Документ в формате word: Электронный документооборот: Word DOC или PDF?

Его название — это не аббревиатура, а сокращение от document. Этот формат появился еще в начале 90х и до сих пор остается в строю. Хотя в 2007 году он потерял актуальность в связи с появлением нового, целевого формата docx. Тем не менее, после раскрытия спецификаций этого формата в 2007ом, его стали поддерживать все современные текстовые процессоры, потому что к этому моменту накопилось огромное количество документов doc.

Его внутреннее устройство довольно сложное и представляет собой целую файловую систему. Это двоичный файл, и открыть его можно только в специальном текстовом процессоре, таком как MS Word или OpenOffice Text. Формат doc позволяет хранить внутри документа изображения, мультимедиа и другие файлы, но главное его достоинство – поддержка каскадных стилей.

Этот формат расширяет возможности rtf и позволяет использовать каскадные стили, таблицы, разметку листа, макросы, форматирование документа, изображения, диаграммы, различные метаданные. Таким образом, он покрывает большинство потребностей пользователей для электронных документов.

Формат ODF

Как уже говорилось выше, этот формат был создан альтернативой doc. Над созданием стандарта трудилось множество организаций, входивших в сообщество OASIS. И в 2006 году был принят его стандарт ISO/IEC 26300.

Документ основан на языке разметки XML, помещенный в ZIP архив. Помимо самого документа в архив включены файлы, на которые ссылается документ (рисунки), метаданные и др. Но благодаря использованию архивации, файл формата odf получается очень легковесным, по сравнению с doc. Раз уж мы говорим о текстовом процессоре, то правильным будет говорить odt, а не odf. Ведь ODF отписывает целое семейство форматов: для текстового процессора — odt, для табличного процессора ods, для электронных презентаций – odp.

Нативным (разработанным именно для него) офисным решением, созданным под формат ODF считается OpenOffice. Также, как и Microsoft Office он включает в себя целый набор офисных программ для работы с: текстом, таблицами, презентациями, векторной графикой, базой данных и формулами.

Ранее мы уже отмечали, что формат ODT поддерживают множество текстовых процессоров, как MS Word, так и опен сорс решения LibreOffice, OpenOffice, и бесплатный Google Document.

Естественно, первая генерация формата ODF 1.0 имела свои недостатки, например:

• Нет описания спецификации макросов;
• Нет описания применения цифровых подписей, хотя офисный пакет позволяет их использовать;
• В презентации нельзя вставлять таблицы, хотя MS PowerPoint это позволяет;
• Нет стандарта языка формул.

Некоторые из них были исправлены в версии 1.2. Однако основным недостатком по мнению пользователей является невозможность корректно воспроизводить документы формата doc, созданные ранее в MS Office. То есть они, конечно, открываются, но выглядят не так, как в нативной программе. А ведь к моменту появления OpenOffice большинство электронных документов было именно в формате doc. Но с форматом docx дела обстоят значительно лучше.

Так или иначе, но Microsoft Office практически не уступил своих позиций на рынке, а благодаря появлению открытого формата docx завоевал доверие сторонников open source.

Формат DOCX

Формат DOCX, он же Office Open XML, он же Microsoft Open XML, он же Office Open XML. Был создан в 2007 году в ответ на появление открытого ODF и использует тот же принцип создания файла – zip архив, в который помещается xml самого документа и файлы, на которые ссылается документ (изображения), а также файлы с метаданными. Преимуществом перед ODF можно назвать мощный бэкенд в виде MS Office. Миллионы пользователей не хотели бы отказываться от удобного инструмента ради перехода на бесплатный формат. А ведь закрытый формат doc обязывал корпоративных клиентов платить немало денег Американской корпорации. Таким образом, Microsoft сохранил своих клиентов, которые «поглядывали» в сторону ODF.

DOCX стандартизирован: он пользуется спецификациями ECMA-376, ISO/IEC 295000 Transitional и ISO/IEC 29500 Strict.

Сравнение

И если формат doc конструктивно отличается от docx, то docx и odt по сути братья. Оба они представляют собой zip-контейнеры с xml документами внутри. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Но оба они превосходят формат doc хотя бы по критерию размер файла. Благодаря архивированию содержимого документа, размер файла получается значительно меньше – в 2-3 раза в зависимости от количества мультимедиа и графического контента.

Какой же из двух форматов предпочесть, docx или odt. Хотя текстовые процессоры обеспечивают поддержку форматов конкурентов, все же их отображение отличается не в лучшую сторону от оригинала. Поэтому нельзя сказать, что есть универсальное решение для всех форматов. Придется выбирать формат из сферы применения. Если речь идет о крупных предприятиях, которые использовали раньше MS Office, то очевидно, они имеют большой архив документов в формате doc да и обмен документами с другими предприятиями производится скорее всего в формате docx. Никто лучше MS Word не сможет отображать документы в собственных форматах, по крайней мере на текущий момент. В таком случае предпочтительно и впредь использовать MS Word, с форматом docx.

Если ваша цель уйти от платного офисного программного обеспечения и вас не сильно беспокоит совместимость форматов, то odt вполне способен заменить и doc, и docx. Многие крупные предприятия уже перешли на OpenOffice, а значит эта задача вполне посильная.

DOCX и ODT в генераторе отчетов

Говоря об офисных документах нельзя не вспомнить и об отчетности. Современные генераторы отчетов обязаны поддерживать экспорт отчетов в самые популярные форматы документов. Например, генератор отчетов FastReport.Net поддерживает экспорт в форматы docx и odt. Причем экспорт «заточен» на корректное отображение в первую очередь в нативном текстовом процессоре.

Так выглядит оригинальный отчет, который мы будем экспортировать в оба этих формата:

Давайте сделаем экспорт отчета в формат Microsoft Word (docx):

Вот, как он выглядит в MS Word:

А это экспорт в формат odt при просмотре в MS Word:

Экспорт в DOCX почему-то имеет мелкие шрифты внутри таблиц, но рамка соответствуют оригинальному отчету.

ODT оказался ближе к оригиналу по размеру шрифтов, но рамки никуда не годятся. Обратите внимание, что Word открыл odt с несколько худшим форматированием, чем OO Writer.

Также, как отображение документов одного формата в разных программах не одинаково, так же и генератор отчетов преобразует отчет в разные форматы по-разному.

Из всего вышерассмотренного можно сделать вывод, что даже использование одного формата не даст одинаково выглядящего документа в разных текстовых процессорах из-за разной реализации. Поэтому лучше использовать текстовый редактор с нативным форматом и не зацикливаться на универсальности.

Заполняем документы в Microsoft Word при помощи Python. Часть 1 / Хабр

Исполняем обязанности по получению сведений о своих бенефициарных владельцах

Небольшая вводная

Начиная с 21 декабря 2016 года вступили изменения в ФЗ РФ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», касательно обязанности юридического лица по раскрытию информации о своих бенефициарных владельцах. В связи с этим, многие компании направляют запросы по цепочке владения с целью выяснения своих бенефициарных владельцев. Кто-то формирует запросы на бумаге, кто-то рассылает электронные письма.

На наш взгляд, надлежащим доказательством исполнения обязанности «знай своего бенефициарного владельца» является наличие письма на бумаге с отметкой об отправке/вручении. Данные письма в идеале должны готовиться не реже одного раза в год. Если в ведении юриста находится всего несколько компаний, то составление писем не составляет особого труда. Но, если компаний больше 3-х десятков, составление писем превращается в уничтожающую позитив рутину. Дело усугубляется тем, что реквизиты писем постоянно меняются: подписанты увольняются, компании перерегистрируются, меняя адреса. Все это надо учитывать. Как здесь могут помочь навыки программирования на python?

Очень просто — хорошо бы иметь программу, которая сама будет подставлять в письма необходимые реквизиты. В том числе формировать сами письма, не заставляя создавать документ за документом вручную. Попробуем.

Структура письма в word. Модуль python docxtpl

Перед написанием кода программы посмотрим как должен выглядеть шаблон письма, в который мы будем помещать наши данные.

Текст письма от общества своему участнику/акционеру будет примерно следующим:

Напишем простую программу, которая заполнит для начала одно поле в нашем шаблоне, чтобы понять принцип работы.

Для начала в самом шаблоне письма Word вместо одного из полей, например, подписанта поставим переменную. Данная переменная должна быть на либо на англ. языке, либо на русском, но в одно слово.Также переменная должна быть обязательно заключена в двойные фигурные скобки. Выглядеть это будет примерно так:

Сама программа будет иметь следующий вид:

from docxtpl import DocxTemplate
doc = DocxTemplate("шаблон.docx")
context = { 'director' : "И.И.Иванов"}
doc.render(context)
doc.save("шаблон-final.docx")

Вначале мы импортируем модуль для работы с документами формата Word. Далее мы открываем шаблон, и в поле директор, которое бы обозначили ранее в самом шаблоне, вносим ФИО директора. В конце документ сохраняется под новым именем.

Таким образом, чтобы заполнить все поля в файле-шаблоне Word нам для начала необходимо определить все поля ввода в самом шаблоне скобками {} вместе с переменными и потом написать программу. Код будет примерно следующим:

from docxtpl import DocxTemplate
doc = DocxTemplate("шаблон.docx")
context = { 'emitent' : 'ООО Ромашка', 'address1' : 'г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 0', 'участник': 'ООО Участник', 'адрес_участника': 'г. Москва, ул. Полевая, д. 0', 'director': 'И.И. Иванов'}
doc.render(context)
doc.save("шаблон-final.docx")

На выходе при исполнении программы мы получим готовый заполненный документ.

Скачать готовый шаблон Word можно здесь.

Что такое файл .DOCX и чем отличается от .DOC

Начиная с 2007 года обновленная версия Word (и Microsoft Office) для сохранения файлов стала использовать формат DOCX, вместо классического DOC. Это была не просто «экстремальная» версия формата 1990-х годов, дополнительный X в расширении обозначает стандарт Office Open XML.

В чём разница, и какой из них следует использовать? DOC – это формат документа, используемый Microsoft Word, а DOCX – его преемник. Оба являются относительно открытыми, но DOCX более эффективен и создает меньшие, менее повреждаемые файлы.

Если у Вас есть выбор, используйте DOCX, DOC необходим только в том случае, если файл будет использоваться версиями Word до 2007 года.

Краткая история формата DOC

Microsoft Word начал использовать формат DOC и соответствующее расширение файла более 30 лет назад в самом первом выпуске Word для MS-DOS. Word исполнял роль проприетарного процессора документов, формат также был проприетарным: Word был единственной программой, официально поддерживающей файлы DOC, до тех пор, пока Microsoft не откроет спецификацию в 2006 году, после чего она была перепроектирована.

В 90-х и начале 2000-х годов различные конкурирующие продукты могли работать с файлами DOC, хотя некоторые из более экзотических форматов и опций Word не поддерживались в других текстовых процессорах. Поскольку Office и Word были де-факто стандартами для офисных наборов, соответственно, закрытый характер формата файла, несомненно, помог Microsoft сохранить свое господство над такими продуктами, как Corel WordPerfect.

С 2008 года Microsoft несколько раз выпускала и обновляла спецификацию формата DOC для использования в других программах, хотя не все расширенные функции Word поддерживаются открытой документацией.

После 2008 года формат DOC был интегрирован в платные и бесплатные программы обработки текстов многих поставщиков. Это значительно упростило работу с более старыми форматами текстовых процессоров, и многие пользователи по-прежнему предпочитают сохранять документы в старом стандарте DOC.

Введение Office Open XML (DOCX)

Под давлением растущей конкуренции открытого исходного кода и его конкурирующего формата открытых документов (ODF), Microsoft приняла решение о введение открытого стандарта в начале 2000-х годов. Это привело к разработке формата файла DOCX вместе со своими компаньонами, такими как XLSX для электронных таблиц и PPTX для презентаций.

Стандарты были представлены под названием «Office Open XML» (не имеет отношения к программе Open Office), поскольку форматы были основаны на Extensible Markup Language, а не на более раннем и менее эффективном двоичном формате. Этот язык позволил получить несколько преимуществ, в первую очередь, меньшие размеры файлов, меньше шансов на взлом и сжатые изображения.

Формат DOCX на основе XML стал стандартом для Word в версии программного обеспечения 2007 года. В то время многие пользователи полагали, что новый формат DOCX был просто средством для Microsoft поэтапного отказа от более старых версий программного обеспечения и продажи новых копий, поскольку более старые версии Word и Office не могли читать новый XML файлы.

Это было не совсем так: Word 2003 может читать специальные форматы файлов Word XML, а обновления совместимости позднее были применены к другим версиям. Но, в любом случае, некоторые пользователи вручную сохраняли файлы в более раннем стандарте DOC вместо DOCX ради совместимости.

Десять лет спустя DOCX стал новым стандартом де-факто, хотя он не столь универсален, как более старый формат DOC-файлов, благодаря конкурентам, таким как ODF, и общему уменьшению традиционного использования текстового процессора.

Какой из них следует использовать

DOCX – лучший выбор для любой ситуации. Формат создает меньшие, более легкие файлы, которые легче читать и передавать. Открытый характер стандарта Office Open XML означает, что его можно прочитать практически любым полнофункциональным текстовым редактором, включая онлайн-инструменты, такие как Google Docs.

Единственной причиной использования старого формата DOC может быть восстановление некоторых файлов старше десяти лет или работа с очень устаревшим текстовым процессором.

В любом случае, лучше сохранить файл в DOCX или какой-либо другой современный стандарт, например ODF, для простого преобразования.

документов Word | Учебная поддержка в PCC

Для каждого элемента, который у вас есть в вашем документе, нажмите на соответствующие ему рекомендации по обеспечению доступности, чтобы узнать, как сделать этот элемент доступным. Вы также можете настроить стиль документа Word по умолчанию, чтобы он был доступен.

Текст

Используйте шрифт текста, который легко читается

• Убедитесь, что ваш текст читается, используя шрифты с засечками не менее 10 пикселей, такие как Arial, Helvetica или Verdana.Эти типы шрифтов хорошо увеличиваются для людей с ослабленным зрением.
• Если есть изображение с текстом, обязательно поместите текст в альтернативный текст [открывается в новом окне] , чтобы он был доступен для слепых студентов.
• Воздержитесь от использования плавающих текстовых полей, отслеживайте изменения или комментируйте, которые недоступны.

Заголовки

Используйте правильно отформатированные заголовки для структурирования страницы

1. Выделите текст, который хотите превратить в заголовок.
2. Перейдите на вкладку Home .
3. В группе стилей выберите соответствующий уровень заголовка (см. Следующий раздел о том, как использовать заголовки в правильном порядке) из галереи стилей .
4. Предупреждение : стиль по умолчанию, называемый обычным шаблоном в MS Word, использует голубые цвета заголовков с недостаточным цветовым контрастом.Не забудьте изменить эти заголовки на более темный цвет. Ниже приведены инструкции по изменению стандартного стандартного шаблона [открывается в новом окне] на более длительный срок.

Помимо форматирования заголовков как заголовков, заголовки необходимо использовать в правильном порядке. Заголовки разбивают ваш контент, чтобы всем было легче его читать. Заголовки также являются основным способом навигации с помощью программы чтения с экрана.

1. Заголовок 1 похож на название книги, и на каждой странице есть только один заголовок 1.Заголовки 2 похожи на названия глав. Заголовки 3 — это подразделы этих глав и так далее.
2. Порядок заголовков также похож на схему. Может быть полезно просматривать панель навигации при применении структуры к текстовому документу, чтобы вы могли видеть заголовки в формате стиля структуры, чтобы убедиться, что вы не пропустили уровень заголовка.
3. Не пропускайте уровни заголовков. Возможное наказание за этот проступок — обезглавливание.
4. См. Ниже визуальное отображение возможного порядка заголовков:
   
   Видео : Как применять заголовки в правильном порядке

Списки

Форматировать списки в виде списков

Форматирование страницы (списки, заголовки и ссылки) читается вслух пользователям программ чтения с экрана, поэтому содержимое понимается в контексте.Тогда важно правильно отформатировать списки.

1. Выделите текст, который хотите превратить в список.
2. На вкладке Home в группе Paragraph выберите значок списка Number или Bullets .

Видео : Как форматировать списки

изображений и графики (включая графики, карты и фигуры)

Предоставьте альтернативные текстовые описания (ALT-текст) для изображений и графики.

Альтернативные текстовые описания изображений (ALT-текст) позволяют пользователям программ чтения с экрана извлекать выгоду из информации, передаваемой изображением

Word 2016 (Windows)

1. Перейдите к изображению и щелкните правой кнопкой мыши, затем выберите «Редактировать замещающий текст…»
2. Появится панель Alt Text .
3. Введите подробное описание изображения в поле Альтернативный текст .
   • Сократите это описание до одного или двух предложений.
4. По завершении нажмите кнопку Закрыть .

Word 2016 (Mac)

1. Перейдите к изображению и щелкните правой кнопкой мыши, затем выберите Формат изображения… .
2. Появится панель «Изображение формата ».
3. Перейдите на вкладку Layout & Properties .
4. Введите подробное описание изображения в поле «Описание «. — Не в поле «Заголовок».
   • Сократите это описание до одного или двух предложений.
5. По завершении нажмите кнопку Закрыть .

Видео : Добавление альтернативного текста для изображений

См. Раздел «Доступность сложных изображений» для изображений, которые нельзя адекватно описать в альтернативном тексте (который должен быть ограничен одним или двумя короткими предложениями).

Ссылки

Напишите содержательный текст ссылки, указывающий на ее адресат.

Ссылки — это основной метод навигации для всех, но особенно для пользователей программ чтения с экрана. Если ссылки встроены в содержательный текст, они намного полезнее.

1. Введите текст, описывающий назначение ссылки. Пример: Portland Community College
.
2. Выделите текст, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню Ссылка (Windows) или Гиперссылка… (Mac).
3. Откроется окно Вставить гиперссылку .Введите URL-адрес веб-страницы в поле Адрес (в MS Word 2011 это называется полем Ссылка на ). В приведенном выше примере мы должны ввести «https://www.pcc.edu»
4. Затем нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить ссылку.

Видео : Как создавать значимые ссылки

Советы по гиперссылкам:

• Если вы думаете, что учащиеся будут печатать документ, и хотите, чтобы у них был URL-адрес, заключите его в скобки после ссылки, но не гиперссылку.
Программа для чтения с экрана
• может открывать все ссылки на странице, чтобы помочь пользователю быстрее перемещаться по странице. Если ссылка, отображаемая программой чтения с экрана, представляет собой нечитаемый URL или двусмысленную фразу, например «щелкните здесь», пользователь программы чтения с экрана не будет знать, куда ведет эта ссылка.

Таблицы

Создание таблиц данных с заголовками столбцов

Назначение заголовков столбцов в таблице важно для пользователей программ чтения с экрана, которые понимают, как размещена информация.
Видео : Создание заголовков таблиц

Обратите внимание:

• Microsoft Word позволяет обозначать только верхнюю строку таблицы как строку заголовка. Вы не можете назначить первый столбец заголовком.

В Microsoft Word 2016

Обеспечьте правильный порядок чтения таблиц

Программы чтения с экрана [открывается в новом окне] считывают таблицы слева направо, сверху вниз, по одной ячейке за раз (без повторов). Если ячейки разделены или объединены, порядок чтения может сбрасываться

Чтобы проверить порядок чтения таблицы в Word, поместите курсор в первую ячейку таблицы. Теперь нажимайте клавишу TAB несколько раз, чтобы перемещаться по таблице.Это будет порядок чтения, который будет использоваться вспомогательными технологиями.

Объединенные, вложенные и разделенные ячейки изменяют порядок чтения таблиц. Убедитесь, что вы построили свою таблицу таким образом, чтобы обеспечить хороший порядок чтения.

Цвет

Не используйте только цвет для передачи смысла

Не используйте только цвет, чтобы провести различие, сравнение или выделить что-то отдельно от остальной части документа. Если вы классифицируете что-либо только по цвету, дальтоники не смогут извлечь пользу из этой информации.

Используйте достаточный цветовой контраст

Убедитесь в наличии достаточного цветового контраста между цветом переднего плана (шрифта) и цветом фона.
Видео : Цветовой контраст в MS Word

Если вы распечатаете цветную графику на черно-белом принтере, будет ли это понятно? Без достаточного цветового контраста люди с дальтонизмом не смогут извлечь пользу из информации.

Как установить и использовать инструмент Color Analyzer

1. Загрузить Color Contrast Analyzer Tool
2. Откройте приложение Colour_Contrast_Analyzer
3. Убедитесь, что вы находитесь в режиме Результат — Яркость , а не в режиме контрастности для дальтонизма.
4. Щелкните инструмент Пипетка переднего плана , наведите указатель мыши на цвет переднего плана и щелкните его, чтобы выбрать его.
5. Щелкните инструмент Пипетка для фона , наведите указатель мыши на цвет фона и щелкните его.
6. Если у вас 12 пикселей цвета шрифта, который вы тестируете на цветовую контрастность, вы должны получить Pass (AA). Если у вас шрифт больше этого размера, вы должны получить пропуск (AA) в поле «Крупный текст».

Наконечники анализатора цвета:

• Стандарты PCC должны соответствовать стандартам AA.
• Не волнуйтесь, если вы не соответствуете стандартам AAA, но вы, возможно, захотите рассмотреть что-то более контрастное.

Видео: установка и использование инструмента Color Analyzer

Мигает / мигает содержимое

Устранение или ограничение мерцания / мигания содержимого до 3 секунд

Любой мигающий / мигающий контент (особенно красный) может вызвать судороги у людей со светочувствительной эпилепсией, а также другие светочувствительные судорожные расстройства, поэтому его следует ограничивать и использовать только при необходимости.Веб-страницы, которые действительно содержат мигающий контент, должны ограничивать мигание не более чем тремя миганиями в секунду и не использовать полностью насыщенные красные цвета в контенте.

Если у вас есть контент, который мигает / мигает более трех раз в секунду, заморозьте мигающий контент на мгновение, чтобы оно упало ниже предела трех раз в секунду.

Если у вас есть веб-видео со сценой, включающей очень яркие вспышки молнии (или другие сцены со вспышками), отредактируйте видео так, чтобы молния не мигала более трех раз за любой период в одну секунду.

Формы и кнопки

Ярлыки полей и кнопок формы

Мы рекомендуем инструмент викторины D2L для создания форм, а не MS Word. Если вы по-прежнему хотите использовать Word для создания формы, начните с шаблона формы.

Чтобы слепой мог заполнить форму, она должна быть электронной, а поля должны быть связаны с соответствующими ярлыками.

1. Сообщает ли программа чтения с экрана пользователю, что нужно заполнить в полях формы?
2. Если вы не умеете тестировать с помощью программы чтения с экрана, отправьте форму по адресу onlineaccess @ pcc.edu [открывается в новом окне] для тестирования.

Проверить порядок чтения бланков

Порядок табуляции (или порядок чтения) важен для слепых или людей с ограниченными физическими возможностями.

• Чтобы проверить порядок чтения формы, попробуйте использовать табуляцию в форме. Попадает ли он в поля формы в том порядке, в котором кто-то хотел бы его заполнить? В противном случае вам нужно будет изменить порядок полей формы.

Если вы просто задаете вопросы и оставляете место для ответов, а не форматируете документ как фактическую форму, убедитесь, что в нем четко указано, что вы хотите, чтобы студенты делали.Например, если вы хотите, чтобы студенты ответили на ваши вопросы под вопросом, запишите это так, чтобы это было очевидно для тех, кто не видит.

Математика и естественные науки

Доступный доступ к написанию математических и научных уравнений.

Математические уравнения и научные обозначения должны быть написаны с помощью MathType (плагин редактора формул MS Office) или встроенного редактора формул Libre Office и сохранены в исходной папке в файлах курса. Это позволяет службам инвалидов получать доступ к этим файлам и преобразовывать их в формат, доступный для слабовидящих учащихся.Для получения дополнительной информации см. Отчет о доступности математики.

Запуск встроенной проверки

(Пользователи Mac: у вас должен быть MS Word 2016 и обновление за август 2016 г. В предыдущих версиях встроенная программа проверки отсутствует.)

Отличный способ начать проверку доступности документа Microsoft Word — использовать встроенную программу проверки доступности.

Обратите внимание : Средство проверки доступности проверяет только файлы .docx

1. Перейдите на вкладку просмотра в документе.
2. Нажмите кнопку Проверить доступность кнопку

Панель Accessibility Checker откроется справа от документа. Средство проверки доступности предоставляет список ошибок, предупреждений и советов. Когда вы нажимаете на ошибку или предупреждение, инструкции по их устранению появляются ниже в разделе «Дополнительная информация».

Видео : Как использовать средство проверки читаемости

Дополнительные ресурсы

Как скопировать и вставить из документа Microsoft Word? — Охотничий колледж

При копировании и вставке текста из документа Microsoft Word в WebCMS следует проявлять особую осторожность, чтобы удалить любое форматирование Microsoft Word, так как это может привести к неправильному отображению веб-сайта CMS.

Как это сделать, зависит от того, какой текстовый редактор вы используете.

Копирование и вставка текста из Microsoft Word в текстовый редактор TinyMCE

TinyMCE имеет отличный встроенный инструмент, который позволяет легко копировать и вставлять текст из Microsoft Word на страницу вашего дочернего сайта.

1. Начните с перехода к странице, которую вы хотите отредактировать, и доступа к экрану Edit Page . (Нужна помощь на этом этапе?)
   
2. Щелкните внутри области Body Text , куда вы хотите вставить свой текст.
3. Щелкните значок Вставить из Word на панели инструментов форматирования. Должно появиться поле с названием Вставить из Word .
   
4. Переключитесь на документ Microsoft Word, выделите текст, который хотите скопировать, и выберите Правка> Копировать в строке меню.
   
5. Вернитесь в свой веб-браузер, где вы все еще должны увидеть поле Вставить из Word .
   
6. Щелкните это поле, затем выберите Правка> Вставить в строке меню.
   
7. Щелкните Insert , чтобы завершить вставку текста на страницу.
8. Теперь вы можете продолжить редактировать свою страницу. Когда вы закончите, не забудьте нажать Сохранить .
   

Копирование и вставка текста из Microsoft Word в текстовый редактор Kupu

В отличие от TinyMCE, у Kupu , а не есть встроенный инструмент для размещения текста, скопированного и вставленного из документа Microsoft Word. Поэтому при использовании редактора Kupu требуется дополнительная программа.Если вам необходимо регулярно копировать и вставлять документы Microsoft Word при работе в WebCMS, мы настоятельно рекомендуем вам переключиться на редактор TinyMCE.

Пошаговые инструкции по копированию и вставке с помощью редактора Купу ниже:

1. Начните с перехода к странице, которую вы хотите отредактировать, и доступа к экрану Edit Page . (Нужна помощь на этом этапе?)
2. Переключитесь на документ Microsoft Word, выделите текст, который вы хотите скопировать, и выберите Правка> Копировать в строке меню.
   
3. Откройте отдельный текстовый редактор (например, Блокнот в Windows или TextEdit на Mac).
   
4. Вставьте текст из документа Microsoft Word в текстовый редактор.
   
5. Пока вы все еще находитесь в текстовом редакторе, выделите весь текст, который вы только что вставили. Скопируйте этот текст, выбрав Правка> Копировать в строке меню.
   
6. Вернитесь к экрану Edit Page в веб-браузере.Щелкните внутри области Body Text , куда вы хотите вставить свой текст.
   
7. Вставьте текст, выбрав Правка> Вставить в строке меню.
8. Теперь вы можете продолжить редактировать свою страницу. Когда вы закончите, не забудьте нажать Сохранить .
   

Я не знаю, какой текстовый редактор использую.

Краткий ответ:
Если ваша панель инструментов форматирования имеет цвет синий , вы используете TinyMCE.
Если ваша панель инструментов форматирования — зеленый , вы используете Kupu.

Длинный ответ:
Между текстовыми редакторами Kupu и TinyMCE есть много различий. Мы настоятельно рекомендуем использовать TinyMCE, особенно для копирования и вставки текста из Microsoft Word. Если вы хотите изменить текстовый редактор с одного на другой, нажмите здесь, чтобы узнать, как это сделать.

Как поставить электронную подпись в документе Word

Как поставить электронную подпись в документе Word?

Если вам нужно электронно подписать документ Word, например контракт или договор купли-продажи, это легко сделать.DocuSign позволяет загружать и подписывать документы в различных форматах, включая файлы Microsoft Word.

Вот как подписать документ Word в Интернете:

• Шаг 1. Зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии на DocuSign и войдите в систему.
• Шаг 2. Выберите «Создать»> «Подписать документ» и загрузите документ Word.
• Шаг 3. Выберите «Знак». Просмотрите документ и выберите Продолжить.
• Шаг 4. Перетащите свою электронную подпись с левой панели в документ Word.

DocuSign поддерживает Word 2013 (только Windows), Word 2016 (только Windows), Word Online и Word для iPad.

Безопасен ли ваш документ Word при использовании DocuSign?

DocuSign соответствует строгим стандартам безопасности США, ЕС и других стран и превосходит их, а также вложила значительные средства в безопасность и операции предприятия. DocuSign имеет сертификаты ISO 27001: 2013 и SSAE 16, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2 и проходят международные испытания. Узнайте больше, посетив наш Центр управления безопасностью.

Можно ли использовать DocuSign из документа Word?

Да. Если вам нужно часто подписывать документы Word или вы хотите отправить их на подпись другим пользователям, просто установите DocuSign из своего документа Word.

На ленте в верхней части документа Word перейдите на вкладку «Вставка» и найдите DocuSign в магазине Office. После его установки надстройка DocuSign появится на панели справа от документа. Используйте DocuSign, не выходя из Word!

Можете ли вы добавить другие элементы для заполнения в ваш документ Word?

DocuSign позволяет добавлять в документ Word несколько элементов (называемых тегами).Например, вы можете добавить теги для даты подписания, печатного имени подписавшего, адреса электронной почты и т. Д. Просто перетащите тег, который хотите добавить, с левой панели и поместите его в свой документ Word.

Создание доступного документа Microsoft Word | Интернет-коммуникация

Обзор

Мы хотим сделать ваш документ доступным для всех, особенно для тех, кто пользуется вспомогательными устройствами. Ниже приведены некоторые ключевые компоненты, позволяющие сделать ваш документ более доступным в Microsoft Word 2016.

• Заголовки и титулы
  • Заголовки создают в документе иерархию, которой может следовать программа чтения с экрана.
  • Вам необходимо установить заголовок документа по умолчанию, чтобы программа чтения с экрана могла сканировать и читать вслух своему пользователю.
• Гиперссылки
  • Гиперссылки должны иметь четко обозначенную метку назначения ссылки, чтобы программа чтения с экрана могла читать их вслух при сканировании документа.
• Таблицы
  • Должна быть четкая структура таблицы и заголовки, чтобы программа чтения с экрана могла сканировать документ.
• Альтернативный текст
  • Это позволяет программе чтения с экрана сканировать описание таблиц, рисунков или изображений, которые могут быть в документе.
    
• Списки
  • Встроенные инструменты форматирования Word упрощают сканирование документа программой чтения с экрана.
• Цветовой контраст
  • Важно, чтобы в документе не использовались цвета для передачи информации, потому что слепые, дальтоники или слабовидящие люди могут пропустить информацию, передаваемую с помощью используемого цвета.
• Как проверить доступность
  
• На что обратить внимание
• Экспорт в PDF

Ниже мы рассмотрим каждый отдельный ключевой компонент.

Заголовки и заголовок

Для начала обязательно установите заголовок документа по умолчанию.

1. На главной ленте программного обеспечения выберите Файл.
2. Затем выберите «Информация» и в разделе «Свойства» выберите поле «Заголовок».
3. Напишите здесь название вашего документа.

Стили заголовков позволяют программе чтения с экрана знать, в каком порядке сканировать текст в документе. Для этого вам необходимо:

1. Откройте вкладку «Главная» на главной ленте программы.
2. Выберите заголовок в разделе стилей.
3. Тогда не стесняйтесь изменять стиль, размер и цвет шрифта.

Гиперссылки

Как упоминалось ранее, вам необходимо убедиться, что ваша гиперссылка имеет четкую метку ее назначения. Для этого нам необходимо:

1. Во-первых, нам нужно убедиться, что на него есть гиперссылка (с http или https в начале ссылки).
2. Затем выберите гиперссылку и выберите гиперссылку в открывшемся меню.
3. Откроется диалоговое окно «Вставить гиперссылку», переместите его, чтобы изменить текст в поле «текст для отображения» на более информативный заголовок.

Таблицы

Таблицы не следует использовать для разметки или стилизации содержимого на странице. Таблицы должны иметь четкую структуру и заголовки, чтобы их можно было просканировать программой чтения с экрана. Чем проще вы храните таблицы, тем легче пользователю программы чтения с экрана их сканировать. Информация заголовка не может быть идентифицирована программами чтения с экрана, что затрудняет получение пользователем информации о таблице, если таблица плохо структурирована.

Для создания заголовка таблицы нам необходимо:

1. Сначала выберите вкладку вставки на главной ленте программного обеспечения, выберите таблицу, а затем вставьте таблицу.
2. Выделив первую ячейку таблицы, выберите вкладку макета на главной ленте программного обеспечения, которая открывается при выборе таблицы.
3. Выберите «Повторять строки заголовка» в разделе «Данные». Это указывает, что набираемая вами ячейка находится в заголовке этой строки, а также позволяет заголовку повторяться, если таблица растягивается на другие страницы.

Альтернативный текст

Альтернативный текст для визуальных элементов

Замещающий текст для изображений, картинок, рисунков и т. Д. (Полный список визуальных элементов см. В разделе «Сделайте ваш документ Word доступным»), это позволяет программе чтения с экрана сканировать описание визуального элемента и указывать, что в нем важно. человек, который не может видеть. Для этого вам необходимо:

1. Выберите изображение и выберите Формат изображения.
2. В появившемся диалоговом окне выберите значок «Макет и свойства» и выберите замещающий текст.
3. На последнем этапе введите замещающий текст, который вы хотите использовать для изображения, в поле «Описание». (Необходимо сделать для всех изображений, используемых в документе).
   

* На последнем шаге убедитесь, что ничего не добавили в поле заголовка, а только добавьте альтернативный текст в поле Описание.

Альтернативный текст для таблиц

Первое, что нужно иметь в виду, это то, что чем проще вы храните таблицы, тем легче программа чтения с экрана может их сканировать. После того, как вы создали свою таблицу, вам понадобится замещающий текст.Чтобы добавить замещающий текст в таблицу, вам необходимо:

1. Убедитесь, что он выбран, а затем выберите «Свойства таблицы».
2. Откроется диалоговое окно «Свойства таблицы», выберите вкладку замещающего текста и вставьте описание в поле «Описание».

* На последнем этапе убедитесь, что ничего не добавили в поле заголовка, а только добавьте альтернативный текст в поле Описание.

Списки

Всегда используйте разные стили списков, которые предоставляет Microsoft, поскольку они позволяют программе чтения с экрана легко сканировать документ.Для использования предоставленных стилей:

• Выберите из маркированных и нумерованных списков, представленных в разделе «Абзац» вкладки «Главная» на главной ленте программного обеспечения.

Цветовой контраст

Не используйте цвет для передачи информации и убедитесь, что используются цвета, которые позволят пользователю прочитать шрифт. Избегайте ярких цветов на белом / светлом фоне.

Воспользуйтесь анализатором цветового контраста, чтобы проверить, не уверены ли вы в цветовом контрасте ваших документов.

Как проверить доступность

Чтобы убедиться, что ваш документ Word доступен в Word, вам необходимо:

1. Выберите вкладку «Файл» на главной ленте программного обеспечения, а затем выберите «Информация».
2. Затем проверьте наличие проблем, а затем проверьте доступность.

Он предоставит вам обзор любых проблем, их сути и даже способов их устранения.

На что обратить внимание

• Не используйте шрифт меньше 12pt
• Убедитесь, что цветовой контраст достаточен.
• Не используйте цвет строго для передачи информации
• Для более длинных документов предоставьте оглавление

Обязательно используйте доступные инструменты стиля и форматирования, предусмотренные в программе.

Экспорт в PDF

Если вы хотите экспортировать документ Word в PDF, выполните следующие действия:

1. Выберите вкладку «Файл» на главной ленте программного обеспечения.
2. Затем выберите «Экспорт»
3. Затем выберите «Создать документ PDF / XPS».
4. Наконец, появится окно, не забудьте указать свой документ в поле «Имя файла», а затем выберите «Опубликовать».

В начало

Список литературы

Ncdae.org: Большая часть информации с этой веб-страницы была создана с помощью этого ресурса. Если вы хотите получить дополнительную информацию о том, как сделать документы и PDF доступными, воспользуйтесь этим сайтом.

Сделайте ваши документы Word доступными. Здесь вы найдете советы о том, как и почему мы должны сделать документы Word доступными.

Accessibility.umn.edu/tutorials/: здесь содержится дополнительная информация о различных типах документов, которые можно преобразовать в PDF. В нем также есть полезная информация, которую вы можете использовать, чтобы проверить, доступен ли ваш PDF-файл.