную духовную энергию Мари Кондо и Лесли Ноуп, я создал это руководство, которое покажет вам, как легко организовать всех ваших файлов, документов и бумаг.

Мы начнем с того, что выясним, какие из ваших файлов должны быть на бумаге (а не на вашем компьютере).Затем мы поговорим о том, как организовать и обработать эти файлы с помощью системы трех расположений . Наконец, мы разберемся, как начать оцифровку файлов.

Приступим.

Физические и цифровые: как хранить файлы?

Послушайте, это 2019 год. Мы больше не записываем номера телефонов наших друзей на ролодексах, и когда телефонная компания оставляет сегодня телефонную книгу у нас на пороге, мы сердито твитнем на них за разрушение окружающей среды.

Итак … стоит ли вообще говорить о том, как организовать физические файлы? Разве мы не должны отказаться от бумажных документов?

Ну, если вы хоть немного похожи на меня, ответ: «в основном да».

Всякий раз, когда я получаю лист бумаги, я в первую очередь побеждаю:

1. Утилизировать его (это происходит с большей частью получаемой мной почты)
2. Оцифровать его… а затем переработать (или измельчить)

Я не люблю держать в жизни много бумаги.Я бы предпочел хранить все свои файлы в облаке, где они не занимают места и будут доступны на всех моих устройствах.

Однако есть определенные вещи, которые просто необходимо хранить в физической форме. Итак, пока мы все не выясним, как загрузить наше сознание в компьютеры и принять полностью смоделированное существование (при условии, что мы еще этого не делаем — cue X-Files music), вот некоторые документы, которые вы должны убедиться, что вы держите под рукой:

Документы, которые необходимо сохранить на бумаге

Храните все эти документы в своей физической файловой системе:

• Документы, удостоверяющие личность и паспорта
• Свидетельство о рождении
• Карты социального страхования
• Бизнес-лицензии (если вы иметь бизнес)
• Свидетельство о браке (если вы состоите в браке)
• Право собственности на автомобиль, кредитные и регистрационные документы
• Документы на дом и ипотечные документы
• Завещания и завещания

Если вы студент, вы может не иметь сейчас много таких документов; однако вы, вероятно, приобретете некоторые из них в будущем, и вам понадобится безопасное место для их хранения.

Кроме того, вы можете захотеть сохранить около сентиментальных документов — вырезок из газетных статей, в которых вы упоминались или написали сами, особые поздравительные открытки, рисунки мелками от вашего младшего брата и тому подобное.

Что бы это ни было, используйте следующую систему для его организации и хранения.

Трехместная система для организации файлов

Когда дело доходит до организации физических файлов, я использую простую систему, которая состоит из трех мест:

1. Главный файловый ящик
2. Входящие
3. Переносная папка для файлов

Есть пару других дополнительных мест, которые вы можете добавить в свою систему (о которых я расскажу позже), но эти три покроют подавляющее большинство ваших потребностей.

Главный файловый ящик

Главный файловый ящик — это место, где в конечном итоге должна оказаться большая часть ваших физических файлов (если вы не собираетесь их оцифровывать).

Если у вас есть лот и бумаг, которые вам нужно хранить, вы можете купить для этой цели шкаф с несколькими выдвижными ящиками; однако я считаю, что мне более чем достаточно одного ящика для файлов.

Этот файловый ящик предназначен для хранения висящих папок, каждая из которых имеет метку. Большинство подвесных папок поставляются с этикетками.

Теперь, когда вы создаете здесь свою структуру, неплохо попытаться придерживаться «древовидной» структуры, которую вы использовали для своих цифровых файлов.

Используйте каждую подвесную папку как папку верхнего уровня. Это может быть все, что вам нужно; если вы похожи на меня, у вас не будет тонны физических файлов, и вам не нужно будет углубляться.

Если вам все же нужно углубиться, у вас есть несколько вариантов. Во-первых, просто поместите нескольких обычных папок в ваши подвесные папки.

У меня действительно есть пример для этого; мой домовладелец оставил целую коробку для документов в доме, который я снимаю, потому что она в высшей степени организована (честно говоря, она должна была писать эту статью вместо меня).

Каждая подвесная папка — это просто буква алфавита; в каждом есть папка для каждой части дома — гаражной двери, системы безопасности, холодильника и т. д.

Другой метод — использовать листы бумаги для принтера в качестве разделителей, а затем прикрепить липкие флажки к краям каждой для создания этикеток, которые выступают из остальной части ваших бумаг.

Вы также можете использовать более толстую плотную бумагу, если хотите, чтобы эти разделители казались более прочными, чем обычная бумага.

Добавление липкого флажка к листу бумаги создает полезный разделитель для разных типов файлов.

Этот метод не так хорош, как использование папок внутри папок, поскольку этот метод позволяет вам извлечь определенную папку, когда вам нужно с ней работать. Однако он дешевле и занимает меньше места.

Входящие

Будьте честны со мной: когда вы получаете письмо, которое нужно поместить в ваш файловый ящик, как часто вы сразу же открываете этот файловый ящик и кладете его в нужное место?

Могу поспорить, что это не в 100% случаев, и что ваш кухонный стол часто используется как удобное место для того, чтобы бросить вещи, с которыми «разберутся позже».

Вот в чем дело: Это нормально. Вам, вероятно, не следует открывать ящик с файлами и находить точную папку для каждого файла, который вы получаете, в тот момент, когда вы его получаете. Гораздо эффективнее иметь определенное время, заблокированное для обработки всех ваших неорганизованных файлов, почты, загадочных сообщений, написанных вырезанными буквами из журнала и прибитых к вашей двери и т. Д.

Однако ваш кухонный стол этого не делает. заслуживают тем временем стать свалкой для всех этих вещей.Это работа для вашего ящика входящих сообщений .

Почтовый ящик — это простой лоток (или стопка лотков, если вы хотите что-то необычное), который стоит на вашем столе. Всякий раз, когда вы получаете что-то, что нужно обработать позже, вы кладете это во входящие. Там он будет ждать обработки.

Не реже одного раза в неделю просматривайте все во входящем ящике и решайте, что нужно делать с каждым предметом — разбираться с ним (если он представляет собой задачу, например, счет за воду), оцифровывать, перерабатывать или складывать в вашу основную файловую систему.

Переносимая файловая папка

Последний кусочек головоломки вашей физической файловой организации — тот, который путешествует с вами.

Когда вы находитесь вне дома, вдали от папки с файлами и входящих сообщений, вам все равно нужен способ хранить все бумаги, которые вы получаете на работе, в классе или от того парня за пределами вашей местной кофейни, который держит свой «Конец» скоро ».

Теперь, в зависимости от типа работы, которую вы выполняете, и занятий, которые вы посещаете, ваша переносная папка с файлами может функционировать как переносной почтовый ящик (который вы регулярно очищаете) или как мини-ящик для файлов , в котором фактически хранятся документы в течение значительного количества времени.

Если вы похожи на меня, у вас нет бумажных документов, которые нужно было бы носить с собой. Вы можете носить с собой физический блокнот (может быть, вы пользуетесь пулевым журналом) или роман, но на самом деле у вас нет рабочих листов и других бумаг.

В таком случае я рекомендую держать в сумке одну папку и использовать ее как переносной почтовый ящик. Это дает вам безопасное место для временного хранения любых бумаг, которые вы получаете, пока вы в пути, и не занимает много места.

Когда вы приходите домой каждый день, вы можете перемещать полученные вами бумаги и брошюры о конце света в свой основной файловый ящик, в ящик входящих сообщений или в корзину.

Но что, если вы студент, которому нужно носить с собой задания и раздаточные материалы?

А что, если вы влиятельный, светловолосый деловой человек, которому нужно носить с собой, ну знаете, деловых бумаг?

Если дело обстоит так, то, вероятно, одна папка не поможет разрезать горчицу. (На самом деле край папки более чем способен срезать горчицу — но я отвлекся)

Вместо этого посмотрите на получение портативной папки для аккордеона (я рекомендую эту от Five Star).Они бывают разных дизайнов, от тех, у которых просто закрывающийся клапан, до тех, которые застегиваются на молнию и имеют встроенные вкладки для этикеток.

Все они имеют одну общую черту: они предоставляют вам несколько папок в одном тонком компактном корпусе, что означает, что они действуют как переносной файловый ящик, с которым вы можете работать.

Вы можете легко разделить и упорядочить все разные бумаги для ваших классов или очень важных деловых сделок, и, в отличие от старых папок с твердым корешком, они расширяются или сужаются в зависимости от того, сколько вы несете.

Дополнительные расположения файлов

Система трех расположений, скорее всего, будет всем, что вам нужно для подавляющего большинства ваших файлов, особенно если вы решите начать оцифровку большинства из них. Однако есть несколько возможных исключений. Здесь я расскажу о паре, которую вы, возможно, захотите рассмотреть.

Руководства Box

Один из типов физических «файлов», которые я почти никогда не оцифровываю, — это руководства по продуктам . У меня есть руководства для моей газонокосилки, цифрового пианино, камеры и других вещей, которые я купил.Они часто бывают довольно толстыми, поэтому они занимали бы много места в моем основном ящике для файлов, если бы я попытался хранить их там.

Вот почему у меня есть «ящик с инструкциями». В моем случае это просто картонная коробка в подвале, где я храню инструкции к покупаемым вещам. Это не очень организовано. Когда я что-то покупаю и думаю, что мне следует сохранить руководство, я просто бросаю его в коробку.

Конечно, можно упорядочить с помощью коробки с инструкциями — на самом деле, ящик для файлов моего арендодателя действительно представляет собой гиперорганизованный ящик с инструкциями.Когда я, в конце концов, стану владельцем собственного дома, я буду строить коробку с руководствами с аналогичной структурой.

На данный момент количество руководств, которыми я владею, достаточно мало, чтобы одна коробка — без папок — отлично работала.

Помните, иногда чрезмерная оптимизация одной крошечной части вашей жизни занимает так много времени, что ваша жизнь в целом становится менее оптимизированной.

Сейф

Для ваших очень важных документов, мужчина. Сейфы можно арендовать в большинстве банков за годовую плату, которая может варьироваться от банка к банку и от местоположения к местоположению.

Есть также компании, которые специализируются только на сейфах, и вы можете найти их дешевле. Тот, который я нашел здесь, в Денвере, сдает в аренду небольшие коробки за 125 долларов в год.

Лично я сейфом не пользуюсь. Для важных документов у меня есть резервные копии. Однако я также живу в доме, где, как мне кажется, мои документы в значительной степени защищены.

В другие периоды моей жизни, однако, я жил в комнатах общежития с соседями, которые часто оставляли дверь незапертой — или настежь открытой.Если у вас такая же небезопасная жизненная ситуация, сейф может быть разумным вложением средств.

Организация ваших бумажных файлов — отличный пример аналоговой производительности. Дополнительные советы по аналоговой производительности можно найти в этой статье.

Как перейти на безбумажный формат: оцифровка ваших физических файлов

В завершение этого руководства я хочу поговорить о том, что даже лучше, чем правильное хранение и систематизация ваших бумажных файлов; а именно, оцифровывать их , а затем удалять физические версии из вашей жизни.

Верно: пора перейти на безбумажный образ жизни (в основном).

Оцифровка — это процесс сканирования ваших физических файлов и их преобразования в электронные изображения или PDF-файлы. Оттуда вы можете легко вставить их в свою красиво сконструированную компьютерную систему папок, где они:

• Больше не занимают места в вашем доме или рюкзаке
• Можно создать резервную копию и сделать неуязвимыми для пожаров, хулиганов или побега zoo gorillas
• Доступны для поиска (если вы сохраните их в формате PDF или … ну, читайте дальше.)

Лично я стараюсь оцифровывать почти каждую полученную бумагу. Если я не имею дело с толстым руководством по продукту (и не могу найти в Интернете PDF-файл для его замены), на оцифровку бумаги уйдет очень мало времени.

Это , особенно , правда сейчас, когда почти у каждого есть камера сверхвысокого разрешения, встроенная в телефон. В прошлом единственным простым способом оцифровывать документы было либо купить сканер, либо пойти в Kinko’s или Staples и отсканировать там документы.

Теперь вы можете просто использовать свой телефон, а это значит, что вы можете оцифровывать раздаточные материалы, квитанции и другие документы, где бы вы ни находились.

Кроме того, если вы используете правильное приложение, вы можете автоматически и отправлять отсканированные изображения в вашу файловую систему.

Вот как я оцифровываю свои файлы. Во-первых, отмечу, что по большей части я предпочитаю отправлять все свои отсканированные изображения в свою учетную запись Evernote, а не в свою фактическую файловую систему. Если вы прошли мой курс по системам повышения производительности (который можно получить бесплатно по этой ссылке), вы, возможно, знаете, что я использую Evernote в качестве второго мозга.

Отсканированный документ в Evernote. Здесь текст доступен для поиска, и весь документ может быть помечен тегами и аннотирован.

Все мои исследования по статьям, книжные заметки, рецепты, журнальные записи и другие идеи используются в Evernote. (Обратите внимание, что есть и другие варианты — ознакомьтесь с нашим списком 10 лучших приложений для ведения заметок в 2020 году, чтобы увидеть лучшие.)

Поскольку пользовательский интерфейс Evernote позволяет мне видеть содержимое отдельной заметки рядом со всеми моими заметками и записные книжки (вместо того, чтобы заставлять меня открывать вещи в отдельной программе), я считаю, что это гораздо более эффективное место для хранения идей. Вот почему я тоже отправляю туда отсканированные изображения.

Но есть еще одна причина — Evernote делает ваши отсканированные изображения доступными для поиска, , даже если это изображения .

Я обычно загружаю свои отсканированные изображения в формате PDF, но вы также можете добавлять изображения в Evernote, а его алгоритм оптического распознавания символов позволит вам искать в них любой текст (даже если это рукописный текст).

Лучшее бесплатное приложение для сканирования документов

При всем вышесказанном, я фактически не использую встроенный инструмент сканирования Evernote для оцифровки получаемых бумаг.

Вместо этого я использую приложение Scanbot (iOS | Android).

Scanbot отлично справляется с автоматическим обнаружением краев большинства документов.

Я обнаружил, что способность Scanbot быстро обнаруживать края листа бумаги (или визитной карточки, или квитанции, или карточки Magic: The Gathering ) намного лучше, чем у Evernote, и вы также можете сканировать сразу несколько страниц — когда вы закончите, приложение может объединить их в один PDF-файл.

Эти функции значительно ускоряют сканирование, но есть еще одна причина, по которой мне так нравится Scanbot: функция автоматической загрузки .

В настройках приложения вы можете выбрать место назначения, в которое будут автоматически загружаться все новые отсканированные изображения. Назначения включают:

• Evernote (тот, который я использую)
• Google Диск
• Dropbox
• OneDrive
• OneNote
• Множество других, включая FTP и WebDAV

Кроме того, вы можете выбрать конкретную папку для загрузки или Ноутбук для большинства направлений. В Evernote я установил свой блокнот под названием ! INBOX , который также является местом, где я создаю большинство новых текстовых заметок (я назвал его со знаком «!», Чтобы он находился в верхней части моей записной книжки. список).

Scanbot имеет один существенный недостаток: версия Pro за последние месяцы стала довольно дорогой.

В связи с этим я планирую в ближайшем будущем протестировать другие приложения для сканирования и дополнить это руководство новым рекомендованным выбором. А пока ознакомьтесь с этим списком, чтобы узнать о некоторых альтернативах.

Примечание. Если вы используете приложение для сканирования документов, которое отправляет отсканированные изображения в Evernote, Google Drive, Dropbox или какое-либо другое приложение с синхронизацией с облаком, то для ваших оцифрованных файлов будет выполнено разумное резервное копирование.Однако вы должны убедиться, что , что они есть. Если ваши отсканированные изображения существуют только на одном жестком диске компьютера, они могут быть потеряны в мгновение ока, если этот жесткий диск выйдет из строя.

Создайте папку «Входящие» на вашем компьютере

Я хочу сделать последнее замечание по поводу оцифровки: если вы решите загружать оцифрованные файлы в собственную систему папок вашего компьютера, а не в такое приложение, как Evernote, тогда это может быть Хорошая идея для вас создать папку «Входящие» на вашем компьютере.

Некоторые люди фактически используют цифровую папку «Входящие» как физическую папку «Входящие», сохраняя в ней все новые файлы, а затем перемещая их позже. Я не делаю этого по нескольким причинам:

1. Большинство моих часто используемых папок закреплены на боковой панели быстрого доступа, поэтому их открытие не займет много времени.
2. Большая часть моей работы связана с редактированием видео, а видеопроекты полны отснятого материала, изображений, музыки и других документов. Изменение расположения файлов для этих ресурсов может нарушить работу проекта.

Тем не менее, использование папки «Входящие» для автоматической загрузки отсканированных изображений — это действительно хорошая идея , потому что она позволяет сканировать документ за секунды и жить дальше. Вы же не хотите стоять в продуктовом магазине и рыться в папках на Google Диске в поисках нужного чека, который вы только что отсканировали.

Вместо этого сядьте раз в неделю и обработайте папку «Входящие», как если бы вы это делали с физическим почтовым ящиком. Именно так я поступаю с записной книжкой! INBOX в Evernote.

Работая таким образом, вы эффективно группируете все задачи по сортировке, устраняя как можно больше трений из-за того, что несколько раз в течение недели вы можете сканировать документ.

Уничтожение конфиденциальных документов

Теперь, когда вы оцифровали документ, вы, вероятно, захотите избавиться от бумажной версии. Для этого есть несколько вариантов:

• Утилизировать — это лучший вариант для большинства задач.
• Выбрось — если хочешь доказать, что «конец близок» прав, и навредить планете.
• Сжечь — ознакомьтесь с местными законами о пожаре и действующими запретами, и не сжигайте глянцевые материалы! Вот руководство, если вы действительно хотите это сделать.
• Съешьте — если вы коза, вы уже это сделали.

Однако вы должны знать, что некоторые неприятные персонажи, как известно, роются в мусоре и мусорных баках в поисках бумаги, содержащей личную информацию, которую они могут украсть. Не позволяйте вашей личной информации попасть в руки этих беспринципных оппортунистов.

Всякий раз, когда вы оцифровываете что-либо, содержащее номера счетов, ваш номер социального страхования, финансовые данные или другую личную информацию, сделайте себя злодеем из Черепахи-ниндзя, а затем уничтожьте это.

Я использую измельчитель с поперечной резкой, который более безопасен, чем обычный измельчитель с полосовой резкой, поскольку он разрезает бумагу на мелкие кусочки, а не на длинные полосы, которые можно легко склеить вместе (посольство США в Тегеране усвоило это жесткое еще в 1970-х и 80-х годах).

Это не слишком дорого, и вы можете держать его в своего рода постоянно включенном режиме, чтобы он мгновенно начинал измельчать, когда вы подаете лист бумаги. И это определенно меньше работы, чем иметь дело с кражей вашей информации! Кстати, вы могли бы также послушать наш подкаст о методах цифровой безопасности.

Организация — это долгосрочный процесс

Как вы, наверное, знаете, просто настроить систему для организации файлов недостаточно: вы должны фактически использовать ее.

После того, как вы закончите реализацию всего из этого руководства, убедитесь, что вы действительно нашли время, чтобы правильно организовать новые документы, когда вы их получите. Сразу же помещайте их в папку «Входящие» или в переносную файловую систему, а затем регулярно обрабатывайте.

Кроме того, может быть полезно составить расписание задачи — скажем, раз в 3-4 месяца — для проверки файловой системы и проверки ее работоспособности. Если что-то не на месте, верните его на место.

No related posts.