Разное

Как эксель сохранить в пдф: Как сохранить лист Excel в формате PDF

25.03.2005

Содержание

Как конвертировать из Excel в PDF: пошаговая инструкция

PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.


Решения задачи конвертации/печати

Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.

Microsoft Excel

Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Открыть xlsx-файл.
  2. Перейти во вкладку «Файл».

  3. Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.

  4. После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.

  5. При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).

  6. Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».

  7. Новый документ откроется в Adobe Acrobat.

Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:

  1. Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
  2. В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.

  3. Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.

  4. Процесс займет несколько секунд.

Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.

Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).


 Третий способ:

  1. Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».

  2. Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» — повторно кликнуть по кнопке.

  3. В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.

  4. Нажать «Опубликовать».

В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».

В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.


В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.

Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF

Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:

  1. Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.

  2. Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.

  3. Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.

Онлайн-конвертеры

Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.

Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:

  1. SmallPDF.
  2. PDF.io.
  3. ConvertStandard.
  4. iLovePDF.
  5. PDF2Go.

Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.

Обратная конвертация: из PDF в Excel

В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.

Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:

  1. Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.

  2. Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
  3. По завершении на экране высветится уведомление.

  4. Нажать на кнопку «Скачать».

Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.

Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.

Как конвертировать Эксель в ПДФ

При работе с табличными документами Excel у пользователей нередко возникает необходимость преобразовать их в формат PDF, который особенно актуален в тех случаях, когда необходимо передать таблицу другому пользователю без возможности его редактирования. К тому же, если в документе присутствуют формулы, в формате PDF можно увидеть только конечные результаты расчетов по ним, но не сами формулы. И конечно же, данный формат незаменим, когда у получателя документа программа Эксель на компьютере не установлена.

Давайте рассмотрим различные варианты преобразования XLS в PDF через встроенные функции программы Эксель, а также, через сторонние приложения и онлайн-конвертеры.

Как конвертировать XLS в PDF в Эксель

До момента появления версии 2010 года преобразование документов XLS в PDF-формат проводилось только сторонними программами или сервисными ресурсами. Но все версии, вышедшие после 2010 года, обладают встроенной функцией, позволяющей конвертировать файлы, находясь непосредственно в самом Эксель

  1. Для начала нужно выделить диапазон ячеек, который следует преобразовать, после чего щелкаем по меню «Файл». Здесь следует обратить внимание на настройки разметки страницы, чтобы вся выделяемая область попадала в активную область.
  2. Нажимаем на пункт «Сохранить как” и в правой части окна жмем кнопку “Обзор”, чтобы приступить непосредственно к сохранению файла.
  3. Откроется окно, в котором мы задаем имя (можно оставить таким же, что и для XLS), выбираем папку, где будет создан новый файл.
  4. Далее нажатием на область с текущим форматом рядом с надписью “Тип файла” раскрываем список со всеми возможными вариантами и выбираем PDF.
  5.  Внизу окна откроются варианты конвертации: стандартный (подходит для публикации в интернете и печати) или минимальный (для публикации в интернете). Чтобы открыть файл после завершения процесса конвертации ставим соответствующую галочку.
  6. Для выбора дополнительных настроек кликаем по кнопке «Параметры».
  7. В новом окне есть возможность детально настроить параметры конвертации, в том числе, выбрать диапазон для публикации, включить непечатаемые данные и т.д. Выбираем соответствующие параметры (чаще всего, это не требуется) и щелкаем “OK”.
  8. После завершения работы с настройками жмем кнопку «Сохранить».
  9. По окончании преобразования мы получим новый файл в выбранной папке с расширением PDF, который автоматически откроется в программе для просмотра данного формата (если такая уставлена на компьютере, и если мы выбрали опцию открывания документа сразу после публикации).

Преобразование таблицы в PDF через внешние приложения

Если на вашем компьютере не установлен Microsoft Office, конвертацию XLS в PDF можно осуществить с помощью сторонних программ, которые по принципу работы напоминают виртуальный принтер: принимают файл XLS «в печать», но вместо выдачи на бумажном носителе сохраняют преобразованный документ в выбранной директории с расширением PDF.

В качестве примера давайте рассмотрим программу FoxPDF Excel to PDF Converter, которая неплохо себя зарекомендовала и пользуется популярностью среди пользователей.

Алгоритм действий понятен и интуитивен, и несмотря на то, что интерфейс не русифицирован, в нем достаточно просто разобраться.

  1. Первым делом, нужно скачать программу и установить ее.
  2. Запускаем программу, в левой верхней части окна щелкаем по кнопке “Add Excel Files”, чтобы открыть файлы для преобразования.
  3. Преимущество данной программы заключается в том, что она позволяет производить одновременную конвертацию нескольких документов. Выбрав файл (или файлы), щелкаем по кнопке «Открыть».
  4. В основном окне программы появятся наименования выделенных файлов. Обратите внимание на галочки, которые должны стоять напротив названий файлов, выбранных для преобразования. Документы, не помеченные ими, сконвертированы не будут.
  5. Файлы, преобразованные в данной программе, сохраняются в папке, выбранной по умолчанию. Чтобы задать другое место для сохранения, кликните на кнопку в виде троеточия рядом с текущим адресом и измените его на свой.
  6. После выполнения всех шагов по подготовке к конвертации нажмите на большую кнопку с надписью PDF в нижнем правом углу окна, после чего начнется процесс преобразования.
  7. Дождитесь окончания конвертации, после чего нужные файлы появятся в выбранной папке.

Использование онлайн-сервисов для конвертации XLS в PDF

Если необходимость преобразования файла XLS в формат PDF возникает нечасто, то установка на компьютер дополнительных программ, возможно, не так целесообразна. В этом случае можно воспользоваться услугами сервисов, специализирующихся на конвертации в онлайн-режиме. Почти все подобные конвертеры преобразовывают файлы бесплатно, но, как правило, с ограничением количества операций в день. На некоторых сервисах требуется ввести адрес электронной почты для отправки на нее готового файла. Также, зачастую файл XLS должен соответствовать определенным параметрам, так как сервисы справляются с документами не любой сложности.

Предлагаем рассмотреть алгоритм конвертации подобным способом на примере сервиса SmallPDF.

  1. На главной странице сайта с сервисом кликаем по кнопке «Excel в PDF».
  2. Оказавшись на нужной странице, перетягиваем файл XLS в соответствующее поле либо можно воспользоваться кнопкой “Выберите файл”, чтобы указать путь к документу, который следует преобразовать. Стоит отметить, что сервис предусматривает возможность работы одновременно с несколькими файлами.
  3. Следующий этап – непосредственно процесс конвертации, занимающий, как правило, небольшое количество времени. После завершения преобразования нажимаем кнопку «Сохраните файл».
  4. Выбираем место для скачивания файла и нажимаем кнопку “Сохранить”.

Подобная последовательность действий при конвертации документов характерна для большей части сервисных ресурсов данной направленности:
• загрузка файла
• процедура преобразования
• скачивание и сохранение полученного файла в нужном формате.

Заключение

Все перечисленные способы преобразования XLS в PDF имеют свои положительные и отрицательные стороны. Выполнять процедуру непосредственно в самом Эксель удобно, но функция появилась только в версиях с 2010 года и более свежих. Преобразовывать файлы с помощью онлайн-сервисов можно только в случае подключения к сети Интернет, но это хороший вариант, если на компьютере не установлена программа Excel или другие утилиты, которым можно воспользоваться для конвертации файлов. Сторонние программы неплохо справляются со своей задачей, но зачастую требуется их покупка, чтобы избавиться от водяных знаков в преобразованном документе. В общем, конечный выбор остается за пользователем и зависит от его возможностей и конкретных задач.

Почему Foxit PhantomPDF – один из лучших конвертеров Excel в PDF

Microsoft Excel – наиболее часто используемое программное обеспечение для работы с электронными таблицами. Оно дает возможность создавать визуально привлекательные таблицы и легко читаемые диаграммы, которые быстро передают данные.

Тем не менее, при отправке файлов XLS некоторые программы для просмотра Excel отображают контент по-разному. Это особенно заметно, когда у пользователей, другая версия Excel или другое операционное программное обеспечение.

Предлагаем рассмотреть возможность конвертации файлов XLS в файлы PDF, поскольку это универсальный формат, в котором можно просматривать файлы на любом устройстве, включая ноутбуки, планшеты, настольные компьютеры и смартфоны.

Вот некоторые из причин, по которым PhantomPDF является одним из лучших конвертеров Excel в PDF.

Foxit PhantomPDF – это универсальный конвертер и редактор Excel в PDF. Foxit PhantomPDF – один из самых известных редакторов PDF на рынке. Foxit Software имеет больше 560 миллионов пользователей и 100 000 клиентов в более чем 200 странах. Компания предлагает решения PDF, такие как PhantomPDF, пользователям и отраслям по всему миру. Среди множества инструментов и функций, предлагаемых PhantomPDF One, помимо полноценного редактирования PDF-файлов, есть возможность конвертировать файлы Excel в PDF, и наоборот.

Foxit PhantomPDF более прогрессивный, чем большинство конвертеров Excel в PDF, поскольку пользователь может устанавливать собственные параметры. Например, можно конвертировать один лист Excel или всю книгу. Также конвертировать имена листов Excel в закладки в созданных PDF-файлах. Даже можно выбрать вариант, чтобы полученный PDF-файл был помечен тегами для доступа людей с нарушениями зрения.

Foxit PhantomPDF может создавать любые файлы для печати, включая электронную таблицу Excel, в формате PDF. Все, что нужно сделать, это просто перетащить файл в окно программы.

Также можно создать PDF-файл из Microsoft Office, выполнив следующие действия:

  1. Запустить Foxit PhantomPDF, выбрать «Файл» > «Создать» > «Из файла» или выбрать «Конвертировать» > «Из файлов» > «Из файла» .
  2. В диалоговом окне «Открыть» выбрать файл электронной таблицы Excel, или нажать «Открыть из ECM», чтобы выбрать его в системе ECM или облачной службе. Затем нажать «
    Открыть»,
    чтобы начать конвертацию.
  3. После того, как конвертированный файл PDF автоматически откроется в Foxit PhantomPDF, нажать кнопку «Сохранить» или выбрать «Файл» > «Сохранить».
  4. Ввести имя файла и указать местоположение во всплывающем диалоговом окне «Сохранить».

Даже можно создать PDF-файл из своей электронной таблицы Excel, если вы только что скопировали лист в буфер обмена. Это выглядит так:

  1. Выбрать «Файл» > «Создать» > «Из буфера обмена»
    или выбрать «Конвертировать» > «Из буфера обмена» .
  2. Тексты или изображения в буфере обмена будут конвертированы в новый файл PDF.

Foxit PhantomPDF предоставляет множество простых способов конвертирования файлов электронных таблиц Excel в PDF. Таким образом, вы всегда можете быть уверены, что любой, кто просматривает вашу таблицу, поймет информацию так, как вы хотите.

Источник Foxit

По вопросам приобретения решений Foxit обращайтесь к нашим специалистам +380 (44) 383 4410 или [email protected]

Как импортировать данные из PDF в Microsoft Excel

Если у вас есть документ PDF, например выписка из банка или финансовый отчет, вы можете загрузить эту информацию в Microsoft Excel. Благодаря встроенной функции вы можете легко импортировать и автоматически конвертировать PDF в Excel.

Эта удобная функция избавит вас от необходимости искать конвертер PDF-файлов. Не только это, но и позволяет вам выбирать данные из файла, который вы хотите импортировать. Весь процесс занимает всего минуту.

Примечание. С момента внедрения этой функции в августе 2020 года она была доступна только подписчикам Office 365.

Подключить PDF-файл к Excel

Для начала выберите лист, с которым хотите работать в Excel, и перейдите на вкладку «Данные». Щелкните стрелку раскрывающегося списка Получить данные в левой части ленты. Наведите курсор на «Из файла» и выберите «Из PDF».

Найдите свой файл в окне просмотра, выберите его и нажмите «Импорт».

Затем вы увидите панель навигатора. Слева находятся таблицы и страницы вашего PDF-файла. Вы можете выполнить поиск по одному из них вверху или просто выбрать элемент и просмотреть его справа.

Когда вы увидите элемент, который хотите импортировать, нажмите «Загрузить» в нижней части окна.

После того, как ваши данные будут импортированы из PDF-файла, вы должны увидеть их на своем листе вместе с боковой панелью «Запросы и подключения». Это удобное место позволяет вам настроить подключенные данные, если вы хотите, и мы объясним эти варианты ниже.

Отрегулируйте настройки нагрузки

Если вы предпочитаете загружать данные в определенном формате, таком как сводная таблица, или на новый рабочий лист, выберите стрелку раскрывающегося списка «Загрузить» и выберите «Загрузить в» вместо этого.

Затем выберите нужные параметры в окне «Импорт данных» и нажмите «ОК».

Преобразуйте данные с помощью Power Query

Другой вариант импорта данных из вашего PDF-файла — преобразовать его с помощью редактора Power Query Editor. В окне навигатора, где вы выбираете элемент для импорта, нажмите внизу «Преобразовать данные» вместо «Загрузить».

Это откроет окно Power Query, в котором вы можете делать такие вещи, как выбор или добавление дополнительных столбцов, транспонирование строк и столбцов, управление параметрами и форматирование данных.

Настройте подключенные данные

Если вы хотите скорректировать импортированные данные, вы можете сделать это, открыв данные на боковой панели «Запросы и подключения». Затем вы можете выполнять такие действия, как редактирование с помощью редактора Power Query, дублирование, объединение, добавление ссылки или удаление связанных данных.

Как уже упоминалось, при импорте файла PDF вы увидите боковую панель «Запросы и подключения». Если вам случится закрыть его, вы можете открыть его повторно, перейдя на вкладку «Данные» и щелкнув на ленте «Запросы и соединения».

Наведите курсор на подключенные данные, и вы увидите окно. Внизу у вас есть действия для просмотра на листе, редактирования и удаления. Если вы нажмете на три точки, вы увидите такие параметры, как «Дублировать», «Ссылка» и «Объединить».

Вы также можете управлять данными на листе, как обычно. Если вы используете таблицу, вы можете фильтровать и сортировать. Вы также можете выбрать другой стиль, обновить шрифт и применить дополнительное форматирование.

В тех случаях, когда данные, с которыми вам нужно работать или анализировать, поступают в виде PDF-файла, помните, что вы можете вытащить этот PDF-файл прямо в Microsoft Excel.

Если вы хотите сделать наоборот, узнайте, как легко сохранить лист Excel в виде файла PDF.

Как печатать файлы Excel в формате PDF

Вы можете рассчитывать на отличное качество при создании PDF-файлов в Интернете с помощью нашего онлайн-конвертера — такое же качество преобразования, как в Office. Таким образом, вам не нужен доступ к платной версии Microsoft Office для публикации в Интернете. Любые данные, которые у вас были в исходной электронной таблице, будут включены в PDF-файл, включая макет страницы, цвета и другие свойства документа.

В каком формате будет выходной файл?

Рекомендуемый тип файла — .xlsx, который является стандартной рабочей книгой Excel.Это будет тип файла выходного документа для обоих методов. С другой стороны, если вы «Сохранить как» PDF-файл из Excel, будет доступно несколько различных форматов файлов, включая значения, разделенные запятыми (.csv), текст в формате Windows (.txt) или текст с разделителями-пробелами (. прн) документы. Не забудьте сохранить, если вы решите печатать в одном из этих различных форматов файлов.

Могу ли я использовать ваш онлайн-конвертер на любом устройстве?

Да! Любое устройство с подключением к интернету.Smallpdf — это облачная онлайн-платформа; вы можете использовать любой интернет-браузер во всех операционных системах: Mac, Windows или Linux. У нас также есть мобильное приложение Smallpdf со всеми любимыми инструментами на вашем устройстве, так что вы можете работать на ходу!

Но это еще не все. Вы всегда можете вернуться на наш сайт, если хотите «распечатать» файлы в их исходном формате. PDF-документы можно распечатать в форматах Excel, Word, PPT и даже JPG. А что касается безопасности, мы следим за тем, чтобы материалы, загруженные на наши многочисленные конвертеры, удалялись с наших серверов через 60 минут.Единственными исключениями являются подписание и если вы делитесь файлами с кем-то или вам нужно отредактировать документ. Например, если вы заполняете форму в формате PDF, мы оставим ее онлайн для редактирования, пока вы не решите загрузить сохраненный документ.

Использование Smallpdf на работе

Мы хотим сделать PDF простым, но в то же время надежным. Если вы используете нашу платформу на работе или планируете убедить начальство использовать Smallpdf для бизнеса, вам будет приятно узнать, что мы сертифицированы по стандарту ISO 27001 и соблюдаем GDPR.Полный список услуг, которые мы используем, и то, как мы обеспечиваем конфиденциальность данных, доступен на нашей странице «Условия и положения».

Работа с цифровыми документами в наши дни является нормой. Мы хотим помочь вам сделать ваши простые задачи простыми и выполнить их в несколько кликов. Если вам нужна помощь с PDF-файлами, вы можете ознакомиться с более чем 100 другими учебниками!

Как преобразовать документы Excel в формат PDF

Существует множество способов конвертировать файл Excel в формат PDF.Одной из причин использования этого типа преобразования является то, что электронную таблицу удобнее открывать и читать на других компьютерах, телефонах и планшетах, и все это без необходимости установки программы или приложения для работы с электронными таблицами.

Файлы Excel, которые остаются в формате XLSX или XLS, на 100 % доступны для редактирования в Excel или другой аналогичной программе для работы с электронными таблицами (например, OpenOffice Calc и LibreOffice Calc), но PDF-файлы — нет. Несмотря на то, что доступны редакторы PDF, они обычно не работают так же хорошо, как редактирование необработанного файла.

Зачем использовать формат PDF

Для файлов Excel требуется специальная программа для их чтения и редактирования, поэтому может быть сложно поделиться такими документами с людьми, у которых нет необходимого программного обеспечения. Однако формат PDF гораздо более распространен, поэтому, если на компьютере установлено средство просмотра PDF, вы можете просматривать файл без необходимости использования средства просмотра/редактора электронных таблиц.

Использование Microsoft Excel для создания файла PDF

Если вы работаете с документами Excel, вполне вероятно, что Excel уже установлен на вашем компьютере.Если это так, вы можете легко конвертировать XLSX в PDF или старый XLS в PDF.

Эти инструкции относятся к версиям Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Microsoft 365.

Экспорт на ПК с Windows

Пользователи Windows могут конвертировать документы Excel в PDF через меню Экспорт :

  1. Откройте меню Файл > Экспорт .

  2. Выберите Создать PDF/XPS .

  3. Дважды проверьте, что PDF (*.pdf) выбрано рядом с

    Сохранить как тип . Другой вариант — создание XPS-файла.

    При желании вы можете использовать это время перед созданием PDF-файла, чтобы включить или отключить некоторые дополнительные параметры. Перейдите в Параметры в диалоговом окне сохранения, чтобы выполнить такие действия, как экспорт только определенных страниц в PDF, экспорт всех рабочих листов и многое другое.

  4. Выберите место для сохранения PDF-файла, а затем выберите Опубликовать .

Экспорт на Mac

Если вы работаете на компьютере Mac, создание PDF-файла из файла Excel можно выполнить с помощью пункта меню «Сохранить как ».

  1. Перейдите к Файл > Сохранить как , чтобы открыть всплывающее окно для сохранения документа Excel.

  2. Рядом с File Format, внизу этого окна выберите PDF .

    Обратите внимание на параметры сразу под раскрывающимся списком выбора формата. Вы можете выбрать Workbook или Sheet , чтобы преобразовать либо всю книгу в PDF (все листы, в которых есть данные), либо только лист, открытый прямо сейчас.

  3. Выберите Сохранить , чтобы преобразовать файл Excel в PDF на вашем Mac.

Экспорт в PDF с помощью Google Sheets

Sheets — это онлайн-редактор электронных таблиц от Google. Поскольку вы можете загружать файлы Excel в Google Таблицы и поскольку Таблицы могут экспортировать документы в формат PDF, это отличный способ конвертировать XLSX/XLS в PDF на любом компьютере.

  1. Откройте Google Таблицы и используйте кнопку выбора файлов справа, чтобы найти и открыть файл Excel.

  2. Перейдите к Файл > Загрузить > PDF (.pdf) для предварительного просмотра документа в формате PDF. Вы можете редактировать то, что должно быть экспортировано, и некоторые другие настройки.

  3. Выберите EXPORT , чтобы сохранить электронную таблицу в формате PDF.

Онлайн конвертеры

Другой вариант — использовать конвертер файлов. Поскольку файлы XLS и XLSX являются документами, вы можете использовать бесплатный конвертер файлов документов.

Есть даже некоторые онлайн-конвертеры Excel в PDF, которые делают это еще проще, и, поскольку они работают с любым веб-браузером, они могут конвертировать Excel в PDF в любой операционной системе.

Некоторые из наших фаворитов включают Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF и Online2PDF.

Еще один, который нам нравится, показан ниже, это FileZigZag. Загрузите туда свой файл Excel и выберите PDF в качестве целевого формата. Выберите Start Converting , чтобы преобразовать файл Excel в PDF и получить ссылку для загрузки.

«Печать» в PDF

Если у вас не установлен Excel, вы все равно можете сохранить файл XLSX или XLS в PDF с помощью бесплатной программы Microsoft Excel Viewer. Однако, поскольку этот инструмент является только средством просмотра файлов Excel (не редактором), вам необходимо установить вместе с ним еще одну программу, чтобы она поддерживала преобразование PDF.

Один из способов — бесплатный PDF-принтер. PDF-принтеры работают, когда вы «распечатываете» документ в формате PDF, что является простым способом отправки файла Excel в конвертер PDF, после чего программа сохранит его в формате PDF.

  1. Откройте средство просмотра Excel и выберите файл Excel, который вы хотите преобразовать в PDF.

  2. Используйте кнопку в верхней левой части программы, чтобы выбрать Распечатать .

  3. В раскрывающемся меню рядом с Name измените принтер на установленный вами PDF-принтер.

    В нашем примере мы можем выбрать Foxit Reader PDF Printer из раскрывающегося меню.

  4. Внесите любые другие изменения в настройки печати, например, распечатайте определенное количество страниц, а затем выберите OK , чтобы запустить программное обеспечение принтера PDF, в данном случае Foxit PDF Reader.

    Некоторые PDF-принтеры откроют программу с дальнейшими инструкциями, а другие сохранят PDF-файл без каких-либо других подсказок.

  5. Вот и все! Вы создали файл PDF из документа Excel!

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите нам, почему!

Другой Недостаточно подробностей Сложно понять

Как сохранить отчет в формате PDF без электронной таблицы в Excel

Существует два простых способа сохранить активный лист Microsoft Excel в файл PDF: вручную и с помощью макроса.Вот как это сделать.


Изображение: iStock/jurgenfr

Windows: обязательный к прочтению охват

Раньше мы распечатывали диаграммы и другие аналитические отчеты, чтобы делиться ими с другими. Сегодня мы можем обойтись без печати, отправив отчеты в электронном виде. Однако отправка всего файла рабочей книги Microsoft Excel обычно неуместна; вам редко захочется делиться исходными данными вместе с отчетами. Один из способов поделиться только отчетом — сохранить этот лист в файл PDF, а затем поделиться им в электронном виде — без суеты, без суеты, без ожидания распечатки, проходящей через архаичную внутреннюю почтовую систему.В этой статье я покажу вам, как легко сохранить только активный лист в файл PDF с помощью интерфейса и запуска макроса.

SEE: 69 советов по Excel, которые должен усвоить каждый пользователь (TechRepublic)

Я использую Microsoft 365 в 64-разрядной системе Windows 10. Вы можете работать со своими данными или скачать демонстрационный файл .xlsx. Эта статья не подходит ни для браузерной версии, ни для более раннего формата .xls.

Отчет vs.таблица

Если вы похожи на многих пользователей, вы отделяете данные от отчетов. Таким образом, вы можете быстро распечатать отчет, не делясь исходными данными. Это быстро и чисто. На рисунке A показан такой отчетный лист. Если вы отправляете всю книгу в электронном виде, другие лица имеют доступ к исходным данным, которые могут быть конфиденциальными или служебными. Кроме того, включение данных в отчет отвлекает.

Рисунок А

Как уже упоминалось, вы можете распечатать отчет и направить его соответствующим образом, но вместо этого давайте сохраним его в файл PDF, которым вы можете поделиться по электронной почте, в OneDrive или прикрепив через окно чата или групповое собрание.Мы не будем тратить время на создание листа отчета, поэтому мы можем сосредоточиться на сохранении листа отчета. (Если вы используете демонстрационный файл, вы можете просмотреть исходные данные на вкладке «Стратификация».)

Как вручную сохранить в формате PDF в Excel

Сохранение листа отчета в файл PDF — это простая часть. На листе отчета щелкните вкладку «Файл». На левой панели выберите «Сохранить как» или «Сохранить копию» (OneDrive). В появившемся диалоговом окне выберите PDF (*.pdf) из раскрывающегося списка «Сохранить» ( Рисунок B ), а затем нажмите «Сохранить».При необходимости вы также можете изменить папку или имя файла. Вы можете увидеть полученный PDF-файл на рис. C . Если в рабочей книге больше листов (а таких будет большинство), этот процесс сохраняет только активный лист.

Рисунок В

Рисунок С

Как использовать макрос для сохранения в формате PDF в Excel

Возможно, вам не нужно было, чтобы я показывал вам, как сохранить лист в файл PDF, но знание того, что задача сохраняет только текущий лист, может быть для вас новым.Если вы делаете это часто, вам может пригодиться макрос, который сохраняет текущий лист в файл PDF — для этого требуется всего одна строка кода. Чтобы добавить код, сделайте следующее:

  1. Нажмите клавиши ALT+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic (VBE).
  2. Найдите Лист2 (Стратификация) в Проводнике проектов слева (обновите имя листа, если вы работаете со своим собственным файлом). Дважды щелкните, чтобы открыть модуль листа.
  3. Введите код из листинга A в модуль листа ( Рисунок D ).Не копируйте с этой веб-страницы. Вы можете импортировать демонстрационный файл .bas или ввести код вручную.

Список А

Sub SaveReportPDF()

‘Сохранить лист отчета (Лист2) в формате pdf.

Экспортасфикседформат xlTypePDF

Конечный переходник

Рисунок D

Затем вернитесь в Excel и сохраните файл как файл с поддержкой макросов. Чтобы запустить макрос, перейдите на вкладку «Разработчик», нажмите «Макросы» в группе «Код», затем выберите подпроцедуру SaveReportPDF и нажмите «Выполнить».

Если вкладка «Разработчик» не отображается, вы можете найти инструкции в статье Как добавить макросы Office на панель инструментов QAT для быстрого доступа. (См. первый абзац после рисунка J.)

Короткая процедура делает минимум медведя и принимает множество решений за вас. Как есть, эта процедура сохраняет активный лист (Стратификация) в файл PDF, используя имя файла Excel для присвоения имени файлу PDF, и сохраняет этот файл в той же папке. Это заботится о многом для вас, но вам, возможно, придется немного подкорректировать ситуацию.Синтаксис полной команды:

.

вс . ExportAsFixedFormat ( Тип , FileName , Качество , IncludeDocProperties , IgnorePrintAreas , От , К , OpenAfterPublish , FixedFormatExtClassPtr )

, где требуется только Тип . В нашем случае мы использовали константу xlTypePDF и оставили OpenAfterPublish по умолчанию, true.Имя демонстрационной рабочей книги — ExcelPDF_demo.xls, поэтому макрос сохраняет лист стратификации в файл PDF с именем ExcelPDF_demo.pdf в той же папке, что и файл рабочей книги, а затем открывает только что сохраненный PDF-файл. Вы можете дополнительно изучить другие параметры, если считаете, что они могут вам понадобиться.

Возможно, вы захотите управлять именем и папкой, в которой макрос сохраняет файл. Если это так, вы, вероятно, захотите добавить код обработки ошибок. Кроме того, выражение ws , которое должно ссылаться на объект рабочего листа, не является необходимым, и если оно не указано явно, по умолчанию используется активный лист.Это означает, что вы должны перейти на лист стратификации, чтобы выполнить макрос. Вы можете легко указать рабочий лист, используя строку Dim ws As Worksheet, и определить его соответствующим образом.

В этой статье показано, как сохранить активный лист в формате PDF, и я предоставил простой макрос, который делает то же самое. При необходимости вы можете добавить к этому макросу, чтобы указать имя файла и папку по умолчанию.

7 быстрых способов конвертировать Excel в PDF и PDF в Excel

7 быстрых методов преобразования – Excel в PDF и PDF в Excel один формат в другой

время от времени.

Этот туториал расскажет именно об этом – как конвертировать Excel в PDF или PDF в Excel.

Файлы PDF — широко используемый формат электронных документов. Они используются, когда вам нужно сохранить файл без изменений, чтобы его можно было легко отправить и распечатать. По умолчанию рабочая книга Excel сохраняется как файл типа .xlsx .

Но вы можете легко преобразовать Excel в формат PDF . Точно так же вы можете легко создавать таблицы из документа PDF с помощью Excel.

В этой статье подробно рассматриваются следующие два метода преобразования :

Давайте рассмотрим оба способа один за другим!

Обязательно загрузите книгу Excel ниже и следуйте инструкциям:

Хотите знать, как преобразовать Excel в pdf и pdf в Excel?

*** Посмотрите наше видео и пошаговое руководство ниже с бесплатной загружаемой книгой Excel для практики ***

Смотрите на YouTube и ставьте лайки!

Загрузите обучающий файл YouTube Excel

Преобразование Excel в PDF

PDF-файлами можно легко поделиться и их можно просматривать на любой платформе без изменения формата.Итак, научиться конвертировать Excel в PDF крайне важно!

Существует 5 различных методов преобразования Excel в PDF:

 

№1 — с использованием параметра «Сохранить как»

Вариант «Сохранить как»:

 

ШАГ 1: Выберите нужную таблицу Excel в формате PDF.

ШАГ 2: Щелкните Файл Tab.

ШАГ 3: Выберите Сохранить как > Обзор.

ШАГ 4: В диалоговом окне Сохранить как выберите местоположение , в котором вы хотите сохранить файл PDF.

ШАГ 5: В раскрывающемся списке Тип файла выберите PDF .

ШАГ 6: Нажмите кнопку Параметры , чтобы настроить файл PDF, который вы хотите создать.

ШАГ 7: В диалоговом окне Options перейдите к разделу Publish what и нажмите Selection . Затем нажмите OK .

Это поможет вам опубликовать только то, что вы выбрали на листе. Чтобы опубликовать весь лист, щелкните Активный лист(ы) , а чтобы опубликовать книгу, щелкните Вся рабочая книга .

ШАГ 8: Щелкните Сохранить .

 

Это позволит сохранить таблицу Excel в формате PDF.

 

#2 – Использование параметра экспорта

Параметр экспорта в Excel предоставит вам более быстрый способ сохранить файл в формате PDF.

ШАГ 1: Перейдите на вкладку Файл .

ШАГ 2: Нажмите кнопку Экспорт > Создать документ PDF/XPS > Создать документ PDF/XPS .

ШАГ 3: В диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите Опубликовать .

 

#3 – Экспорт с помощью панели быстрого доступа

Если преобразование Excel в PDF является для вас регулярной задачей, вы можете добавить ее на панель быстрого доступа (QAT). Выполните следующие шаги, чтобы добавить параметр «Опубликовать как PDF» в QAT:

ШАГ 1: Щелкните правой кнопкой мыши на QAT, чтобы настроить его.

ШАГ 2: В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите Панель быстрого доступа > Опубликовать в формате PDF или XPS > Добавить .

ШАГ 3: Это добавит Опубликовать как PDF в разделе Настройка панели быстрого доступа. Теперь Нажмите OK .

  ШАГ 4: Это добавит Опубликовать как PDF/XPS на панель быстрого доступа .

ШАГ 5: Просто щелкните значок, выберите папку, в которой хотите сохранить файл, и нажмите «Опубликовать».

 

#4 – Электронная почта в формате PDF с помощью панели быстрого доступа

Если вы хотите прикрепить файл Excel в формате PDF к электронному письму, вы можете добавить его на панель быстрого доступа (QAT).

Выполните следующие шаги, чтобы отправить PDF по электронной почте как QAT:

ШАГ 1: Щелкните правой кнопкой мыши на QAT, чтобы настроить его.

 

ШАГ 2: В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите Панель быстрого доступа > Электронная почта как вложение PDF > Добавить .

ШАГ 3: Это добавит электронное письмо в виде вложения PDF в разделе «Настройка панели быстрого доступа». Теперь Нажмите OK .

ШАГ 4: Это добавит электронное письмо в виде вложения PDF на панель быстрого доступа.

 

#5 – Использование VBA

Вы также можете использовать код VBA для публикации диапазона в Excel в формате PDF . Этот VBA предложит вам указать диапазон, который вы хотите экспортировать, а затем выбрать местоположение, чтобы автоматически экспортировать Excel в PDF.

Копировать исходный код

Myexcelonline.com — Printselectiontopdf
SubseLectionTopdf ()

‘ Declaration or Variables 050505050505050505050505050505050505050505.
Dim file As Variant

‘Сначала проверьте, был ли выбран диапазон
If Selection.Count = 1 Then
Set rng = Application.InputBox(«Пожалуйста, выберите диапазон», «Получить диапазон», Тип:=8)
Else
Set rng = Selection
End If

‘Создайте имя файла с путем — имя файла по умолчанию ExceltoPdf.pdf
strFile = «ExceltoPdf.pdf»
strFile = ThisWorkbook.Path & «\» & strFile

‘Мы открываем окно сохранения для имени пользователя, чтобы выбрать местоположение и имя файла
file = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:=strFile, FileFilter:=»Файлы PDF (*.pdf), *.pdf», Title:=»Выберите место для файла PDF»)

‘Начать процесс экспорта выбранного диапазона
Если файл <> «Ложь» Тогда
rng.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, Имя файла:=файл, Качество:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
MsgBox «Файл PDF успешно создан: » & strFile
Else
MsgBox « Невозможно создать файл PDF», vbOKOnly, «Файл не выбран»
End If

End Sub

 

 

Чтобы использовать этот код PDF20 903 VBA, выполните следующие действия. ШАГ 1: Нажмите Alt + F11 , чтобы открыть VB Редактор.

ШАГ 2: Щелкните правой кнопкой мыши имя листа и выберите Вставить > Модуль .

 

ШАГ 3: Скопируйте и вставьте приведенный выше код VBA сюда.

ШАГ 4: Нажмите Ctrl + S , чтобы сохранить файл, а затем нажмите Нет .

 

ШАГ 5: В диалоговом окне Сохранить как выберите Книга Excel с поддержкой макросов из раскрывающегося списка и нажмите кнопку  Сохранить  .

ШАГ 6: Нажмите Alt + F8 , чтобы открыть диалоговое окно макроса.

 

ШАГ 7: Выберите макрос PrintSelectionToPDF , расположенный в папке All Open Workbooks , и нажмите Run .

 

ШАГ 8: В диалоговом окне введите требуемый диапазон – A1: F8 .

 

ШАГ 9: Выберите местоположение и нажмите Сохранить .

 

Вот как вы можете преобразовать диапазон A1: F8 в Excel в PDF.

Преобразование PDF в Excel

PDF не позволяет пользователям вносить изменения в данные, поэтому может быть полезно научиться преобразовывать данные из PDF в Excel. Если у вас есть таблица, сохраненная в формате PDF, вы можете легко импортировать ее в Excel и легко с ней работать.

два метода преобразования PDF в Excel:

 

#1 — копирование и вставка

Самый простой способ преобразования PDF в Excel — копирование и вставка данных. Давайте рассмотрим пример, чтобы лучше понять это.

Следуйте приведенным ниже шагам для подробного руководства по конвертеру PDF в Excel:

ШАГ 1: Нажмите Ctrl + A и Ctrl + C , чтобы выбрать все данные и скопировать данные в PDF.

ШАГ 2: Откройте файл Excel и просто нажмите Ctrl + V, чтобы вставить данные в Excel.

 

Несмотря на то, что у вас есть данные в Excel, они не отформатированы так, как вы хотите .Вы можете использовать различные функции Excel для форматирования, например Text to Column , Index Formula , OFFSET Formula и т. д.

Формула СМЕЩЕНИЯ.

ШАГ 3: В пустой ячейке C1 начните с формулы СМЕЩ для перестановки данных

=СМЕЩ($A$1

Это предоставит Excel отправную точку для извлечения данных из i.е ячейка A1.

ШАГ 4: Теперь введите второй аргумент, который предоставит Excel количество строк вверх или вниз, на которое должна ссылаться верхняя левая ячейка результата.

=СМЕЩ($A$1,СТОЛБЦЫ($A1:A1)-1+(СТРОКИ($1:1)-1)*5,   Здесь:

  • СТОЛБЦЫ ($A1: A1) будет учитываться столбцы в определенном диапазоне, и он будет расширяться, сохраняя первую ссылку замороженной ($ A1) и вторую ссылку (A1) относительной.Когда вы перетащите формулу вправо, количество столбцов увеличится.
  • Аналогично, ROWS ($1:1) будет подсчитывать строки в определенном диапазоне, и он будет расширяться, сохраняя первую ссылку замороженной ($1) и вторую ссылку (1) относительной. Когда вы перетащите формулу вниз, количество строк увеличится.
  • Более того, мы умножаем (ROWS($1:1)-1) на 5 , потому что хотим транспонировать каждые 5 строк из 1 столбца в несколько столбцов.
  • Наконец, скажем, хотим ли мы перенести данные из ячейки A1 в C1. Нам нужно вычесть 1 как из функции COLUMNS, так и из ROWS Excel, чтобы сказать в той же строке и столбце из начальной точки i.е. А1.

 

ШАГ 5: Введите третий аргумент, который предоставит Excel количество столбцов слева или справа, на которые должна ссылаться верхняя левая ячейка результата.

Поскольку все данные находятся в одном и том же столбце, т. е. в столбце A, третий аргумент будет равен 0. 1) * 5,0)

 

ШАГ 6: Перетащите эту формулу вправо до столбца G. .

ШАГ 8: Измените формат даты и валюты , сделайте заголовок полужирным и вставьте границы .

Ваша таблица данных готова!

 

Давайте посмотрим, как Excel извлекает значение с помощью этой формулы в конкретной ячейке (скажем, E4).

=СМЕЩЕНИЕ($A$1,СТОЛБЦЫ($A4:C4)-1+(СТРОКИ($1:4)-1)*5,0)

=СМЕЩЕНИЕ($A$1, 4-1+(СТРОКИ ($1:4)-1)*5,0)

=СМЕЩЕНИЕ($A$1, 3+(4-1)*5,0

=СМЕЩЕНИЕ($A$1,18,0)

=Джон Michaloudis

 

#2 – Импорт данных из PDF в Excel

В большинстве случаев вы сможете просто скопировать и вставить данные и отформатировать их для получения желаемого результата.Но если это не работает для вас, используйте метод импорта данных в Excel.

Выполните шаги ниже, чтобы импортировать данные из PDF в Excel (только для Excel 365):

ШАГ 1: Перейти к Данные Вкладка > Получить данные > Из файла > Из PDF .

 

ШАГ 2: В диалоговом окне Импорт данных выберите расположение файла PDF и нажмите Импорт .

ШАГ 3: В диалоговом окне выберите таблицу на левой панели и нажмите Загрузить .

Это преобразует таблицу из PDF в Excel!

Заключение

В этой статье вы узнали, как переключаться между двумя наиболее часто используемыми форматами файлов — Excel и PDF .

Когда вам нужен файл в формате PDF для совместного использования или печати Преобразование Excel в PDF с помощью параметра «Сохранить как» или «Экспорт».

Аналогичным образом, если вам нужно внести изменения в файл PDF — Преобразование PDF в Excel с помощью метода копирования и вставки или функции импорта данных в Excel 365.

Вы можете узнать больше о том, как импортировать или экспортировать файлы в Excel, изучив этот учебник от Microsoft .

ПОЛЕЗНЫЙ РЕСУРС:

Обязательно загрузите наш БЕСПЛАТНЫЙ PDF-файл на 333 Сочетания клавиш Excel здесь:

Вы можете узнать больше о том, как использовать Excel, посмотрев наш БЕСПЛАТНЫЙ веб-семинар Excel по Formulas, Pivot Таблицы, макросы и и VBA!

 

Вы можете следить за нашим каналом YouTube, чтобы узнать больше о том, как объединить ячейки в Excel!

👉 Нажмите здесь, чтобы присоединиться к нашему онлайн-курсу Excel Academy и получить доступ к более чем 1000 учебников Excel по формулам, макросам, VBA, сводным таблицам, информационным панелям, Power BI, Power Query, Power Pivot, диаграммам, пакету Microsoft Office + МНОГОЕ!

Макрос Excel для сохранения листов в формате PDF

В Excel 2010 и более поздних версиях можно экспортировать лист или группу листов, в виде PDF-файла.В этом руководстве показан пример кода для этого.

Экспорт активного листа в файл PDF

Следующий код макроса экспортирует активный лист (или листы) в формат PDF. Скопируйте код в обычный модуль кода, затем выберите листы, которые вы хотите экспортировать, и запустите макрос.

Подробнее о том, как работает макрос, см. в разделе ниже.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ниже приведены два дополнительных макроса:

Экспорт в формате PDF Код

Скопируйте следующий код VBA в обычный модуль кода, затем выберите листы, которые вы хотите экспортировать, и запустите макрос.

Подпрограмма PDFActiveSheet()
'www.contextures.com
'для Excel 2010 и более поздних версий
Dim wsA как рабочий лист
Dim wbA как рабочая книга
Dim strTime как строка
Dim strName как строка
Dim strPath как строка
Dim strFile как строка
Dim strPathFile как строка
Dim myFile как вариант
При ошибке Перейти к errHandler

Установите wbA = ActiveWorkbook
Установите wsA = ActiveSheet
strTime = Формат(Сейчас(), "ггггммдд\_ччмм")

'получить активную папку рабочей книги, если она сохранена
стрПат = wbA.Path
Если улПат = "" Тогда
  strPath = Application.DefaultFilePath
Конец, если
путь = путь и "\"

'заменить пробелы и точки в имени листа
strName = Заменить (wsA.Имя, " ", "")
strName = Заменить(strName, ".", "_")

'создать имя по умолчанию для файла сохранения
strFile = strName & "_" & strTime & ".pdf"
strPathFile = strPath & strFile

'использование может ввести имя и
'выбираем папку для файла
myFile = Application.GetSaveAsFilename _
    (InitialFileName:=strPathFile, _
        FileFilter:="Файлы PDF (*.pdf), *.pdf", _
        Title:="Выберите папку и имя файла для сохранения")

'экспортировать в PDF, если была выбрана папка
Если мойФайл <> "Ложь" Тогда
    wsA.ExportAsFixedFormat _
        Тип:=xlTypePDF, _
        Имя файла:=myFile, _
        Качество:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=Истина, _
        Игнорепринтареас:=ложь, _
        OpenAfterPublish:=False
    'подтверждающее сообщение с информацией о файле
    MsgBox "Файл PDF создан: " _
      & vbCrLf _
      & мой файл
Конец, если

обработчик выхода:
    Выйти из подпрограммы
обработчик ошибок:
    MsgBox "Не удалось создать файл PDF"
    Возобновить обработчик выхода
Конец сабвуфера
 

Как работает макрос

Перед запуском макроса выберите листы, которые вы хотите экспортировать в файл PDF.

Когда макрос запускается, он устанавливает переменные для активного листа и активной книги. Они будут использоваться для установки имени файла и папки по умолчанию.

 Установить wbA = ActiveWorkbook
Установите wsA = ActiveSheet 

К имени по умолчанию будет добавлена ​​метка времени в формате ггггммдд_ччмм.

В строке формата, показанной ниже, перед символом подчеркивания вводится обратная косая черта, чтобы указать, что это буквальный символ. В противном случае Excel будет интерпретировать подчеркивание как символ пробела, который используется в форматировании чисел Excel.

 Установить wbA = ActiveWorkbook
Установите wsA = ActiveSheet
strTime = Формат(Сейчас(), "ггггммдд\_ччмм") 

Далее макрос получает путь по умолчанию для сохранения файла PDF. Если активная рабочая книга была сохранена, используется ее путь. Если активная книга не была сохранена, используется папка сохранения Excel по умолчанию.

 стрПат = wbA.Path
Если улПат = "" Тогда
  strPath = Application.DefaultFilePath
Конец, если
стрПат = стрПат & "\" 

Имя активного листа очищается — пробелы удаляются, а точки заменяются символами подчеркивания.

 'заменить пробелы и точки в имени листа
strName = Заменить(wsA.Name, " ", "")
strName = Заменить(strName, ".", "_")
 

Путь к файлу, исправленное имя листа и расширение «.pdf» объединены.

'создать имя по умолчанию для файла сохранения
strFile = strName & "_" & strTime & ".pdf"
strPathFile = strPath & strFile 

Откроется диалоговое окно «Сохранить как» с выбранной текущей папкой или папкой сохранения по умолчанию.Папка фильтруется, чтобы отображались только содержащиеся в ней PDF-файлы.

В верхней части окна «Сохранить как» отображается настроенный заголовок «Выберите папку и имя файла для сохранения»

myFile = Application.GetSaveAsFilename _
    (InitialFileName:=strPathFile, _
        FileFilter:="Файлы PDF (*.pdf), *.pdf", _
        Title:="Выберите папку и имя файла для сохранения") 

Имя файла по умолчанию заполнено, и вы можете перезаписать его, чтобы сохранить файл под другим именем.Вы также можете выбрать другую папку — просто перейдите в другое место.

Затем нажмите кнопку «Сохранить» или «Отмена», если вы передумали.

  • Если вы нажмете Cancel, значение myFile будет «False», и больше ничего не произойдет — макрос завершится.
  • Если вы нажмете Сохранить, файл PDF будет создан.
 Если myFile <> "False" Тогда
    wsA.ExportAsFixedFormat _
        Тип:=xlTypePDF, _
        Имя файла:=myFile, _
        Качество:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=Истина, _
        Игнорепринтареас:=ложь, _
        OpenAfterPublish:=False 

Затем, если файл был создан, макрос показывает подтверждающее сообщение с путем и именем файла.

    MsgBox "Файл PDF создан: " _
      & vbCrLf _
      & мой файл
 

Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть окно сообщения.

Макрос 2 — нет подсказки

Предыдущий макрос создает имя по умолчанию с отметкой времени на основе имени активного листа. Он предлагает вам выбрать папку для сохраненного файла PDF, и вы можете изменить имя по умолчанию, если предпочитаете что-то другое.

В приведенном ниже макросе имя по умолчанию основано на значениях в ячейках A1, A2 и A3 на активном листе.Файл PDF автоматически сохраняется в текущей папке — вам не предлагается выбрать папку, и вы не можете изменить имя по умолчанию.

 Sub PDFActiveSheetNoPrompt()
'www.contextures.com
'для Excel 2010 и более поздних версий
Dim wsA как рабочий лист
Dim wbA как рабочая книга
Dim strName как строка
Dim strPath как строка
Dim strFile как строка
Dim strPathFile как строка
Dim myFile как вариант
При ошибке Перейти к errHandler

Установите wbA = ActiveWorkbook
Установите wsA = ActiveSheet

'получить активную папку рабочей книги, если она сохранена
улпуть = wbA.Дорожка
Если улПат = "" Тогда
  strPath = Application.DefaultFilePath
Конец, если
путь = путь и "\"

strName = wsA.Range("A1").Value _
          & "-" & wsA.Range("A2").Value _
          & "-" & wsA.Range("A3").Value

'создать имя по умолчанию для файла сохранения
strFile = strName & ".pdf"
strPathFile = strPath & strFile

'экспорт в PDF в текущей папке
    wsA.ExportAsFixedFormat _
        Тип:=xlTypePDF, _
        Имя файла:=strPathFile, _
        Качество:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=Истина, _
        Игнорепринтареас:=ложь, _
        OpenAfterPublish:=False
    'подтверждающее сообщение с информацией о файле
    MsgBox "Файл PDF создан: " _
      & vbCrLf _
      & стрПатфиле

обработчик выхода:
    Выйти из подпрограммы
обработчик ошибок:
    MsgBox "Не удалось создать файл PDF"
    Возобновить обработчик выхода
Конец суб 

Макрос 3 — нет запроса — проверка файла

В приведенном ниже макросе имя по умолчанию основано на значениях в ячейках A1, A2 и A3 на активном листе.Файл PDF автоматически сохраняется в текущей папке без подсказок.

Однако, если файл с таким именем уже существует в текущей папке , появится сообщение с вопросом, хотите ли вы перезаписать файл. Щелкните Да или Нет в окне сообщения.

  • Да — новый файл перезаписывает старый файл
  • Нет — вам будет предложено выбрать папку и/или ввести другое имя файла.

ПРИМЕЧАНИЕ : Не забудьте также скопировать функцию bFileExists под основной макрос

.
 Sub PDFActiveSheetNoPromptCheck()
'www.contextures.com
'для Excel 2010 и более поздних версий
'проверяет существующий файл
'предложить перезаписать или переименовать
'использует функцию bFileExists, ниже

Dim wsA как рабочий лист
Dim wbA как рабочая книга
Dim strName как строка
Dim strPath как строка
Dim strFile как строка
Dim strPathFile как строка
Dim myFile как вариант
Тусклый любовник до тех пор
При ошибке Перейти к errHandler

Установите wbA = ActiveWorkbook
Установите wsA = ActiveSheet

'получить активную папку рабочей книги, если она сохранена
стрПат = wbA.Path
Если улПат = "" Тогда
  strPath = Application.DefaultFilePath
Конец, если
путь = путь и "\"

имя_стры = wsA.Диапазон ("A1"). Значение _
          & "-" & wsA.Range("A2").Value _
          & "-" & wsA.Range("A3").Value

'создать имя по умолчанию для файла сохранения
strFile = strName & ".pdf"
strPathFile = strPath & strFile

Если bFileExists(strPathFile) Тогда
  lOver = MsgBox("Перезаписать существующий файл?", _
    vbQuestion + vbYesNo, "Файл существует")
  Если lOver <> vbДа Тогда
    'пользователь может ввести имя и
    'выбираем папку для файла
    myFile = Application.GetSaveAsFilename _
      (InitialFileName:=strPathFile, _
          FileFilter:="Файлы PDF (*.pdf), *.pdf", _
          Title:="Выберите папку и имя файла для сохранения")
    Если мойФайл <> "Ложь" Тогда
      strPathFile = мой файл
    Еще
      Перейти к обработчику выхода
    Конец, если
  Конец, если
Конец, если

'экспорт в PDF в текущей папке
wsA.ExportAsFixedFormat _
    Тип:=xlTypePDF, _
    Имя файла:=strPathFile, _
    Качество:=xlQualityStandard, _
    IncludeDocProperties:=Истина, _
    Игнорепринтареас:=ложь, _
    OpenAfterPublish:=False

'подтверждающее сообщение с информацией о файле
MsgBox "Файл PDF создан: " _
  & vbCrLf _
  & стрПатфиле

обработчик выхода:
    Выйти из подпрограммы
обработчик ошибок:
    MsgBox "Не удалось создать файл PDF"
    Возобновить обработчик выхода
Конец сабвуфера
'==============================
Функция bFileExists (rsFullPath As String) как логическое значение
  bFileExists = CBool(Len(Dir$(rsFullPath)) > 0)
Конечная функция
'============================= 

Ошибка — Не удалось создать PDF

Если вы запустите эти макросы в Excel для Office 365, вы можете увидеть ошибку:

Или, если вы попытаетесь вручную экспортировать PDF-файл в Excel для Office 365, вы можете увидеть эту ошибку:

  • Документ не сохранен.Возможно, документ открыт, или при сохранении произошла ошибка
  • .

На одном из форумов Excel на сайте Microsoft кто-то выложил следующее решение проблемы.

  • Как всегда, сделайте резервную копию реестра , прежде чем вносить в него какие-либо изменения, и попробуйте это на свой страх и риск !

‘====================

Цитата из форума Microsoft Excel :

После нескольких часов изучения отчетов Process Monitor на двух разных компьютерах и их сравнения я обнаружил, что приложения Microsoft Office ищут «Профиль цветового пространства sRGB.icm» в неправильном месте и не найти его. Удалив следующие значения реестра, проблема исчезнет:

  • Путь: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\ICM\RegisteredProfiles
  • Путь: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\ICM\RegisteredProfiles

Для протокола: все эти значения в порядке. В них нет ничего плохого. (Их создает апплет управления цветом в панели управления Windows.) Вина целиком на Microsoft Office, т.е. это баг.

‘====================

Как скопировать код макроса в обычный модуль

В этом коротком видеоролике показаны шаги по копированию кода макроса в обычный модуль кода. Для письменных шагов перейдите на страницу Копировать код макроса.

Получить образец файла

Чтобы увидеть, как работает макрос, вы можете загрузить пример файла Экспорт листа Excel в формате PDF. Заархивированный файл имеет формат xlsm и содержит макросы.Обязательно включите макросы, если вы хотите запустить макрос.

Другие уроки

Электронная почта из Excel с PDF

Скопировать код макроса в книгу

Эксель VBA Редактировать записанный макрос

Эксель Начало работы с VBA  

 

Сохранить Excel как PDF с помощью VBA

Начиная с Excel 2010, можно сохранять файлы Excel как документы PDF. PDF был тогда и остается распространенным форматом файлов для распространения документов.

В приведенных ниже примерах кода представлены параметры VBA для автоматизации создания PDF-файлов из Excel. Они могут использоваться сами по себе или как часть более крупных процессов.

Вместо того, чтобы переходить от Excel к PDF, вы можете пойти другим путем; из PDF в Excel. Прочтите этот пост, чтобы узнать о возможных решениях для этого: Получить данные из PDF в Excel.

Скачать файл примера

Я рекомендую вам скачать файл примера для этого поста. Затем вы сможете работать с примерами и увидеть решение в действии, а файл будет полезен для дальнейшего использования.


Загрузите файл: 0019 Сохранить Excel как PDF с помощью VBA.zip

Сохранение книг, листов, диаграмм и диапазонов Excel в формате PDF

Этот раздел содержит базовый код для сохранения Excel в формате PDF из различных объектов (рабочих книг, диапазоны и графики). С точки зрения VBA именно метод ExportAsFilxedFormat в сочетании со свойством Type, для которого установлено значение xlTypePDF , создает PDF .

Сохранить активный лист как PDF

Следующий код сохраняет выбранные листы как один PDF.

 Sub SaveActiveSheetsAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"

'Сохранить активный лист(ы) как PDF
Тип ActiveSheet.ExportAsFixedFormat:=xlTypePDF, _
    Имя файла: = saveLocation

End Sub 

Сохранить активную книгу как PDF

Чтобы сохранить все листы из книги, используйте следующий макрос.

 Sub SaveActiveWorkbookAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.пдф"

'Сохранить активную книгу как PDF
Тип ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat:=xlTypePDF, _
    Имя файла: = saveLocation

End Sub 

Сохранить выделение как PDF

Иногда нам нужно сохранить только небольшую часть рабочего листа в PDF. Следующий код сохраняет только выбранные ячейки.

 Sub SaveSelectionAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"

'Сохранить выделение как PDF
Selection.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, _
    Имя файла: = saveLocation

End Sub 

Сохранить диапазон как PDF

Приведенный ниже макрос сохраняет указанный диапазон как PDF.

 SubSaveRangeAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim saveLocation As String
Dim rng As Range

saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
Установить rng = Sheets("Sheet1").Range("A1:h30")

'Сохранить диапазон как PDF
rng.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, _
Имя файла: = saveLocation

End Sub 

Сохранить диаграмму в формате PDF

Приведенный ниже код VBA сохраняет указанную диаграмму в формате PDF.

 Sub SaveChartAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim saveLocation As String
Dim Cht As Chart

saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.пдф"
Установите cht = Sheets("Лист3").ChartObjects("Диаграмма 1").Диаграмма

'Альтернатива с использованием активного графика
'Установить cht = ActiveChart

'Сохранить диаграмму как PDF
cht.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, _
    Имя файла: = saveLocation

End Sub 

Примечания по сохранению PDF-документов

Хотя свойство Filename является необязательным, оно важно, если мы хотим знать, где был сохранен файл и как он называется.

  • Если свойство Filename не указано, PDF-файл сохраняется в папке по умолчанию с использованием имени книги Excel с расширением .расширение файла пдф.
  • Если указано имя файла, но не путь к файлу, документ сохраняется в папке по умолчанию с указанным именем.
  • Если расширение файла .pdf не указано, суффикс добавляется автоматически.
  • Если PDF-файл уже существует в указанном месте сохранения, он будет перезаписан. Может потребоваться включить процедуры обработки файлов для предотвращения перезаписи существующих документов и обработки ошибок.

Выбор определенных рабочих листов перед сохранением в формате PDF

Если активны более одного рабочего листа, созданный PDF-файл будет включать все активные листы.Следующий код выбирает несколько рабочих листов из массива перед сохранением PDF.

 Sub SelectSheetsAndSaveAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim saveLocation As String
Dim sheetArray как вариант

saveLocation = "C:\Users\marks\OneDrive\Documents\myPDFFile.pdf"
листМассив = Массив("Лист1", "Лист2")

'Выберите определенные листы из книги, сохраните все в формате PDF
Листы(sheetArray).Выбрать
Тип ActiveSheet.ExportAsFixedFormat:=xlTypePDF, _
    Имя файла: = saveLocation

End Sub 

Зацикливание и сохранение в виде отдельных PDF-файлов

Чтобы быстро сохранить несколько PDF-файлов, мы можем использовать VBA для циклического просмотра листов или диаграмм и сохранения каждого из них.

Циклический просмотр листов

Следующий макрос выполняет циклический просмотр каждого рабочего листа в активной книге и сохраняет каждый как отдельный PDF-файл.

 Sub LoopSheetsSaveAsPDF()

'Создать переменные
Dim ws As рабочий лист

'Перебрать все рабочие листы и сохранить как отдельный PDF-файл в той же папке
'как файл Excel
Для каждого ws в ActiveWorkbook.Worksheets

ws.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, _
        Имя файла: = ThisWorkbook.Path & "/" & ws.Name & ".pdf"

Следующий

End Sub 

сообщить об этом adLoop через выбранные листы

Следующий макрос перебирает выбранные рабочие листы в активной книге и сохраняет каждый как отдельный PDF-файл.

 Sub LoopSelectedSheetsSaveAsPDF()

Dim ws As рабочий лист
Dim sheetArray как вариант

'Захват выбранных листов
Установить SheetArray = ActiveWindow.SelectedSheets

'Пройтись по каждому выбранному рабочему листу
Для каждого ws в массиве листов

    ws.Select

    ws.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, _
        Имя файла: = ThisWorkbook.Path & "/" & ws.Name & ".pdf"

Следующий мс

'Повторно выберите выбранные листы
листМассив.Выбрать

End Sub 

Циклический просмотр диаграмм

Следующий код выполняет циклический просмотр каждой диаграммы на активном листе и сохраняет каждую в виде отдельного PDF-файла.

 Sub LoopChartsSaveAsPDF()

'Создать и назначить переменные
Dim chtObj как ChartObject
Dim ws As рабочий лист

Установите ws = ActiveSheet

'Пройтись по всем диаграммам и сохранить их как отдельные PDF-файлы в той же папке
'как файл Excel
Для каждого chtObj в ws.ChartObjects

    chtObj.Chart.ExportAsFixedFormat Тип:=xlTypePDF, _
        Имя файла: = ThisWorkbook.Path & "/" & chtObj.Name & ".pdf"

Следующий chtObj

End Sub 


Другие параметры экспорта PDF

При использовании ExportAsFixedFormat доступны другие необязательные параметры:

 'Открыть документ после его сохранения — варианты True / False
OpenAfterPublish:=False

'Включить свойства документа Excel в PDF – варианты True/False
Инкудедокпропертиес: = Истина

'Соответствует ли созданный PDF-файл областям печати, уже установленным в
'рабочий лист — варианты True/False
Игнорепринтареас:=ложь

'Установить качество вывода создаваемого документа - варианты
'xlQualityMinimum / xlQualityStandard
Качество:=xlQualityStandard

'Страница, с которой начинается печать.Если исключено, начнется с первой страницы
От:=1

'Страница для печати. Если исключено, перейдет на последнюю страницу
To:=2 

Пример использования всех параметров

В приведенном ниже коде показано, как использовать все параметры в одном макросе. Эти параметры могут быть изменены в соответствии с вашими требованиями.

 Sub SaveAsPDFOptions()

Dim saveLocation As String
saveLocation = "C:\Users\marks\Documents\myPDFFile.pdf"

'Пример использования всех опций
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat _
    Тип:=xlTypePDF, _
    Имя файла: = saveLocation, _
    OpenAfterPublish:=False, _
    IncludeDocProperties:=Истина, _
    Игнорепринтареас:=ложь, _
    Качество:=xlQualityStandard, _
    От:=1, До:=2

End Sub 

Другие доступные фиксированные форматы

Свойство Type также может создавать документы XPS, если для него задано значение xlTypeXPS , а не xlTypePDF .XPS — это собственный фиксированный формат файлов Microsoft, похожий на PDF, но основанный на языке XML. Он редко используется в реальном мире, но может быть использован в случае необходимости.

Заключение

Изучение того, как сохранить Excel в формате PDF, — это хорошее вложение времени. Каждый из этих фрагментов кода сам по себе не впечатляет. Однако в сочетании с автоматизированными процессами работы с электронной почтой и контролем документов они реально экономят время.



Получите БЕСПЛАТНУЮ электронную книгу VBA с 30 наиболее полезными макросами Excel VBA.

Автоматизируйте Excel, чтобы сэкономить время и перестать выполнять работу, которую могла бы выполнять обученная обезьяна.

Получите бесплатную электронную книгу


Не забудьте:

Если вы нашли этот пост полезным или у вас есть лучший подход, оставьте комментарий ниже.

Вам нужна помощь в адаптации этого к вашим потребностям?

Я предполагаю, что примеры в этом посте не совсем соответствуют вашей ситуации. Мы все используем Excel по-разному, поэтому невозможно написать пост, который удовлетворит потребности всех.Потратив время на то, чтобы понять методы и принципы, изложенные в этом посте (и в других местах на этом сайте), вы сможете адаптировать его к своим потребностям.

Но если вы все еще испытываете трудности, вам следует:

  1. Почитайте другие блоги или посмотрите видео на YouTube по той же теме. Вы получите гораздо больше пользы, открыв для себя собственные решения.
  2. Спросите «Excel Ninja» в вашем офисе. Удивительно, какие вещи знают другие люди.
  3. Задайте вопрос на форуме, таком как Mr Excel, или в сообществе Microsoft Answers.Помните, что люди на этих форумах обычно отдают свое время бесплатно. Поэтому постарайтесь сформулировать свой вопрос, убедитесь, что он четкий и лаконичный. Перечислите все, что вы пробовали, и предоставьте скриншоты, сегменты кода и примеры книг.
  4. Используйте Excel Rescue, моего партнера-консультанта. Они помогают, предоставляя решения небольших проблем Excel.

Что дальше?
Пока не уходите, в Excel Off The Grid есть чему поучиться. Ознакомьтесь с последними сообщениями:

Как сохранить блок-схемы Excel в PDF

Блок-схемы в Excel Серия

Николас Хебб

В этой статье рассказывается, как сохранить блок-схему, созданную в Excel, в PDF и как решить некоторые проблемы, возникающие с различными генераторами PDF.Если у вас возникнут какие-либо проблемы, обязательно прочитайте разделы Советы по печати PDF и Известные проблемы с Excel/PDF + отказоустойчивый метод в конце этой статьи.


Мастер блок-схем Excel

FlowBreeze — это надстройка блок-схем для Microsoft Excel, которая делает создание блок-схем простым и безболезненным. Бесплатная 30-дневная пробная версия.
Скачать

Сохранение в формате PDF — версия Excel

Excel 2010–2019: Начиная с Excel 2010, сохранение в PDF является встроенным параметром.

Excel 2007: Excel 2007 не был выпущен со встроенной возможностью сохранения в формате PDF, но они выпустили надстройку, которую можно загрузить с их веб-сайта. После установки надстройки опция PDF будет доступен в меню «Сохранить как», как показано на изображении ниже.

Excel 2000, XP и 2003: Microsoft не предлагает интегрированного инструмента PDF для Excel для более старых версий Excel.

Печать в драйвер PDF

Это может показаться странным, но когда вы используете драйвер PDF, такой как CutePDF или PDF995, вы не сохраняете файл, как можно было бы ожидать. Вместо этого вы выбираете драйвер печати PDF и печатаете в PDF . CutePDF или PDF995 появятся в списке доступных принтеров. в вашей системе. Чтобы распечатать файл PDF, выполните следующие действия:

  • Щелкните Файл | Печать из меню Excel.
  • Выберите привод печати из списка принтеров, как показано на рисунке ниже.
  • Нажмите OK для печати.
  • Введите имя файла в следующем диалоговом окне.
  • После печати повторно откройте диалоговое окно печати, измените принтер на значение по умолчанию, затем щелкните Закрыть.

Советы по печати PDF

  • Перед сохранением в PDF убедитесь, что блок-схема умещается в пределах страницы, выполнив предварительный просмотр перед печатью.После закрытия предварительного просмотра пунктирные линии разрыва страницы будут отображаться на рабочем листе. Перемещайте фигуры по мере необходимости, чтобы соответствовать.
  • Если строки пересекают страницы страницы, разбейте строку на две с помощью межстраничных соединителей.
  • Сохранить масштаб печати на 100%. Масштабированные блок-схемы часто делают текст нечитаемым.
  • Когда угловые соединители появляются рядом с разрывом страницы, они часто могут быть сплющены драйвером печати, как показано на рисунке ниже.В этом случае есть два способа исправить это. Сначала щелкните правой кнопкой мыши стрелку соединителя и выберите «Формат автофигуры». Перейти в раздел Линии окна Format Autoshape и измените толщину линии на 2pt или менее (примечание: FlowBreeze делает это автоматически, когда коннектор стрелки создаются). Второе исправление — сгруппировать все фигуры на каждой странице перед печатью.

Известные проблемы с Excel/PDF + отказоустойчивый метод

Исторически возник ряд проблем между созданием PDF-файлов из электронных таблиц Excel.Хотя в этой статье основное внимание уделяется сохранению блок-схем в формате PDF, известно, что проблемы также влияют на содержимое рабочих листов и графики. Если вы не получили хороших результатов, используя методы, описанные в этой статье, то есть один безотказный метод:

  1. Скопируйте блок-схему. (См. примечания к содержимому электронной таблицы ниже.)
  2. Вставить новый лист в книгу.
  3. Используйте Специальную вставку, чтобы вставить его как изображение на новый рабочий лист. Тип изображения «Расширенный метафайл» является наиболее полезным, поскольку он четко отображает текст при изменении размера изображения.
  4. Распечатайте рабочий лист, содержащий изображение, в формате PDF. Возможно, вам придется повторить этот процесс для каждой страницы отдельно, чтобы получить наилучшие результаты.

Для копирования и вставки содержимого электронной таблицы в раскрывающемся меню «Вставить» на вкладке «Главная» есть отдельный пункт меню «Вставить как изображение», который необходимо использовать вместо «Специальная вставка».



Об авторе

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.