Разное

Гугл диск документы: бесплатно создавайте и редактируйте документы в Интернете.

19.05.1983

Содержание

Как редактировать документы из Google Drive в ONLYOFFICE

У вас есть аккаунт в сервисе Google Диск и вы хотите работать с документами с помощью редакторов ONLYOFFICE? В данном пошаговом руководстве вы узнаете, как редактировать документы из хранилища сервиса Google Диск в модуле портала Документы.

Данная функция доступна только для пользователей ONLYOFFICE Workspace/ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition.

Пользователи облачной версии могут пропустить нижеследующий этап и перейти к этапу Подключение сервиса Google Диск к ONLYOFFICE.

Создание ключей авторизации

Необходимо задать ключи авторизации для сервиса Google Диск. Для этого:

  1. Перейдите в консоль Google Cloud Platform.
  2. Войдите в свою учетную запись.
  3. Нажмите кнопку Создать проект. Введите имя проекта в поле Название проекта и нажмите кнопку Создать
    . Когда проект будет создан, появится оповещение в правом верхнем углу страницы. Нажмите на имя проекта, чтобы открыть его.
  4. Включите нужные API:
    • В меню навигации в левом верхнем углу выберите раздел API и сервисы -> Панель управления.
    • Нажмите кнопку Включить API и сервисы, расположенную наверху.
    • В разделе Google Workspace нажмите на ссылку Google Drive API, а затем на кнопку Включить.
  5. Настройте окно запроса доступа OAuth, добавьте область действия и тестовых пользователей:
    • В меню навигации в левом верхнем углу выберите раздел API и сервисы -> Окно запроса доступа OAuth.
    • Выберите User Type и нажмите кнопку Создать.
    • В разделе Сведения о приложении укажите Название приложения и Эл. адрес службы поддержки в соответствующих полях.
    • В разделе Домен приложения перейдите в подраздел Авторизованные домены. Нажмите кнопку Добавить домен и укажите в поле ввода домен
      onlyoffice.com
      .
    • Укажите email в разделе Контактная информация разработчика.
    • Нажмите кнопку Сохранить и продолжить.
    • Нажмите кнопку Добавить или удалить область действия. Откроется новый экран. В разделе Добавить области действия вручную введите https://www.googleapis.com/auth/drive в поле ввода и нажмите кнопку Добавить в таблицу, затем нажмите Обновить.
    • Нажмите кнопку Сохранить и продолжить.
    • В разделе Тестовые пользователи нажмите кнопку Add users. Укажите нужные аккаунты Google и нажмите кнопку Добавить.
    • Нажмите кнопку Сохранить и продолжить.
  6. Получите Идентификатор клиента и Секрет клиента:
    • В меню навигации в левом верхнем углу выберите раздел API и сервисы -> Учетные данные.
    • Нажмите кнопку Создать учетные данные и выберите из списка опцию Идентификатор клиента OAuth.
    • В списке Тип приложения выберите опцию Веб-приложение.
    • В поле Разрешенные источники JavaScript нажмите кнопку Добавить URI и введите «https://service.onlyoffice.com» в поле ввода.
    • В поле Разрешенные URI перенаправления нажмите кнопку Добавить URI и введите «https://service.onlyoffice.com/oauth3.aspx» в поле ввода.
    • Нажмите кнопку Создать.
    • Идентификатор клиента и Секрет клиента будут отображены в новом окне. Скопируйте или запишите их.

Подключение сервиса Google Диск к ONLYOFFICE

  1. Перейдите в раздел Настройки. Для этого нажмите в правом верхнем углу.
  2. Перейдите во вкладку Интеграция.
  3. Откройте страницу Сторонние сервисы.
  4. Нажмите на кнопку-переключатель справа от логотипа сервиса Google Диск.
  5. Введите ключи и нажмите кнопку Активировать.

Подключение аккаунта сервиса Google Диск к ONLYOFFICE

  1. В левой боковой панели модуля Документы под надписью Подключить, нажмите на значок Google Диск.
  2. Войдите в свой аккаунт Google Диск.
  3. Разрешите доступ ONLYOFFICE к вашему аккаунту Google Диск, нажав соответствующую кнопку. Документы из хранилища сервиса Google Диск будут отображаться в модуле Документы ONLYOFFICE в качестве отдельной папки.
  4. Если необходимо, переименуйте папку.
  5. Если вы хотите сделать документы из хранилища Google Диск видимыми для любого пользователя, установите флажок на опции Поделиться и перенесите файлы в папку Общие документы. Если оставить опцию не отмеченной, документы из хранилища Google Диск будут видны только вам.
  6. Нажмите кнопку
    Сохранить
    .

Редактирование документов из хранилища Google Диск

  1. Найдите и откройте папку Google Диск.
  2. Найдите необходимый файл и кликните по нему.
    Может появиться диалоговое окно, в котором будет сказано, что документ необходимо конвертировать в формат OpenOffice XML для более быстрого просмотра и редактирования.
    Вы также можете сохранить исходный файл, установив флажок на опции Сохранить копию в исходном формате.
  3. Нажмите кнопку Конвертировать.
  4. Когда появится сообщение об успешном завершении процесса конвертирования документа, нажмите кнопку
    Открыть
    .

Теперь вы можете редактировать документ (если он доступен для редактирования). По завершении редактирования просто закройте документ — все изменения будут сохранены автоматически.

Как навести порядок в Google Docs

Если вы много работаете с «Google Документами», или Google Docs, то наверняка сталкивались с проблемой, что файлов становится слишком много, а главная страница сервиса превращается в захламлённый чердак. Лайфхакер рассказывает, какими способами можно создать порядок из хаоса.

Пользуйтесь встроенными инструментами сортировки

«Google Документы» имеют несколько встроенных инструментов сортировки, которые помогут вам быстро найти нужные файлы. Для этого достаточно выбрать подходящий вариант, кликнув по одному из символов в правой верхней части главного экрана.

1. По формату отображения

Сервис позволяет настроить предпочтительный вид отображения файлов: списком или сеткой. Для этого достаточно кликнуть по соответствующей иконке.

2. По дате или названию

Можно удобно сортировать документы по дате просмотра, дате изменений, внесённых вами или всеми пользователями, а также по названию.

3. По владельцу

Google Docs позволяет работать над документами сразу нескольким пользователям, поэтому этот сервис так удобен. Если вы не только создаёте документы, но и работаете с чужими или трудитесь коллективно, вам поможет сортировка по владельцу (создателю) документа. Для того чтобы ей воспользоваться, достаточно кликнуть на соответствующий пункт на главном экране и выбрать подходящую опцию.

4. По возможности доступа

Чтобы просмотреть все созданные другими пользователями и доступные вам файлы, нажмите на иконку папки в верхнем правом углу основного экрана и выберите пункт «Доступные».

Наведите порядок на «Google Диске»

Все файлы из «Google Документов» (а также из «Таблиц» и «Презентаций») доступны на «Google Диске» (Google Drive). Поэтому в значительной степени порядок на «Диске» является условием порядка в «Документах». Вот что можно сделать, чтобы справиться с хаосом.

1. Отсортируйте документы по папкам

На «Google Диске» можно легко создавать папки. Для этого нужно нажать на большую кнопку «Создать» и выбрать пункт «Папку».

Давайте файлам и папкам понятные и конкретные названия. Из наименований «Новая папка», «Без названия», «1» или «лвпдлварп» непонятно, что внутри. К тому же такие файлы и папки будет сложнее найти среди множества других подобных. Названия «Отчёты за сентябрь», «Список клиентов с контактами на 15.10» или «Статья о биотехнологиях» помогут вести документацию эффективнее.

Перенести файлы в папку можно, кликая по ним правой кнопкой мыши и выбирая соответствующий пункт.

Меню папок можно открыть на главном экране Google Docs.

2. Используйте различные цвета папок и метки для важных файлов

По умолчанию все папки на «Google Диске» серые, но вы можете нажать на них правой кнопкой мыши и выбрать в выпадающем меню один из 24 цветов.

Также на «Диске» можно пометить необходимые файлы. Делается это с помощью клика правой кнопкой мыши и выбора пункта «Добавить в помеченные».

Просмотреть помеченные файлы можно прямо в «Документах».

3. Удалите ненужное

При интенсивном использовании сервисов Google в них скапливается огромное количество лишних и устаревших документов. Удалить их можно и в «Документах», и на «Диске», нажав правую кнопку мыши на нужном документе и выбрав пункт «Удалить».

Если вы удалили документ случайно (в Google Docs не запрашивается подтверждение действия при удалении), можно нажать выскакивающую кнопку «Отменить».

А если удалили, но через пару дней передумали, зайдите в «Корзину», нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл и выберите пункт «Восстановить».

Файлы в корзине хранятся 30 дней, после чего автоматически удаляются.

4. Используйте Filewatch, чтобы избавиться от лишнего

Сервис Filewatch поможет найти файлы, доступ к которым у вас остался, скажем, со старого места работы: он показывает, с какими людьми вы имеете общий доступ к документам, и позволяет открепиться от них. Также сервис умеет находить файлы, которые стали доступны слишком большому числу пользователей (например, утекли в Сеть), чтобы вы смогли изменить настройки доступа к ним.

Filewatch включён в библиотеку Google Workspace Marketplace, а значит, сертифицирован Google, так что ваши конфиденциальные данные не попадут не в те руки. Сервис бесплатный.

Читайте также 💻

РАЗНИЦА МЕЖДУ GOOGLE ДОКУМЕНТАМИ И GOOGLE ДИСКОМ | СРАВНИТЕ РАЗНИЦУ МЕЖДУ ПОХОЖИМИ ТЕРМИНАМИ — ТЕХНОЛОГИЯ

Ключевое различие между Google Doc и Google Drive заключается в том, что Google Drive — это система управления документами, тогда как Google Doc работает внутри Google Drive. Существует некоторая пута

Ключевое отличие — Google Документы против Google Диска
 

Ключевое различие между Google Doc и Google Drive заключается в том, что Google Drive — это система управления документами, тогда как Google Docs работает внутри Google Drive. Существует некоторая путаница в различиях между Документами Google и Google Диском. Google запустил Google Drive в качестве альтернативы другим системам обмена документами в Интернете, таким как Microsoft 365. Часть платформы Google Docs и система хранения документов были перенесены на Google Drive. Документ Google существовал до Диска Google. Многие до сих пор называют Google Диск старым названием Google Docs. Некоторые также называют Google Диск приложениями Google, которые не описывают какой-либо технический продукт. Google Диск конкурирует с Microsoft Onedrive, который формально был известен как Microsoft SkyDrive.

СОДЕРЖАНИЕ
1. Обзор и основные отличия
2. Что такое Google Документы
3. Что такое Google Диск

4. Сравнение бок о бок — Google Документы и Google Диск
5. Резюме

Документы Google — функции и характеристики

Документы Google работают на веб-платформе, которая позволяет пользователям создавать, публиковать и редактировать документы через безопасную систему. Есть также Google Таблицы и Google Slides для создания электронных таблиц и презентаций PowerPoint. Пользователи смогут загружать текстовые или текстовые данные и редактировать онлайн, конвертируя их. Несколько пользователей также могут работать одновременно в режиме реального времени. Вы можете настраивать поля, добавлять изображения, редактировать содержимое и подправлять документ из любого места с помощью Интернета.

Google Docs также позволяет использовать несколько версий документов. Предыдущие воплощения можно откатить без потери информации. Документы также могут объявлять привилегии отдельным пользователям. Документы позволяют использовать несколько читателей, комментаторов и редакторов для одного проекта из-за возможности установки прав. После завершения работы над документом его можно сохранить на рабочем столе в формате Word, Open Office, HTML, RTF или PDF, а также поместить в заархивированный файл.

Google Диск — функции и характеристики

Google Диск — это облачное хранилище файлов.Если вы постоянно в движении, Google Drive будет очень полезным вариантом. Если вы работаете с большим количеством сотрудников, Google Диск может стать вашим личным хранилищем файлов. Диск Google можно настроить так, чтобы несколько пользователей могли получать доступ к файлам и папкам с любого устройства, которое подключено к Интернету и поддерживает Диск Google.

Google Диск — это эффективный способ хранения документов. Это также экономично. Он может хранить документы, музыку, изображения, видео и другую важную документацию. Если ваш настольный компьютер, ноутбук или система хранения выйдет из строя, Google Drive безопасно сохранит все ваши файлы.

Google Диск также может открывать форматы файлов, которые не поддерживаются вашим компьютером. Файлы можно открывать с помощью веб-браузера, и он автоматически найдет соответствующую программу, которую можно использовать для просмотра файла.

Google Диск предлагает несколько способов поиска, просмотра и сортировки файлов. Это не похоже на предыдущую версию списка документов Google, в которой было ограничение. Одна из впечатляющих возможностей Google Drive — это возможность находить текст внутри изображений. Это поможет вам найти именно то, что вы ищете, если все изображения имеют общий ярлык.

Google Диск можно назвать инструментом индивидуального уровня. Физические лица могут получить 15 ГБ бесплатно, а 100 ГБ можно получить всего за 2 доллара в месяц. 1 ТБ дискового пространства можно получить за 10 долларов, а хранилище можно расширить до 30 ТБ. Вы можете сохранить что угодно на Google Диске. С Google Диском интегрированы различные типы бизнес-приложений, что повышает его производительность. Как упоминалось ранее, бизнес-инструменты, такие как документы Google, таблицы Google и слайды Google, повышают продуктивность Google Drive, которой он известен. Вы можете создавать эти документы прямо на Google Диске. Вы также можете загружать и конвертировать документы в формате Google и редактировать их онлайн.

В чем разница между Google Docs и Google Drive?

Документы Google против Google Диска

Google Диск — это система организации информации.Документы Google работают на Google Диске.
Функция
Здесь можно хранить файлы и документы, которыми можно легко делиться.Это может импортировать существующие файлы, делиться ими и редактировать их. Может создавать новые документы, может конвертировать Google Docs из одного формата файла в другой.
Приложения
Google Документы, Карты и Календари включены в Google Диск.Документы Google можно сохранить на диске Google.
Мобильность
Это можно синхронизировать на нескольких устройствах.Документами Google можно делиться на устройстве с помощью Google Диска.
Место хранения
Это онлайн-репозиторий.Это позволяет редактировать онлайн.
Резервное копирование
Диск Google может выступать в качестве резервной копии.Можно сохранить несколько версий документа.

Резюме — Google Документы против Google Диска

Google Docs и Google Drive — это совершенно разные приложения. Когда они работают вместе, они могут обеспечить гармоничное и эффективное сотрудничество для пользователей по всему миру. Основное различие между Google Docs и Google Drive заключается в их функциях; Google Диск может сохранять или создавать резервные копии файлов и документов, а Google Документы — создавать, изменять или редактировать документы.

Изображение предоставлено:
1. «Как создавать электронные книги с помощью Google Docs», автор — Амит Агарвал (CC BY 2.0) через Flickr
2. «Новый Google Диск» от TrainChaser — собственная работа (CC BY-SA 4.0) через Commons Wikimedia

14 хитростей Google Docs, которые помогут работать быстрее

Google Docs — текстовый редактор, который незаметно обходит на повороте пакет MS Office. Даже эту статью мы писали в документе Google. Кажется, чем тут удивить? Но даже в знакомом инструменте есть фишки, о которых знают только контент-джедаи. Собрали те, которыми пользуемся сами и смело рекомендуем.

Комментарии и задачи соавторам

Бывает так, что в тексте нужно оперативно отметить соавтора. Идеальный способ сделать это — оставить комментарий. Комментарий присваивается отдельному слову, абзацу или всему разделу. Выдели часть текста, вызови контекстное меню ПКМ и кликни пункт «Оставить комментарий».

Альтернативный способ — нажать на иконку, появляющуюся справа при каждом выделении текстового фрагмента.

оставление комментариев в тексте

добавление примечаний в документ

Если хочешь оставить адресный комментарий, добавь соавтора через символ @. Но это еще не все. В поле комментария ты можешь назначить задачу исполнителю. Нажми на соответствующий чек-бокс, и пользователь получит электронное письмо с уведомлением о том, что его отметили. Идеальный и быстрый способ получить ответ или делегировать задачу.

окно с возможностью изменения и удаления комментария

возможные действия с заметками на полях документа

Ключевые документы в «Избранном»

Наверное, ты обращал внимание на звездочку рядом с названием. Это сделано не для красоты. Щелкнув на значок, ты добавишь файл в «Избранные».

Избранное

Иконка избранное в документах

В чем профит? Документы под звездочкой автоматически сохраняются на диске Google в папке «Помеченные». Это удобный способ держать под рукой все важные файлы. Естественно, эти документы никуда не денутся и из общих папок.

список документов на Гугл Диске

список документов

Новый документ в один клик

Открытие нового файла в Google Docs — не слишком сложная задача, но есть способ ее ускорить. Вместо того чтобы переходить на пустую страницу через кнопку «Файл», просто введи docs.new или doc.new в поисковую строку браузера. Откроется новый документ. Совет актуален, если ты уже авторизован в Google. В противном случае система попросит залогиниться.

Новый документ в поисковой строке

поисковая строка

Аналогичным способом ты можешь открыть новый лист таблиц Google (для этого набери sheet.new) или новый слайд презентаций — напиши slide.new.

Найти ссылки и изображения, не выходя из документа

Google не был бы ведущей системой поиска, если бы не интегрировал поисковые возможности во все продукты своей экосистемы. Так что есть способ поискать текст и изображения прямо в текстовом редакторе. Нажимай «Инструменты» > «Расширенный поиск». Справа откроется поисковая строка.

поиск в документах

поисковая строка в Google Docs

С помощью этого инструмента ты также найдешь изображения. Выбери вкладку «Картинки», найди изображение и наведи на него курсор. Ты увидишь значок плюса, который позволит щелчком добавить визуал прямо в документ. Легкий поиск не отменяет ограничений по авторским правам — следи за этим, чтобы избежать неприятностей.

поиск по картинкам в Google

инструмент документов

Дополнения

Google Docs — удобный инструмент сам по себе. Но многие пытаются сделать его еще лучше. Если тебе не хватает каких-то функций, загляни в меню «Дополнения». Там собраны все надстройки. Возможно, найдешь то, что ищешь.

набор дополнений к Google Docs

выбор дополнений

Дополнения помогут создавать диаграммы, менять стили, проверять текст, переводить и так далее. Установка занимает несколько секунд и не грузит систему. Не будем перечислять все возможные расширения (их несколько тысяч). Вот некоторые, которыми пользуются наши редакторы.

Translate+ — переводчик. Удобное дополнение для перевода в одном окне — помогает не прыгать между вкладками браузера.

Свежий Взгляд — проверка тавтологии. Этот инструмент ищет в тексте фонетически или морфологически сходные слова, которые расположены рядом, и подсвечивает их. Удобный помощник в редактуре текста.

LanguageTool — проверка правописания. Если ты привык полагаться на правки от Google Docs, эта надстройка придется по вкусу. Конечно, алгоритм не сравнится с профессиональным корректором. Но хоть что-то.

Image Extractor — экспорт изображений. В Google Docs есть неприятная особенность — картинки из текста нельзя сохранить напрямую. Расширение Image Extractor поможет выгрузить изображения в два клика.

DocSecrets — приложение для шифрования отдельных частей текста. Хочешь скрыть важную информацию от посторонних глаза? Установи пароль с помощью этой надстройки.

Отключение уведомлений

Если ты страдаешь легким тайм-менеджментом и привык разбирать почту по часам, запоминай лайфхак. В настройках Google есть возможность выбрать тип уведомлений. Зайди в окно комментариев и выбери один из трех вариантов:

  • Все — получаешь уведомления о каждом комментарии.
  • Только мои — получаешь уведомления, где ты отмечен (через символ @).
  • Ничего — не получаешь уведомления.

настройка уведомлений

форма настройки уведомлений

Изменить настройки ты можешь в любой момент.

Распознавание текста в картинках и PDF-файлах

У тебя есть файл PDF или картинка с текстом, который нужно перепечатать? Не набирай вручную, а используй инструмент Google Docs. Загрузи файл на Google Диск, щелкните файл правой кнопкой мыши и выбери «Открыть с помощью» > «Документы Google». Google Docs преобразует исходный файл в текст.

распознавание картинки

распознавание картинки

Точность инструмента пока не 100%-я — ты вряд ли сможешь распознать старую ксерокопию. Но для большинства современных документов этот способ работает.

пример распознавания текста

распознавание картинки в Google Doc

Счетчик слов на экране

Довольно часто у маркетолога возникает потребность посчитать символы в словах. Это нужно, чтобы заплатить копирайтеру или ограничить текст для рекламного объявления. В Google Docs можно включить подсчет набираемых символов, тогда ты будешь видеть статистику онлайн. Это делается на экране статистики (Ctrl + Shift + C или «Инструменты» > «Статистика») — жми флажок «Показывать статистику слов при вводе текста».

окно, показывающее статистику

отображение статистических данных

Таким же образом отслеживай количество страниц и символов. Если устал следить за словами, отключи инструмент тем же способом.

Личный словарь

Словарь digital-маркетинга пополняется быстрее академических мануалов и даже быстрее Google. Если ты устал от вечных красных подчеркиваний, добавь термины и другие слова в личный словарь. Он находится в разделе «Инструменты» > «Грамматика и орфография».

словарь Google Docs

добавление новых слов в словарь

После легкой манипуляции Google будет на одной волне с тобой.

Редактирование изображений

В Google Docs есть собственный графический редактор. Он не сравнится с мощностью «Фотошопа» или «Фигмы», но может помочь в решении простых задач. Выбери раздел «Вставка» > «Рисунок» > «Новый». Увидишь область для рисования. Сюда ты можешь загрузить рисунок или скопировать скриншот экрана.

редактирование изображений

изменить изображений в Google Docs

Функция рисования может пригодиться, если ты хочешь изменить изображение. Например, обвести определенное место на карте или подчеркнуть важный элемент рисунка. Доступные фичи находятся на панели инструментов графического редактора. Нажатие кнопки «Сохранить и закрыть» добавит изображение в тело документа.

Быстрые сочетания клавиш

Если работа с панелью инструментов кажется утомительным, ускоряй работу с помощью быстрых клавиш. Они экономят массу времени и позволяют не отвлекаться от содержания текста. Но кроме пресловутых Ctrl + C и Ctrl + V в документах Google предусмотрено еще 140 функциональных комбинаций. Вот топ самых полезных:

  • Ctrl + / — вызывает список горячих клавиш;
  • Ctrl + K — вставить/изменить ссылку;
  • Ctrl + F — искать по документу;
  • Ctrl + Alt + C — скопировать форматирование;
  • Ctrl + Alt + V — вставить форматирование;
  • Ctrl + A — выделить документ;
  • Ctrl + Alt + цифры 1–6 — стиль заголовка;
  • Ctrl + Shift + 7 — нумерованный список;
  • Ctrl + Shift + 8 — маркированный список;
  • Ctrl + Alt + M — добавить комментарий;
  • Ctrl + Shift + F — скрыть меню.

Со всеми комбинациями быстрых клавиш ознакомься в справке по Google Docs.

Голосовой ввод

Этот инструмент очень полезен, если ты хочешь дать отдохнуть своему зрению. С его помощью нельзя надиктовать объемные тексты с множеством сложных терминов, но с небольшими он справится вполне эффективно. Встроенный ИИ достаточно неплохо распознает русскую речь и различные команды «запятая», «точка», «новая строка» и т. д. К сожалению, функция доступна только для браузера Chrome.

голосовой ввод в Google Docs

инструменты голосовго ввода

Для запуска сервиса нажми на пункт «Голосовой ввод» во вкладке «Инструменты» или сочетание клавиш Ctrl + Shift + S. Если иконка микрофона красная — запись включена. Для приостановки ввода нажми на значок микрофона.

Автозамена символов

Открыть этот сервис можно, щелкнув на «Настройки…» в разделе «Инструменты». С его помощью можно настроить замену одних символов и слов на другие. Например, на стандартной клавиатуре ПК отсутствует тире (не путать с дефисом и подчеркиванием).

окно настройки автозамены

инструмент для замены слов или символов в автоматическом режиме

Гораздо проще задать автозамену сочетания символов (например, двух дефисов) на тире. В левых полях укажи исходные символы, а в правых — их конечные эквиваленты. Тут же можно разрешить или запретить замену прямых кавычек парными. Кстати, привычных «елочек» в Google Docs по какой-то причине нет, но это можно исправить автозаменой.

Закладки в документе

Иногда бывает, что необходимо дать ссылку не на весь Google Docs, который может быть довольно объемным, а на отдельный абзац. В этом случае на помощь придут закладки.

добавление закладок в документ

как добавить закладку

Установи курсор в необходимое место в тексте, а затем выбери вкладку «Вставка» > «Закладка». Нажми на флажок — теперь ты сможешь поделиться ссылкой на отдельный фрагмент текста.


О чем-то забыли рассказать, или пользуешься другими хитростями? Поделись в комментариях.

Создание и редактирование документов. Подключение Google Drive

Здравствуйте друзья, представляем вам долгожданное обновление! Теперь вы можете создавать и редактировать документы прямо в вашем аккаунте, а также выкладывать файлы непосредственно с вашего Google Drive и вести WIKI проекта.

Включаем интеграцию с Google

Прежде всего убедитесь в том, что интеграция с Google разрешена на уровне всего аккаунта. Просматривать и редактировать документы, а также подключать персональные Google Drive возможно только с активированной интеграцией.

Включение/отключение этой возможности находится в разделе
Аккаунт>Настройки системы>Интеграция с Google.



Включили и поехали…

Создание документов, таблиц и презентаций прямо в аккаунте

Эта опция присутствует везде, где есть возможность прикреплять файлы. Для создания документов, таблиц или презентаций прямо в аккаунте просто нажмите и определите тип создаваемого документа.

После того как вы определите тип — новый документ открывается в новом окне. Вы можете указать название документа при его написании или же в Worksection при сохранении задачи или комментария. После того как создание документа завершено, просто закройте страницу (сохранение документа происходит автоматически) и опубликуйте комментарий или задачу. Если вы случайно закрыли страницу с документом, всегда можно вернуться к нему нажав на иконку .


Обратите внимание! В черновиках Worksection документы, как и файлы хранятся всего сутки.

Совместное редактирование документов в Worksection

Вам необходимо организовать обсуждение договоров, технических заданий и смет с клиентом и командой? Теперь это возможно.


При создании документа, презентации или таблицы, а также при загрузке таких документов, вы можете разрешить/запретить их редактирование с помощью специального переключателя.

Обратите внимание! По умолчанию опция редактирования отключена. Это означает что после добавления документа в Worksection он будет доступен только для просмотра.


Тем не менее разрешить или запретить редактирование документа можно в любой момент. Для этого, в режиме просмотра просто включите возможность редактирования. Сделать это может автор документа, руководитель проекта и администраторы аккаунта.

Редактирование будет доступно всем сотрудникам, имеющим доступ к данному файлу (задаче или подзадаче с файлом). Кроме этого, все они смогут редактировать документ одновременно и видеть историю изменений.


Если вы зарегистрированы в Google вы можете просматривать историю изменений в ваших документах. Для этого откройте документ в полноэкранном режиме (нажмите в списке файлов на иконку документа с зажатым ctrl/⌘ или на иконку в режиме просмотра документа). А затем в меню File выберите пункт See revision history (или нажмите ⌘+Alt+Shift+G)
Важно! При отключении совместного редактирования в ваш Worksection аккаунт попадает финальная версия документа и вся история изменений теряется.

Wiki проекта

У вас есть необходимость вести Wiki и обсуждать проект без привязки к конкретным задачам? Сделать это теперь очень просто! Перейдите в редактирование проекта и раскрыв опцию «Добавить описание проекта и файлы» создайте там пустой документ с разрешением на редактирование. Назовите его, например, «Wiki обсуждение» и обновите проект.



После этого, открытый для работы документ появится на главной странице проекта. Все участники проекта увидят этот файл и смогут его редактировать. При этом будет доступна полная история всех изменений. То что нужно 😉


Загрузка файлов с личного Google Drive

Чтобы подключать файлы со своего Google Drive в Worksection необходимо активировать доступ к вашему Google Drive в профиле.



После этого при создании задачи или комментария появится знак Google Drive, который запустит выбор файлов с вашего хранилища.



Физически файлы остаются в вашем Google Drive под вашим полным контролем, а пользователи видят самую последнюю и актуальную версию. Если вы подключаете документы, таблицы или презентации со своего Google Drive, только вы можете разрешить/запретить их редактирование.

Внимание! Если вы удалите файл или измените уровень доступа к файлу на своем Google Drive — это автоматически сделает его недоступным в Worksection.

Другие изменения при работе с файлами

  • Появилась возможность редактирования имен вложенных файлов и документов у задач, подзадач и комментариев, а также на странице «Файлы» в массовых операциях (только в табличном виде)
  • При выборе «ранее загруженных» файлов появилась возможность выбрать и прикрепить сразу несколько файлов зараз
  • Расширения файлов теперь скрываются, но поиск по ним по-прежнему возможен
  • Клик по названию откроет файл на просмотр, а если же просмотр он недоступен — будет предложена загрузка файла

Новые роли в системе прав пользователей

Мы по-прежнему получаем от вас много предложений по улучшению функциональности, за что очень благодарны. По вашим просьбам мы немного расширили систему прав и ролей…


  • В роль «гость» добавлена опциональная возможность создавать задачи. Включается/отключается при назначении роли. Позволяет привлекать гостей-клиентов для постановки задач и вместе с тем ограничить их доступ к остальным задачам. Такой гость видит только задачи где он ответственный и те, которые он сам поставил.
  • Добавлена роль «руководителя отдела», которая разрешает управление сотрудниками только своего отдела и добавление их в проекты. Эта возможность будет полезна крупным компаниям с большим штатом сотрудников.

А также немного усовершенствовали массовое копирования задач

В массовое копирование задач добавлена возможность копировать их вместе с комментариями и файлами. Теперь в шаблонных задачах вы можете разместить инструкции исполнителю в виде комментариев или вложенных документов.

Удачной работы!

Команда Worksection

10 приёмов, позволяющих ощутить себя специалистом, работая с Google Drive / Хабр

Думаете, вы хорошо знаете набор мер для повышения производительности онлайн-работы в инструментах Google? Независимо от того, используете вы сервис Гугл-Диск пять минут или пять лет, в нём всегда есть, чему научиться, и поэтому мы представляем ниже 10 полезных советов и приёмов для повышения вашего мастерства при работе с этим сервисом.


Гугл-Диск может работать офлайн, но для этого необходимо сначала активировать соответствующую характеристику: щёлкните пиктограмму шестерёнки на главной странице Гугл-Диска, затем выберите Settings (Настройка). На вкладке General (Общее) в строке Offline поставьте флажок у Sync…, и Гугл-Диск начнёт кэшировать имеющиеся документы, таблицы, слайды и рисунки на ваш компьютер. Вы не можете смотреть видео или открывать фотографии, пока вы офлайн, но вы можете просматривать, редактировать и создавать файлы в оригинальных форматах Гугл-Диск, когда у вас нет соединения с сетью.

Вы знаете, что Гугл-Диск может сканировать текст в PDF-файлах и файлах изображений, делая их полностью пригодными для поиска? Просто загрузите фотографию достаточно чёткого PDF-файла и попробуйте. Можно также даже

открывать и редактировать

эти файлы: щёлкните правой кнопкой мыши на PDF-файле или на изображении, затем выберите

Open with

(Открыть с помощью) и

Google Docs

. В зависимости от качества файла и читаемости текста не каждый раз может быть получен отличный результат, но это — полезная опция для работы с отсканированными документами.


Гугл очень хорошо осуществляет поиск, и поэтому можно ожидать, что Гугл-Диск имеет немало усовершенствованных функций поиска — щёлкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем поиска, чтобы увидеть некоторые из них. Используйте «owner:[email protected]», чтобы найти документы, выставленные кем-нибудь на общий просмотр, или «before:yyyy-mm-dd» или «after:yyyy-mm-dd», чтобы ограничить поиск датой. Можно добавить «title:searchterms», чтобы искать заголовки документов, а не их полный текст.

Если установлено

приложение Гугл-Диск для Android

, то можно использовать телефон как портативный сканер (эта особенность пока, к сожалению, отсутствует на iOS). В приложении на переднем окне нажмите пиктограмму с большим плюсом, затем в выпадающем меню выберите

Scan

(Сканировать). Изображения можно вращать и кадрировать вручную (хотя автоматическое обнаружение также прекрасно работает), можно создавать многостраничные документы, при этом ваши сканы будут постоянно загружаться в Гугл-Диск как PDF-файлы.


Гугл-Диск сохраняет старые версии ваших файлов на случай, если вы пожелаете вернуться к ним (очень удобно, когда вы работаете с документами вместе с другими людьми). Для оригинального файла Гугл-Диска откройте его и выберите File, затем See revision history (Смотреть архив изменений). Для любого другого типа файла щёлкните на нём правой кнопкой мыши в списке документов и выберите Manage versions (Управление версиями). Выпадающее меню сбоку от каждой версии позволяет осуществлять нисходящую загрузку файла, удалить его и хранить в течение стандартного срока 30 дней.

Набор на клавиатуре существует уже давно, но это не единственный способ создания документов — документ можно надиктовать, и это может оказаться для вас более быстрым процессом. Находясь в документе, выберите

Tools

(Инструменты), затем

Voice typing

(Голосовой ввод) и щёлкните микрофон — можно начинать: щелкайте правой кнопкой мыши подчёркнутые слова, чтобы видеть альтернативу, если она вам требуется. Действуют также разные голосовые команды, как, например, «italics» («курсив»), «go to the end of the line» («перейти в конец строки») или «question mark» («знак вопроса»).


Ещё один совет по поиску файлов на вашем аккаунте Гугл-Диск: воспользуйтесь для этого виртуальным помощником Google Now. Запустите приложение Гугла — голосовой поиск (учтите, что он в настоящее время работает только на Android). Затем произнесите «search Drive for» («найти на Диске») и ваш запрос. Пока можно искать только специальные поисковые слова, а не что-нибудь продвинутое, но и это — весьма полезная опция. Чтобы вернуться на главную страницу Гугл-Диск, нажмите стрелку «назад» (вверху слева).

Вы желаете освободить некоторое место у вас на Гугл-Диске, чтобы не выйти за ваш лимит? Это легко сделать: из переднего окна веб-приложения щёлкните ссылку слева, и вам будет показано, какое дисковое пространство занято вами. Затем щёлкните

Drive

(или

просто перейдите к этой ссылке

). Самые большие файлы будут показаны вверху. Можно щёлкнуть заголовок

Quota used

(Использованная квота), чтобы взамен увидеть сверху самые маленькие файлы (помните, что оригинальные файлы Гугл-Диска не входят в объём выделенного для вас пространства памяти (квота)).


Вы, вероятно, уже знакомы со вставкой ссылок на внешние сайты из ваших документов, однако можно связывать также различные файлы Гугл-Диска, что очень удобно для поиска статей и т.п. Выберите Insert (Вставить), затем Link (Ссылка) как обычно и введите один или два поисковых термина, чтобы найти соответствующие им документы в вашем аккаунте на Гугл-Диске. Если вам удобнее, то можете скопировать URL из верхней части любого из ваших файлов на Гугл-Диске и вставить его в поле ссылки.

Установите

клиент настольного компьютера

Гугл-Диска для Mac или Windows и вы получите также доступ ко всем вашим файлам на вашем локальном компьютере (можно будет просматривать и выбирать папки, подлежащие синхронизации). Это не только делает чрезвычайно простым процесс восходящей загрузки папок и файлов (просто скопировать их в папку Гугл-Диска), но и даёт также возможность офлайн-доступа к любому из ваших файлов, который может понадобиться на ходу. При этом изменения будут автоматически переданы в облако, когда вы войдёте в сеть.

Если щелкнуть ссылку на папку Google Диска в документе Word, веб-браузер возвращает сообщение с запросом на обновление

Последнее обновление: ноябрь 2016 г.

Проблема

Если щелкнуть ссылку на папку Google Диска в документе Word, веб-браузер возвращает сообщение с запросом на обновление.

Состояние: временное решение

Важно: Эти инструкции помогут вам внести изменения в реестр. Однако ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Поэтому будьте внимательны, выполняя описанные действия. В качестве дополнительной меры предосторожности перед внесением изменений создайте резервную копию реестра. Тогда в случае возникновения проблемы вы сможете восстановить реестр. Дополнительные сведения о резервном копировании и восстановлении реестра см. в следующей статье базы знаний Майкрософт: Резервное копирование и восстановление реестра Windows (KB 322756).

В качестве временного решения этой проблемы можно установить значение параметра ForceShellExecute (если параметр ForceShellExecute отсутствует, его необходимо добавить и установить его значение).

  1. Закройте все запущенные программы.

  2. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Выполнить. В поле Открыть введите команду regedit и нажмите кнопку ОК.

  3. В редакторе реестра перейдите в один из указанных ниже подразделов (если какие-либо разделы отсутствуют, создайте их).

    Для 32-разрядной версии Office в 64-разрядной версии Windows

    HKLM\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\9.0\Common\Internet\

    Для 32-разрядной версии Office в 32-разрядной версии Windows

    HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\9.0\Common\Internet

    Для 64-разрядной версии Office в 64-разрядной версии Windows

    HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\9.0\Common\Internet

  4. Убедитесь, что выбран подраздел Internet. В меню Правка выберите пункт Создать, а затем — Параметр DWORD. Добавьте в реестр указанный ниже параметр.

    Имя параметра: ForceShellExecute

  5. Дважды щелкните параметр ForceShellExecute и в поле Значение введите 1. Нажмите кнопку ОК.

  6. В меню Файл выберите пункт Выход.

После этого изменения может потребоваться перезапустить приложение Word (и, возможно, перезагрузить компьютер).

Известно только, что в результате этого временного решения гиперссылки на содержимое файлов документов Office будут открываться не в приложении, а в браузере с запросом на загрузку.

Проверьте, устранена ли проблема. Если проблема не устранена, обратитесь в службу поддержки.

Предложение функции

Мы ценим ваши предложения новых возможностей и отзывы о работе наших продуктов. Вам наверняка есть, что сказать. С нетерпением ждем ваши предложения!

Оставить отзыв по Microsoft Office

См. также

Исправления и временные решения для последних проблем в Word для ПК

Загрузка файлов на Google Диск

Урок 4: Загрузка файлов на Google Диск

/ ru / googledocuments / create-google-docs / content /

Загрузка и синхронизация файлов

Google Drive упрощает хранение файлов и доступ к ним в Интернете в облаке , что позволяет вам получать к ним доступ с любого компьютера, подключенного к Интернету. Если вы загружаете файлы из совместимых программ, таких как Microsoft Word или Excel, вы можете даже редактировать их на Google Диске.Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как загружать файлы на Google Диск.

Загрузка файлов на Google Диск

Google Диск дает вам 15 гигабайт (15 ГБ) свободного места для хранения , чтобы загрузить файлов с вашего компьютера и сохранить файлов в облаке. На Google Диске можно хранить файлы двух основных типов:

.
  • Файлы, которые вы можете редактировать , такие как файлы Microsoft Office, PDF-файлы и другие текстовые файлы
  • Файлы, которые вы не можете редактировать , например музыку, видео, сжатые архивы (.zip-файлы) и большинство других файлов

После того, как вы загрузите файл, независимо от его типа, вы сможете управлять , организовать , совместно использовать и получить доступ к нему из в любом месте. А поскольку файлы на Google Диске синхронизируются на всех ваших устройствах, вы всегда будете видеть самую последнюю версию файла.

Вы также можете просмотреть много разных типов файлов, даже если у вас нет программного обеспечения, необходимого для этого файла на вашем компьютере.Например, вы можете использовать Google Диск для предварительного просмотра файла Photoshop, даже если Photoshop не установлен на вашем текущем компьютере.

Преобразование файлов в форматы Google Диска

Если вы загружаете файлы, которые планируете редактировать онлайн, вам нужно будет преобразовать их в формат Google Диска. Преобразование позволяет редактировать файл и легко взаимодействовать с другими. Только определенные типы файлов, такие как файлы Microsoft Office и PDF-документы, можно преобразовать в форматы Google Диска.

К сожалению, это преобразование не всегда идеально . В зависимости от уровня форматирования, используемого в исходном документе, преобразованный документ может выглядеть совершенно иначе, как показано в примере ниже.

Изменения при преобразовании не всегда являются косметическими — вы можете даже потерять информацию из исходного файла. Вы всегда должны просматривать преобразованный файл, прежде чем делиться им с другими. Помните, что у вас всегда есть возможность сохранить файлы в их исходном формате , если вы не хотите редактировать файлы в Интернете.

Загрузка файлов и папок

Загружать файлы с компьютера на Google Диск очень просто. Если вы используете веб-браузер Google Chrome, вы даже можете загрузить целых папок .

Чтобы загрузить файл:
  1. На Google Диске найдите и нажмите кнопку Новый , затем выберите Загрузка файла .
  2. Найдите и выберите файл ( s) , который вы хотите загрузить, затем щелкните Открыть .
  3. Файл (ы) будут загружены на ваш Google Диск.

В зависимости от вашего браузера и операционной системы вы можете иметь возможность загружать файлы, щелкнув и перетащив файл со своего компьютера на Google Диск.

Чтобы загрузить папку:

Примечание : эта функция доступна только при доступе к Google Диску через Google Chrome.

  1. Нажмите кнопку New , затем выберите Folder upload .
  2. Найдите и выберите папку, которую вы хотите загрузить, затем щелкните OK .
  3. Папка и файлы в ней будут загружены на ваш Google Диск.

Преобразование файлов в формат Google Docs

При загрузке файлов определенных типов, таких как файлы Microsoft Office или документы PDF, вы сможете просматривать только эти файлы. Если вы хотите отредактировать файлов этих типов на Google Диске, вам необходимо преобразовать их в формат Google Docs.

Чтобы преобразовать файл:
  1. Найдите и дважды щелкните файл, который хотите отредактировать.
  2. Появится предварительный просмотр файла. Выберите Открыть вверху экрана.
  3. Файл будет преобразован в документ Google и появится в новой вкладке.
  4. Если вы вернетесь на свой Google Диск, вы увидите, что теперь есть две копии файла: исходный файл и новая версия в формате Google Docs.

Вы можете настроить Google Диск на автоматическое преобразование файлов при их загрузке.Щелкните значок шестеренки , выберите Настройки , затем установите флажок Преобразовать загрузки .

Challenge!

  1. Откройте Google Диск и загрузите файл Microsoft Office. Если у вас нет файла Office на вашем компьютере, вы можете загрузить копию нашего примера.
  2. Преобразуйте файл в документ Google.
  3. Если вы использовали наш пример файла, ваш экран должен выглядеть примерно так:

/ ru / googledocuments / management-your-files / content /

Редактирование документов на Google Диске — Google Apps

При использовании Google Диска через веб-браузер, если вы хотите отредактировать какой-либо документ, не принадлежащий Google (например,грамм. Microsoft Word / Excel / PowerPoint, изображения, PDF-файлы и т. Д.) Вам нужно будет загрузить файл, внести изменения, а затем повторно загрузить новый файл. Это громоздко, но теперь есть лучший способ отредактировать эти файлы — использовать AODocs Universal File Opener.

Универсальное средство открытия файлов AODocs

Чтобы редактировать файлы, не принадлежащие Google, непосредственно на Диске, необходимо использовать веб-браузер Chrome и установить расширение универсального средства открытия файлов (UFO). Инструкции по загрузке и установке универсального средства открытия файлов AODocs см. На нашей странице по установке расширений AODocs.

Примечание : на большинстве компьютеров колледжей уже установлен веб-браузер Chrome, однако, если у вас еще нет браузера Chrome, вы можете загрузить его здесь: https://www.google.com/chrome/

Чтобы открыть и редактировать файлы, не относящиеся к Google (Microsoft Office, изображения, PDF-файлы и т. д.), прямо с Google Диска и поддерживать их синхронизацию, вам необходимо иметь программу, способную редактировать эти типы файлов, а также установить расширение UFO. После правильной установки вы можете запускать с Диска, редактировать и сохранять эти файлы прямо на Диске.

Значок, идентифицирующий документ как документ, не принадлежащий Google, выглядит как компьютер с карандашом, направленным на экран (), и будет отображаться справа от имени вашего документа. Щелкните этот значок, чтобы запустить необходимую программу и начать редактирование.

Опять же, дополнительную информацию об установке универсального средства открытия файлов AODocs (UFO) можно найти здесь: Установка расширений AODocs

Управление файлами с помощью универсального средства открытия файлов

Универсальное средство открытия файлов (UFO) позволяет запускать и редактировать не -Google файлы прямо с Диска.Большинство, если не все, программ, которые будут редактировать эти файлы, не допускают такого же совместного редактирования, как приложения Google. Только один редактор может редактировать файлы, не принадлежащие Google. Это легко, если вы единственный участник файла, но что, если это общий файл?

Файлы заблокированы для редактирования

Когда вы используете расширение AODocs UFO для запуска общего файла, оно блокирует этот файл на 1 час. Это означает, что только вы сможете сохранить изменения, внесенные в файл, обратно на Диск.После сохранения это время фактически обновится и продлится на 1 час после нажатия кнопки сохранения. Любой другой, кто попытается отредактировать этот файл до истечения 1-часовой блокировки, получит сообщение о том, что файл заблокирован для редактирования другим пользователем.

Как разблокировать файлы?

Если вы недавно редактировали общий файл, но другому участнику необходимо внести свои изменения, есть несколько вариантов.

Когда другой участник откроет файл, он получит сообщение о том, что он заблокирован другим пользователем, но не тем, кем является этот пользователь.Они получат возможность, чтобы НЛО сообщал им, когда файл разблокирован и доступен для редактирования. Это может быть хорошо, если нет спешки или необходимости своевременно вносить изменения в файл, но если изменения необходимо внести быстро, есть другой вариант.

Если вы только что внесли изменения в файл, с которым, как вы знаете, закончили, вы также можете разблокировать файл вручную на тот случай, если другим потребуется внести изменения. После сохранения и закрытия файла вернитесь на свой Диск и щелкните значок НЛО в правом верхнем углу браузера Chrome ().Откроется всплывающее окно со списком файлов, которые вы недавно открывали с помощью расширения UFO. Найдите в списке файл, над которым вы работали. На этом этапе на нем будет красный значок замка.

После того, как вы нажмете этот значок, вы получите предупреждение о том, что вы открываете файл для редактирования другими. Просто выберите «Да», и он разблокирует файл для других.

Если вы видите какие-либо файлы со значками серого замка в своем списке, это означает, что эти файлы в настоящее время заблокированы для редактирования другими пользователями, и вы не можете их разблокировать.Пользователь, который последним заблокировал файл, должен разблокировать его вручную. В противном случае вам придется дождаться истечения срока действия блокировки.

Google Drive — Как хранить документы и файлы компании в облаке?

Каждая учетная запись Gmail связана с целым рядом веб-приложений для создания и редактирования файлов. Все наши действия, сохраненные в приложениях Google, хранятся в одном месте — Google Диске. Однако у Google Диска есть еще много функций, которые стоит изучить.

Что такое Google Диск?

Google Диск — это облачное хранилище для синхронизации данных. Файлы и мультимедиа, хранящиеся на Диске, доступны владельцу учетной записи с любого устройства, подключенного к Интернету. Вы также можете поделиться ими с другими (даже если у них нет аккаунта Google).

На Google Диске вы также найдете все свои файлы из других приложений Google, таких как Документы, Таблицы, Презентации, Сайты и Формы, в которых вы можете сотрудничать с другими пользователями в режиме реального времени.Важно отметить, что документа из приложений Google не занимают места на Google Диске — независимо от того, сколько вы создаете. Так что же потребляет ограничение памяти на Google Диске?

  • Содержимое Gmail Входящие — все сообщения и вложения;
  • PDF-файлов, фотографий, видео и файлов в форматах, не связанных с приложениями Google , которые мы разместим на Google Диске;
  • Картинки из Google Фото — приложение, позволяющее синхронизировать, систематизировать и создавать резервные копии фотографий со всех устройств.

Почему это важно?

По умолчанию частным пользователям Gmail предоставляется 15 ГБ свободного места на Google Диске бесплатно. Важно знать, как регулярно управлять файлами и поддерживать порядок в почтовом ящике, чтобы личная учетная запись Gmail прослужила нам как можно дольше. На этой странице вы можете проверить, сколько свободного места еще доступно.

Однако, если вы среди счастливчиков, у которых есть собственные учетные записи Gmail, благодаря сервису G Suite, вам не нужно беспокоиться о емкости.

Но это не единственное различие между частным и официальным Google Диском.

Частный или корпоративный Google Диск? — сходства и различия

Емкость Google Диска в G Suite

Если частный пользователь может хранить в общей сложности 15 ГБ данных в одной учетной записи, сколько места есть у бизнес-пользователя? Зависит от варианта услуги:

  • G Suite Basic — 30 ГБ на пользователя.
  • G Suite Business — 1 ТБ на пользователя или неограниченное пространство , если пользователей больше 5.
  • G Suite Enterprise — неограниченная емкость для всех учетных записей.

Если у вас неограниченное хранилище Google Диска, то есть только одно ограничение — размер одного файла не может превышать 5 ТБ . Превысить этот предел при выполнении повседневных офисных задач непросто.

Общие диски (также известные как общие диски)

Хотя вы можете сотрудничать с другими людьми на своем личном Google Диске и обмениваться с ними файлами или целыми папками, вы не можете создать общий диск.Этот вариант зарезервирован для пользователей G Suite.

Чем общие диски отличаются от обычных дисков?

Как добавить файлы на Google Диск?

Есть несколько способов наполнить Google Диск тем, что вы всегда хотели бы иметь под рукой. Чем больше файлов мы храним в облаке, тем проще получить к ним доступ с любого устройства. С Google Диском вам не нужно беспокоиться о сбое оборудования или краже.

Основной метод загрузки файлов на Google Диск — это ввести в строку браузера.google.com и нажав кнопку «Создать». В раскрывающемся списке выберите кнопку «Загрузить файл» или «Загрузить папку».

В новом окне вы можете выбрать любые файлы или папки с жесткого диска устройства и загрузить их на Google Диск. В правом нижнем углу вы увидите прогресс передачи в режиме реального времени (в зависимости от скорости нашего интернет-соединения).

Вы также можете создавать файлы прямо на Google Диске в одном из следующих приложений:

  • Google Документы Google
  • Таблицы Google
  • Презентации Google
  • Формы
  • Сайты
  • Google Рисунки

Файлы этих приложений не занимают места на Google Диске, в отличие от тех, которые мы загружаем с жесткого диска.

Поток файлов на Диске

Если ваши сотрудники используют G Suite и рабочие компьютеры, рекомендуется всегда сохранять данные компании в облаке, а не на жестком диске. Таким образом, работодатель всегда может контролировать ход работы, архивировать старые данные с помощью приложения Google Vault, а команды могут легко сотрудничать друг с другом в Интернете.

Drive File Stream — это приложение, которое упрощает использование файлов на Диске прямо на вашем компьютере, в том числе в автономном режиме.Однако решение об использовании такого приложения должен принимать администратор G Suite — подробные инструкции по внедрению этого решения можно найти здесь.

С помощью приложения Drive File Stream вы можете находить и открывать файлы с Google Диска на компьютере с операционной системой Windows или Mac. Это также позволяет:

  • Открывать и редактировать файлы.
  • Сохраняйте выбранные файлы в автономные папки, даже если они находятся на общем диске.
  • Просматривайте и систематизируйте файлы со своего компьютера, не занимая места на жестком диске.

Как предоставить общий доступ к папкам на Google Диске?

Google Диск — это не только инструмент для хранения файлов, но и для обмена ими с другими. Независимо от того, хотите ли вы предоставить общий доступ ко всей папке или файлу в любом формате, процесс будет одинаковым:

  • Откройте Google Диск и щелкните правой кнопкой мыши выбранную папку.
  • Выберите один из вариантов:
    • Поделиться — в новом окне введите адреса электронной почты всех, у кого должен быть доступ к файлу.Вы также можете управлять их правами на просмотр и редактирование.
    • Ссылка на общий доступ — этот параметр позволяет вам создать уникальную ссылку, с помощью которой вы можете поделиться папкой сразу со многими людьми. Любой, у кого есть ссылка, получит доступ к содержимому внутри папки. Однако вы можете защитить файл от людей за пределами организации и изменить разрешения тех, кто использует ссылку.

См. Также:

С легкостью сделайте все типы файлов доступными в автономном режиме на Google Диске

В 2019 году мы запустили бета-версию, которая позволила вам отмечать типы файлов, не относящиеся к Google, такие как PDF-файлы, изображения и файлы Microsoft Office, как доступные в автономном режиме при использовании Google Диска в Интернете.Теперь мы делаем эту функцию общедоступной. Если вы отметите эти файлы как доступные в автономном режиме, вы сможете легко открывать их в браузере, даже если вы не подключены к Интернету.

Пользователи ChromeOS теперь также могут использовать легкодоступное приложение «Файлы» на своем Chromebook, чтобы выбирать файлы Google Документов, Таблиц и Слайдов, которые будут доступны в автономном режиме. Такой упрощенный доступ избавляет от необходимости открывать Google Диск или Документы Google, чтобы выбрать файлы и сделать их доступными в автономном режиме.

Кто пострадал

Администраторы и конечные пользователи

Зачем вам это нужно

Пользователи могут получить доступ ко всем своим важным файлам на Диске в автономном режиме, например, в поездках или при плохом подключении к Интернету.

Дополнительная информация

Файлы, не принадлежащие Google, такие как PDF-файлы, изображения и файлы Microsoft Office, необходимо будет открывать с помощью приложений, установленных на вашем компьютере через Google Drive Web в автономном режиме.Эта функция уже доступна для Google Диска для пользователей настольных компьютеров.

Начало работы

Темпы развертывания

Доступность

  • Доступно всем клиентам Google Workspace, а также клиентам Cloud Identity Free, Cloud Identity Premium, G Suite Basic и Business. Доступно и на личных счетах.

Ресурсы

Дорожная карта

Что изменилось

Google Диск хранит ваши самые важные файлы, будь то документы Google, таблицы, слайды, PDF-файлы, изображения или сотни других типов файлов, которые мы поддерживаем сегодня.Сегодня мы объявляем о других способах сделать их все доступными для вас, даже если ваше интернет-соединение недоступно.

В 2019 году мы запустили бета-версию, которая позволила вам отмечать типы файлов, не относящиеся к Google, такие как PDF-файлы, изображения и файлы Microsoft Office, доступные в автономном режиме при использовании Google Диска в Интернете. Теперь мы делаем эту функцию общедоступной. Если вы отметите эти файлы как доступные в автономном режиме, вы сможете легко открывать их в браузере, даже если вы не подключены к Интернету.

Пользователи ChromeOS теперь также могут использовать легкодоступное приложение «Файлы» на своем Chromebook, чтобы выбирать файлы Google Документов, Таблиц и Слайдов, которые будут доступны в автономном режиме. Такой упрощенный доступ избавляет от необходимости открывать Google Диск или Документы Google, чтобы выбрать файлы и сделать их доступными в автономном режиме.

Кто пострадал

Администраторы и конечные пользователи

Зачем вам это нужно

Пользователи могут получить доступ ко всем своим важным файлам на Диске в автономном режиме, например, в поездках или при плохом подключении к Интернету.

Дополнительная информация

Файлы, не принадлежащие Google, такие как PDF-файлы, изображения и файлы Microsoft Office, необходимо будет открывать с помощью приложений, установленных на вашем компьютере через Google Drive Web в автономном режиме. Эта функция уже доступна для Google Диска для пользователей настольных компьютеров.

Начало работы

Темпы развертывания

Доступность

  • Доступно всем клиентам Google Workspace, а также клиентам Cloud Identity Free, Cloud Identity Premium, G Suite Basic и Business.Доступно и на личных счетах.

Ресурсы

Дорожная карта

Полное руководство на 2021 год

Google Диск — это не только сервис для облачного хранения и синхронизации, но и прекрасная альтернатива Microsoft Office. Он предоставляет текстовый процессор, программу презентаций, программу рисования, конструктор форм и электронные таблицы. Он также полностью поддерживает популярные типы файлов Microsoft, включая PDF, HTML, TXT и другие.

Это упрощает обмен файлами с соавторами, независимо от того, имеют ли они Office или другие подобные программы.Это означает, что соавторы могут просматривать и редактировать файлы вместе с вами, если у них есть браузер и подключение к Интернету.

В этом руководстве вы познакомитесь с основами обмена файлами с помощью Google Диска, а также узнаете, как контролировать, кто может просматривать, редактировать, писать комментарии и многое другое. Вы также можете прочитать наш обзор Google Диска, чтобы получить дополнительную информацию об этой службе хранения и синхронизации файлов.

Как поделиться файлами на Google Диске

Вы можете делиться файлами Google Диска с кем угодно, если у вас есть их адрес электронной почты.Когда вы делитесь этими файлами, вы можете контролировать, кто может просматривать, редактировать или комментировать их. Мы покажем вам, как делиться файлами, хранящимися на Google Диске, с ПК, устройства Android или iOS.

Совместное использование файлов на Google Диске с помощью вашего браузера

Откройте Google Диск и найдите конкретный файл, которым хотите поделиться. Щелкните файл, а затем нажмите значок «Поделиться», который выглядит как человек со знаком плюса, в правом верхнем углу экрана. Вы также можете щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать «Поделиться».”

Чтобы поделиться несколькими файлами, удерживайте «shift» на клавиатуре и выберите два или более файлов. Затем нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу экрана.

Для Google Forms параметры общего доступа отличаются по сравнению с другими типами файлов. Вы можете поделиться формой с соавторами, чтобы работать над ней вместе. Для этого откройте форму, щелкните три точки в правом верхнем углу экрана и выберите «добавить соавторов».

Введите имя или адрес электронной почты вашего соавтора, а затем нажмите «отправить».После этого соавтор может редактировать любую часть формы, включая сохраненные ответы.

Примечание. Если вы не хотите, чтобы общая ссылка отправлялась по электронной почте каждому соавтору, нажмите «Дополнительно».

Затем вы можете снять отметку с поля «уведомлять людей».

Совместное использование файлов Google Docs с определенными людьми и разрешениями

Чтобы поделиться файлом Google Docs, щелкните значок «Поделиться» или щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться». Откроется окно с надписью «поделитесь с другими».В разделе «люди» вы можете ввести адреса электронной почты конкретных людей, с которыми вы хотите поделиться файлами Google Документов. Если у получателя нет учетной записи Google, он сможет только просматривать файл.

Чтобы определить права доступа, щелкните значок «карандаш» справа от всплывающего окна «Поделиться с другими». У вас будет три варианта публикации: «может редактировать», «может комментировать» или «может просматривать». Выберите нужный вариант и нажмите «отправить».

Как поделиться файлами на Google Диске

  1. Открыть Google Диск
  2. Найдите файл, которым хотите поделиться
  3. Щелкните значок «Поделиться» или щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться».
  4. Для нескольких файлов удерживайте «shift» на клавиатуре, выберите два или более файлов и затем нажмите «поделиться».
  5. Для Google Forms откройте форму, нажмите «еще» и выберите «добавить соавторов».»Введите имя или адрес электронной почты ваших соавторов и нажмите« отправить »
  6. В поле «Поделиться с другими» введите в поле «Люди» адреса электронной почты человека или людей, которым вы хотите предоставить общий доступ к файлам.
  7. Щелкните значок «карандаш» справа, выберите «можно редактировать», «просматривать» или «комментировать» и нажмите «отправить».

Совместное использование файлов с группами

Общий доступ к файлам Google ограничен 200 людьми или группами. До 100 человек могут одновременно комментировать и редактировать, но более 100 человек могут просматривать файл, хотя его проще опубликовать и создать ссылку для общего доступа.

Вы также можете обмениваться файлами с 200 людьми или группами, но кроме этого, вам нужно будет создать группу Google и поделиться файлом с группой через единый адрес электронной почты.

Например, вы можете создать группу с определенным адресом электронной почты, например, [электронная почта защищена] , и добавить участников в группу. Затем вы можете использовать адрес электронной почты группы для обмена файлами с участниками группы.

Если вы делитесь контентом с подгруппой основной группы, участники подгруппы могут получить доступ к тому же контенту, который используется совместно с родительской группой.Вы также можете удалить участников из группы, и они потеряют доступ к общей папке или файлу группы.

Новые участники, которых вы добавите в группу позже, могут открывать файлы по URL-адресам, но общая папка или файл не сразу появляются в их представлении «Доступен мне» на Google Диске. Вместо этого вам придется снова поделиться контентом с группой или индивидуально с каждым новым участником.

Вы также можете ограничить возможности вашей группы по обмену контентом с другими и разрешить доступ к файлам только определенным людям из вашей организации.

Чтобы поделиться файлом с группой, создайте документ на Google Диске или откройте существующий, затем нажмите «Поделиться».

Нажмите «Дополнительно», затем введите адрес электронной почты группы в разделе «Приглашать людей» и выберите уровни доступа: «может редактировать», «может комментировать» или «может просматривать». Затем нажмите «Готово».

Как поделиться файлами с группой на Google Диске

  1. Создать документ на Google Диске или открыть существующий
  2. Нажмите «Поделиться»
  3. В разделе «Пригласить людей» введите адрес электронной почты группы
  4. .
  5. Выберите уровни доступа: «может редактировать», «может комментировать» или «может просматривать».
  6. Нажмите «Готово»

Как поделиться ссылкой на файл

Вы также можете отправить ссылку для общего доступа к файлу другим людям, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог получить к нему доступ.

Выберите файл, затем щелкните значок «получить ссылку для совместного использования», который выглядит как звено цепочки, в правом верхнем углу экрана. В противном случае щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «получить ссылку для общего доступа».

Щелкните «Настройки общего доступа».

Щелкните стрелку «вниз» рядом с надписью «любой, у кого есть ссылка», чтобы выбрать параметры разрешений.

Скопируйте ссылку и вставьте ее в электронное письмо или в другое место, где вы хотите поделиться.

Чтобы предоставить общий доступ к вашему файлу, чтобы любой, у кого есть ссылка в Интернете, мог искать, находить и открывать его, нажмите «получить ссылку для совместного использования», нажмите стрелку «вниз» рядом с «всем, у кого есть ссылка» и нажмите «еще».”

Щелкните «общедоступно в Интернете», затем нажмите «Сохранить».

Примечание. Если вы открываете файл и видите анонимное животное вместо имени человека, это означает, что человек, осуществляющий доступ к файлу, не вошел в учетную запись Google.

Как поделиться ссылкой на Google Диске

  1. Нажмите «получить ссылку для совместного использования» или щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «получить ссылку для общего доступа».
  2. Щелкните «Настройки общего доступа», а затем щелкните стрелку «вниз» рядом с «любой, у кого есть ссылка», чтобы выбрать параметры разрешений.
  3. Скопируйте ссылку и вставьте ее туда, где хотите поделиться
  4. Чтобы предоставить общий доступ к файлу, нажмите «получить ссылку для общего доступа», а затем нажмите стрелку «вниз» рядом с «любой, у кого есть ссылка».
  5. Щелкните «Дополнительно» и выберите «Общедоступно в Интернете».»Нажмите« Сохранить », затем« Готово ».

Как прекратить совместное использование файла на Google Диске

Если вы больше не хотите предоставлять общий доступ к файлу определенным людям, самый простой способ изменить это — щелкнуть правой кнопкой мыши файл или папку, перейти в раздел «общий доступ», а затем нажать «Дополнительно». Оттуда вы можете удалить людей, с которыми больше не хотите делиться, просто нажав на «x» справа.

Обмен файлами на Google Диске с помощью мобильного приложения

Если вы используете Google Диск со своего устройства Android или iOS, процесс аналогичен, но с некоторыми небольшими изменениями по сравнению с версией для ПК.Чтобы поделиться одним файлом, откройте приложение Google Диск и нажмите значок «еще» (три точки) рядом с именем файла.

Нажмите «Поделиться».

Чтобы предоставить общий доступ к нескольким файлам, создайте папку и добавьте в нее файлы, а затем нажмите значок «Дополнительно» рядом с именем папки, чтобы открыть доступ ко всей папке.

Разрешения на общий доступ к файлам на устройствах Android или iOS

Если вы используете устройство Android или iOS, вы можете обмениваться файлами с определенными людьми, у которых есть учетная запись Google. В разделе «люди» введите адрес электронной почты человека или группу Google, с которой хотите поделиться.

Коснитесь значка «отправить».

Примечание. Если вы не хотите, чтобы люди получали уведомления по электронной почте, нажмите значок «еще» (три точки) вверху и выберите «пропустить отправку уведомлений».

Как поделиться файлом на Google Диске на мобильном устройстве

  1. Откройте приложение Google Диск и коснитесь значка «еще» (три точки) рядом с именем файла
  2. Нажмите «Поделиться»
  3. Для нескольких файлов создайте папку и добавьте в нее файлы, а затем нажмите значок «Дополнительно» рядом с именем папки, чтобы открыть доступ ко всей папке.
  4. В разделе «люди» введите адрес электронной почты человека или группу Google, которой вы хотите поделиться с
  5. .
  6. Нажмите «отправить»

Обмен файлами по ссылке на мобильном телефоне

Вы можете получить ссылку, которой можно поделиться, и отправить ее другим людям, чтобы любой, у кого есть ссылка на файл, мог получить к нему доступ.

Коснитесь значка «еще» (три точки) рядом с именем файла и коснитесь «общий доступ по ссылке отключен», чтобы включить его.

Нажмите «скопировать ссылку», а затем вставьте ссылку в любое место, где хотите ею поделиться.

Примечание: Если вы не являетесь владельцем файла, вы не увидите опцию «Поделиться ссылкой». В этом случае попросите владельца файла разрешить доступ к файлу.

Как поделиться ссылкой на Google Диск на мобильном телефоне

  1. Нажмите значок «еще» (три точки) рядом с именем файла и нажмите «Поделиться ссылкой».
  2. Нажмите «скопировать ссылку», а затем вставьте ссылку в любое место, где хотите поделиться.

Общий доступ к файлу с мобильного устройства

Вы также можете поделиться своим файлом публично через мобильное устройство, чтобы любой мог искать, находить и открывать его в Интернете.

Коснитесь значка «еще», затем «поделиться». Прокрутите вниз и нажмите «у кого есть доступ».

Нажмите «Обмен ссылками выключен», чтобы включить его.

Коснитесь стрелки «вниз», чтобы выбрать параметры разрешения: «редактировать», «комментировать» или «просматривать».

Вставьте ссылку туда, где хотите ею поделиться.

Как публично поделиться файлом на Google Диске с мобильного устройства

  1. Нажмите значок «Еще», затем «Информация» и выберите «Обмен ссылками отключен».
  2. Нажмите стрелку «вниз», чтобы выбрать параметры разрешения: «редактировать», «комментировать» или «просматривать».
  3. Вставьте ссылку туда, где хотите поделиться ею

Общий доступ к файлам Google: конфиденциальность и безопасность

На Google Диске легко делиться файлами и распространять их, но у него есть несколько недостатков.Одна из самых больших проблем заключается в том, что вы не можете установить дату истечения срока действия или пароли для ссылок, чтобы только те, у кого есть пароль, могли просматривать или загружать общий файл. Безопасный обмен файлами с Google Диском — непростая задача, и мы не рекомендуем использовать его для конфиденциальных файлов.

У большинства других сервисов облачного хранения этого тоже нет, хотя есть несколько исключений среди наших лучших облачных хранилищ для поставщиков общего доступа. Нашим лучшим предложением из этого списка облачных хранилищ является Sync.com, который шифрует обмен файлами и позволяет вам устанавливать даты истечения срока действия, пароли и лимиты загрузки для ссылок (прочтите наш Sync.ком обзор).

Кроме того, вы должны знать, что соглашение об условиях использования Google Диска разрешает компании сканировать контент, который хранится и распространяется. Одна из причин этого — защитить материалы, защищенные авторским правом, например фильмы, от распространения, особенно если они загружаются через торрент.

Если вы ищете немного большей конфиденциальности, вам лучше использовать одного из лучших поставщиков облачных хранилищ с нулевым разглашением, например Sync.com, Tresorit или pCloud.

Последние мысли

Обмен файлами — один из важнейших элементов Google Диска, без которого он не был бы одним из наших лучших вариантов облачного хранилища для обмена.По большей части процесс прост, и мы надеемся, что это руководство направит вас на правильный путь.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей
, чтобы получать последние новости о новых выпусках и многое другое.

Если все, что вам нужно, — это сотрудничать, делиться документами и работать с ними, Google Drive — отличный вариант. Если ваш приоритет — безопасность и конфиденциальность, ознакомьтесь с нашими лучшими инструментами облачного хранилища для совместной работы, чтобы узнать о дополнительных возможностях. Вы также можете прочитать наши руководства о том, как использовать Google Диск для резервного копирования ваших данных, как передать право собственности на папку Google Диска и как перенести Google Фото.Дайте нам знать, что вы думаете, в разделе комментариев ниже. Спасибо за прочтение.

Сообщите нам, понравился ли вам пост. Это единственный способ стать лучше.

да Нет

Ваше руководство по совместному редактированию документов с помощью Google Docs

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня. Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами.Но как насчет совместного редактирования документов? Мы предоставим вам подробные инструкции.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одно из наших любимых приложений — Google Docs. Как часть пакета приложений, Google Docs — это приложение для обработки текстов для команд, которое позволяет очень легко создавать документы и управлять ими в Интернете.

Так зачем вам использовать Документы Google?

Простой: сотрудничество . Я уверен, что вы испытали неуклюжий и утомительный процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми.Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, исправляйте, отправляйте обратно по электронной почте … и т. Д. У кого установлена ​​самая последняя версия? Где — самая последняя версия? По моему опыту, это противоположность оптимизированному процессу.

Google Docs устраняет эти разочарования и добавляет несколько действительно интересных функций для совместной работы, которых просто нет в Word, таких как комментирование в реальном времени — но мы вернемся к этому через минуту.

Но, по опыту мы знаем, что не все сидят в этом поезде.Многим людям все еще незнакома работа в Google Doc.

Одна проблема, с которой мы сталкиваемся, — это знать, как пригласить кого-то для редактирования документа Google, и убедиться, что человек, которого мы просим, ​​знает , как его редактировать . Такое случалось несколько раз — мы отправляем документ Google кому-то (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы они сохранили его или вставили в документ Word и отправили обратно нам со своими изменениями. Это противоречит цели совместной работы над документами, но это происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Google Doc и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. Диск — это место, где хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы войдете в свою учетную запись Google (либо через Gmail, либо через учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.

Нажмите «Диск», и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы их не создавали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать», и вы увидите несколько вариантов:

Drive имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка всей папки. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, аналогичные Excel) или презентации (Слайды, похожие на PowerPoint), но пока мы будем придерживаться стандартного документа.

После создания нового документа вы увидите пустую страницу со стандартным набором инструментов для обработки текста вверху.

Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув вверху слова «Документ без названия» и присвоив ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по мере вашего использования.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с этим как с обычным документом Word. Печатайте и форматируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, а это значит, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на свой компьютер или о его потере.Он автоматически сохраняется постоянно, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на свой Google Диск и щелкнуть по нему. Легкий!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пора посмотреть, в чем действительно проявляется Google Docs. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует обратной связи и комментариев от других в вашем офисе. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне свои изменения.»Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет их по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Ух!

Документ Google устраняет эту головную боль. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом с коллегами и попросить их внести изменения прямо в тот же документ. Теперь вы работаете над одним документом , а не над 5 разными документами.

Для этого нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

Вы увидите экран совместного использования, на котором представлено множество опций.Мы рассмотрим несколько наших наиболее часто используемых опционов на акции.

1. Поделиться с людьми за пределами вашей компании

Получите ссылку, которой можно поделиться: вот уловка, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головных болях. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или даже не быть учетной записи Google, это то место, куда можно пойти. Нажмите «получить ссылку, которой можно поделиться».

Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (можно просматривать, редактировать и т. Д.).

Теперь нажмите «Сохранить». Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь, скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе , с которой хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.

2. Ограниченное совместное использование для повышения безопасности

Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу при условии, что у него есть ссылка.Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет учетной записи Google, прикрепленной к электронному письму, которому вы отправляете.

Убедитесь, что для обмена ссылками установлено значение «Выкл.», И отправьте их на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно людям. Нажмите «Отправить», и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически заполнен их полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как вы можете видеть выше. В противном случае вы можете просто ввести их адрес электронной почты полностью. Разделите несколько адресов электронной почты запятыми.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Изменить», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения.Однако не волнуйтесь … вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

Так что же теперь происходит? Итак, люди, которых вы пригласили, теперь получат электронное письмо со ссылкой на документ.

Совместная работа в Google Документах в реальном времени

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в реальном времени?

Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно , и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически.Кроме того, вы можете сравнить и вернуться к любой более ранней версии, которую захотите. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто его просматривает, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете видеть, кто какие изменения вносит в режиме реального времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе.Если бы они были все трое одновременно, то появились бы все три значка.

Как восстановить и просмотреть историю изменений

Если вы хотите увидеть всю историю изменений документа, перейдите в меню «Файл» и выберите «Просмотреть историю изменений».

Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий, а также отметки времени и того, кто внес изменения.

Щелчок по версии покажет вам эту версию документа.Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете выбрать «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть в Google Docs: совместная работа в реальном времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Google Doc для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят самую свежую версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются.Кроме того, для большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF, в любое время. Перейдите в раздел «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.

Способы совместной работы с Документами Google

Вы, вероятно, имеете представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта.Вы можете делиться документами внутри своей организации (через Google Apps) или также вы можете делиться документами с людьми за пределами вашей организации.

Вот несколько способов использования этого замечательного инструмента:

  • Сбор отзывов: Составьте меморандум или политику в вашем офисе, который требует групповой обратной связи
  • Повестка дня собрания: Создайте свою повестку дня и поделитесь ссылкой в ​​календаре, пригласив на предстоящую встречу
  • Протокол встречи: Делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками
  • Данные отдела продаж: Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику
  • Совместная работа над контентом в команде: Начните с наброска, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать произведение, которое вы пишете.
  • Планирование совета или комитета: Работа в группе при работе в советах и ​​комитетах

Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то другим, вполне вероятно, что Google Doc — именно тот инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают:

  • Совместимость: Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения
  • Облачное хранилище: Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен где угодно и не потеряется.
  • Экономит время: Намного более рационально, поскольку нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно

В SpinWeb мы считаем, что Документы Google — отличное место для хранения «незавершенного» материала. Мы не рассматриваем это как постоянный дом для документа; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.

Я надеюсь, что это дало вам хорошее представление о преимуществах сотрудничества с Google Docs.

Изображение предоставлено: dennizn / Shutterstock.com

Синхронизация с Google Диском — База знаний

С Google Drive Sync вы можете использовать Google Диск в качестве места для хранения вложений и файлов, загруженных в Pipedrive. Вы также сможете создавать новые документы Google внутри Pipedrive и связывать существующие документы с Google Диска с элементами (сделками, людьми, организациями) в Pipedrive.

Примечание: Хотя вложения и файлы, загруженные для ваших сделок и контактов, могут храниться на Google Диске, вложения электронной почты не хранятся на Google Диске. Они размещены в собственной системе хранения Pipedrive.


Зачем использовать Google Диск?

  • Специальные возможности : если синхронизация с Google Диском включена, все файлы будут храниться на Google Диске, поэтому они будут доступны через интерфейс Pipedrive.
  • Эффективность : один и тот же файл можно связать несколько раз в Pipedrive, гарантируя, что к нему всегда будет прикреплена последняя версия документа.
  • Easy Inline Editing : Загруженные файлы можно преобразовывать в Google Docs, просматривать и редактировать, не скачивая файл и не открывая его с помощью отдельного программного обеспечения.
  • Easy Inline Creation : новый документ Google может быть создан в режиме онлайн.

Синхронизация с Google Диском

Для синхронизации файлов с Google Диском:

  • Перейдите в Личные настройки> Google Диск , чтобы получить доступ к параметрам синхронизации.
  • Выберите Подключить сейчас , чтобы подключить свою учетную запись Google Диска.
  • Выберите Да в опции Использовать Google Диск , чтобы включить функцию синхронизации.
  • Укажите, следует ли хранить файлы Pipedrive в отдельной папке на Google Диске.
  • Укажите, следует ли разрешить общий доступ ко всем файлам Google Диска другим пользователям Pipedrive в вашей компании.

Примечание: При загрузке файлов вы заметите, что у вас есть опция «Поделиться» . Это позволит любому члену Pipedrive вашей компании иметь доступ для чтения и записи ко всем файлам, прикрепленным к Pipedrive по умолчанию.

Вы можете использовать следующие настройки конфиденциальности на Google Диске:
  • Только просмотр : если вы хотите, чтобы все пользователи Pipedrive могли просматривать, но не редактировать ваши файлы, установите для файла значение «может просматривать» или «можно комментировать». «Может комментировать» позволит другим пользователям оставлять комментарии к вашим файлам.
  • Частный : если вы хотите, чтобы определенные файлы, прикрепленные к сделкам, оставались конфиденциальными или доступными только для чтения, вам придется отредактировать разрешения на совместное использование в самом Google.В этом случае файлы по-прежнему будут отображаться в вашей очереди файлов на Pipedrive, но другие пользователи не смогут их открыть.

Добавление новых файлов

Примечание. Документы, импортированные или сохраненные на Google Диске, хранятся на Google Диске, а не в Pipedrive. Это означает, что если файл будет удален с Google Диска, он также будет удален из Pipedrive.

Перейдите на вкладку Загрузить файлы в подробном представлении одной из ваших сделок, организаций или контактов с людьми.Вы увидите, что вместо опции «Загрузить со своего компьютера», которая была у вас до включения синхронизации с Google Диском, теперь у вас есть несколько вариантов:

  • Выберите на своем компьютере. : загрузите файл прямо со своего компьютера, на котором ваш файл будет храниться в Pipedrive, а также перенесите его на Google Диск.
  • Импорт с Google Диска : добавьте файл, который уже находится на Google Диске. Просто начните вводить имя вашего файла и, найдя его, выберите его.
  • Создать новый : создать файл с нуля через Google Drive, автоматически сохраняя файл одновременно в Pipedrive и Google Drive.

Если вы создали или добавили файл через Google Диск, вы можете просто щелкнуть его, и вы можете легко просмотреть или отредактировать его прямо из Pipedrive, а также разрешить другим пользователям Pipedrive просматривать или редактировать ваш файл прямо из Pipedrive.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *